Guida per lo staff¶
Questa guida è per chi, dentro un'organizzazione, organizza invece di limitarsi a partecipare: chi crea i turni, tiene l'anagrafica, gestisce mezzi, corsi e comunicazioni.
A chi serve¶
Serve a due figure, che AppToMe distingue:
- Staff — chi ha ricevuto permessi operativi su una o più aree
- Amministratore (superutente) — chi ha pieno accesso all'organizzazione, comprese le impostazioni
Se non hai nessuno dei due ruoli, questa guida non ti riguarda: usa la Guida per il volontario.
Cosa cambia rispetto al volontario¶
Chi ha permessi vede più voci nel menu e, dentro le stesse schermate, più pulsanti. Il turno che il volontario apre per darsi disponibile, lo staff lo apre per organizzarlo: stessa schermata, contenuto diverso.
C'è poi una regola che vale ovunque e conviene imparare subito: la configurazione di una sezione si apre dall'ingranaggio in alto a destra, dentro la sezione stessa. Vale per calendari, checklist, timbrature, attività, corsi e anagrafica; le schede in cima alla pagina cambiano di conseguenza, e la freccia indietro — nello stesso posto dell'ingranaggio — riporta al lavoro quotidiano. Nel menu, di configurazione, c'è solo Impostazioni Organizzazione, in fondo e solo per gli amministratori.
Il menu non è uguale per tutti: viene costruito in base ai moduli attivi dell'organizzazione e ai tuoi permessi. Se una voce descritta qui non compare, non è un guasto — vedi Ruoli e permessi.
Come è organizzata questa guida¶
- Ruoli e permessi — chi può fare cosa, e come si concedono i permessi
- Organizzazione — dati dell'organizzazione, moduli, modalità monitor
- Anagrafica — persone, mansioni, gruppi, brevetti, richieste di accesso
- Calendari e tipi di turno e Gestione dei turni — l'impianto e il lavoro quotidiano sui turni
- Disponibilità e presenze — chi c'è, chi manca, chi approvare
- Notifiche e automatismi — cosa parte da solo, quando, e perché una notifica non è arrivata
- i capitoli sui singoli moduli: timbrature, attività, checklist, corsi, mezzi, bacheca, richieste, statistiche
Da dove si comincia¶
Se state configurando l'organizzazione da zero, l'ordine non è indifferente: ogni pezzo poggia sul precedente.
- Mansioni — sono il vocabolario di tutto il resto: i turni chiedono mansioni, i corsi rilasciano mansioni, i cambi turno le confrontano.
- Persone, con le loro mansioni. Anche solo le schede anagrafiche: gli account arrivano dopo.
- Tipi di turno, cioè quante persone e con quali mansioni servono per ogni genere di servizio.
- Calendari, con le regole che volete dare: approvazione, preavvisi, visibilità, cambio turno.
- Turni, finalmente — e da lì il lavoro diventa quotidiano.
Mezzi, checklist, corsi e attività si innestano dopo, quando l'impianto dei turni regge.
Cosa fa AppToMe da solo¶
Buona parte del lavoro non passa da voi. Sapere cosa è automatico evita sia di rifarlo a mano, sia di aspettarsi cose che non succedono.
| Automatismo | Quando |
|---|---|
| Promemoria del turno ai volontari | il giorno prima |
| Solleciti di timbratura (entrata mancante, uscita aperta) | a turno iniziato, e poco dopo la fine |
| Creazione delle checklist del turno | a ridosso del turno, dal tipo di turno o dal mezzo |
| Scadenza delle checklist non compilate | quando il turno è finito da più della tolleranza |
| Solleciti sulle attività rimaste aperte | a fine turno e all'inizio del successivo |
| Scadenza di richieste di disponibilità, cambi turno e prenotazioni mezzi | alla scadenza, o quando il turno inizia |
| Avvisi di scadenza dei brevetti e perdita delle mansioni collegate | con il preavviso previsto; la mansione decade il giorno dopo la scadenza |
| Ricalcolo della copertura dei turni | a ogni movimento di disponibilità |
Due regole valgono per tutti: gli avvisi partono da controlli periodici, quindi non sono istantanei, e ognuno viene inviato una volta sola. Non esiste il secondo sollecito: la seconda rete siete voi.
Ogni automatismo, con la sua cadenza e i suoi destinatari, sta in Notifiche e automatismi.
Un'avvertenza¶
Le azioni dello staff hanno effetto sulle persone: cancellare un turno, disassociare un volontario, rifiutare una richiesta sono gesti che qualcuno riceve. AppToMe chiede conferma sulle azioni irreversibili, ma la conferma è tecnica: la valutazione è tua.