Lavorare con i due sistemi¶
Il connettore non cambia il modo in cui si usa AppToMe. Cambia dove si guardano i dati quando servono all'amministrazione, e aggiunge una regola sola da ricordare: ogni cosa si corregge dove nasce.
Per i volontari¶
Non cambia niente. Continui a usare l'app come sempre: ti rendi disponibile, timbri, compili checklist e attività. Non devi imparare Odoo, non devi accedervi e non devi ricopiare nulla.
L'unica cosa che potresti notare è che ti viene chiesto di tenere aggiornati i tuoi dati con più cura di prima: da lì passano anche gli adempimenti amministrativi.
Per lo staff dell'organizzazione¶
Il lavoro resta nell'app: calendari, turni, disponibilità, bacheca, checklist.
Cambia il peso di un gesto che facevi già: la certificazione delle ore. Prima serviva alle statistiche interne, ora è anche il punto da cui nasce il dato amministrativo. Le ore non certificate non arrivano in Odoo e quindi non esistono per la rendicontazione.
Vale la pena prendere l'abitudine di certificare con una cadenza regolare — settimanale o mensile — invece che a ridosso della scadenza del rendiconto.
Per chi lavora in amministrazione¶
Odoo diventa il posto dove leggere l'operativo senza dover usare l'app: quante ore ha fatto una persona, quali brevetti ha e quando scadono, quali turni sono stati coperti, quali mezzi sono in flotta.
Il menu Apptome in Odoo raccoglie tutto quello che arriva dall'app, diviso in Operazioni (calendari, turni, ore, attività, checklist, veicoli) e Formazione (brevetti, brevetti acquisiti, corsi).
Dove si modifica cosa¶
Questa tabella è la regola pratica da tenere a mente.
| Vuoi modificare | Fallo in |
|---|---|
| Dati anagrafici e recapiti di una persona | indifferentemente in AppToMe o Odoo |
| Dati di un mezzo | indifferentemente in AppToMe o Odoo |
| Un turno, l'orario, le persone assegnate | AppToMe |
| Le ore di un volontario | AppToMe, ri-certificando il turno |
| Una checklist o un'attività compilata | AppToMe |
| Brevetti, corsi, competenze | AppToMe |
| Fatture, donazioni, buste paga, contabilità | Odoo |
Le voci marcate AppToMe in Odoo non sono modificabili: i pulsanti di modifica non ci sono. Non è un problema di permessi, è la scelta descritta in Cosa si sincronizza.
Accedere a Odoo con l'account AppToMe¶
Sulla pagina di accesso di Odoo compare il pulsante Accedi con Apptome: chi ha già un account AppToMe abilitato entra senza una seconda password. Nel mezzo compare per un istante una schermata di AppToMe — Accesso a Odoo in corso… — e poi si arriva nel gestionale; se qualcosa non va, la stessa schermata dice Accesso a Odoo non riuscito e offre di tornare indietro.
Info
L'abilitazione non è automatica. Il partner Odoo collega uno per uno gli account che devono poter entrare nel gestionale — di norma solo staff e amministrazione, non tutti i volontari. Se premi il pulsante e ricevi un errore sull'invito, vuol dire che il tuo account non è ancora stato collegato: chiedilo a chi amministra Odoo.
Prima di rendicontare¶
Una lista di controllo breve, da fare prima di chiudere un periodo:
- tutti i turni del periodo sono stati certificati;
- le persone che hanno svolto quei turni risultano collegate in Odoo (non compaiono doppie o mancanti nell'elenco Volontari Apptome);
- il totale delle ore in Odoo è coerente con quello che vedi nelle Statistiche di AppToMe.
Se il terzo punto non torna, quasi sempre la causa è nei primi due. Se non basta, vedi Se qualcosa non torna.