Guía del personal¶
Esta guía es para quienes, dentro de una organización, organizan en lugar de limitarse a participar: quienes crean los turnos, mantienen el registro de personas, gestionan vehículos, cursos y comunicados.
A quién sirve¶
Sirve a dos figuras, que AppToMe distingue:
- Personal — quien ha recibido permisos operativos sobre una o más áreas
- Administrador (superusuario) — quien tiene acceso completo a la organización, configuración incluida
Si no tienes ninguno de los dos roles, esta guía no te concierne: usa la Guía del voluntario.
Qué cambia respecto al voluntario¶
Quien tiene permisos ve más entradas en el menú y, dentro de las mismas pantallas, más botones. El turno que el voluntario abre para ofrecerse disponible, el personal lo abre para organizarlo: misma pantalla, contenido distinto.
Hay además una regla que vale en todas partes y conviene aprender enseguida: la configuración de una sección se abre desde el engranaje arriba a la derecha, dentro de la propia sección. Vale para calendarios, checklists, fichajes, actividades, cursos y personas; las pestañas en la parte superior de la página cambian en consecuencia, y la flecha atrás — en el mismo sitio que el engranaje — devuelve al trabajo diario. En el menú, de configuración, solo está Configuración de la organización, al final y solo para los administradores.
El menú no es igual para todos: se construye según los módulos activos de la organización y tus permisos. Si una entrada descrita aquí no aparece, no es una avería — ver Roles y permisos.
Cómo está organizada esta guía¶
- Roles y permisos — quién puede hacer qué, y cómo se conceden los permisos
- Organización — datos de la organización, módulos, modo monitor
- Registro de personas — personas, mansiones, grupos, licencias, solicitudes de acceso
- Calendarios y tipos de turno y Gestión de turnos — la estructura y el trabajo diario sobre los turnos
- Disponibilidad y asistencia — quién está, quién falta, a quién aprobar
- Notificaciones y automatismos — qué se ejecuta solo, cuándo, y por qué no ha llegado una notificación
- los capítulos sobre los módulos: fichajes, actividades, checklists, cursos, vehículos, tablón, solicitudes, estadísticas
Por dónde empezar¶
Si estáis configurando la organización desde cero, el orden no es indiferente: cada pieza se apoya en la anterior.
- Mansiones — son el vocabulario de todo lo demás: los turnos piden mansiones, los cursos otorgan mansiones, los intercambios de turno las comparan.
- Personas, con sus mansiones. Aunque sean solo las fichas del registro: las cuentas llegan después.
- Tipos de turno, es decir, cuántas personas y con qué mansiones hacen falta para cada clase de servicio.
- Calendarios, con las reglas que queráis darles: aprobación, plazos de aviso, visibilidad, intercambio de turnos.
- Turnos, por fin — y desde ahí el trabajo se vuelve cotidiano.
Vehículos, checklists, cursos y actividades se injertan después, cuando la estructura de los turnos se sostiene.
Qué hace AppToMe por sí solo¶
Buena parte del trabajo no pasa por vosotros. Saber qué es automático evita tanto rehacerlo a mano como esperar cosas que no ocurren.
| Automatismo | Cuándo |
|---|---|
| Recordatorio del turno a los voluntarios | el día anterior |
| Avisos de fichaje (entrada que falta, salida abierta) | con el turno empezado, y poco después del final |
| Creación de las checklists del turno | cerca del turno, a partir del tipo de turno o del vehículo |
| Caducidad de las checklists no rellenadas | cuando el turno ha terminado hace más de la tolerancia |
| Avisos sobre las actividades que quedan abiertas | al final del turno y al inicio del siguiente |
| Caducidad de solicitudes de disponibilidad, intercambios de turno y reservas de vehículos | al vencer, o cuando empieza el turno |
| Avisos de caducidad de las licencias y pérdida de las mansiones vinculadas | con el preaviso previsto; la mansión decae el día siguiente a la caducidad |
| Recálculo de la cobertura de los turnos | con cada movimiento de disponibilidad |
Dos reglas valen para todos: los avisos parten de comprobaciones periódicas, así que no son instantáneos, y cada uno se envía una sola vez. No existe el segundo aviso: la segunda red sois vosotros.
Cada automatismo, con su cadencia y sus destinatarios, está en Notificaciones y automatismos.
Una advertencia¶
Las acciones del personal tienen efecto sobre las personas: cancelar un turno, desvincular a un voluntario, rechazar una solicitud son gestos que alguien recibe. AppToMe pide confirmación en las acciones irreversibles, pero la confirmación es técnica: la valoración es tuya.