Notificaciones y automatismos¶
La mitad del trabajo de AppToMe ocurre sin que nadie pulse un botón: recordatorios que salen, checklists que nacen, solicitudes que caducan, mansiones que decaen. Este capítulo dice qué se ejecuta solo, cuándo y hacia quién — es la página que hay que abrir cuando alguien dice «no me ha llegado la notificación».
El centro de notificaciones del voluntario cuenta lo mismo desde el lado de quien la recibe.
Qué hace AppToMe por sí solo, y cada cuánto¶
Los automatismos funcionan con dos relojes, no en el momento exacto del evento.
Cada pocos minutos¶
Una comprobación frecuente — del orden de los minutos, no de las horas — se ocupa de todo lo ligado al turno en curso:
| Automatismo | Qué hace |
|---|---|
| Creación de las checklists | crea las checklists previstas por el tipo de turno y por los vehículos asignados, y avisa a quien está de turno con una mansión |
| Caducidad de las checklists | marca como caducada toda checklist no certificada más allá de la tolerancia de retraso de su tipo |
| Aviso de entrada | avisa a quien está de turno y aún no ha fichado la entrada |
| Aviso de salida | avisa a quien ha dejado una entrada abierta, desde 5 minutos después del final del turno o de la lección |
| Actividades que quedan abiertas | avisa a quien ha cerrado el turno hace menos de 24 horas dejando una actividad sin fin o sin kilómetros finales, y a quien está de servicio ahora en un turno que tiene alguna abierta |
| Caducidad de los intercambios de turno | pasa a caducada toda solicitud aún colgada más allá de su plazo, o cuando el turno implicado ha empezado, y avisa a ambas personas |
| Caducidad de las reservas de vehículos | cierra las solicitudes cuya franja ya ha pasado y avisa a quien las había hecho |
Las caducidades no son un detalle burocrático: sin esta ronda una solicitud de intercambio de turno se quedaría pendiente para siempre, y nadie sabría que no salió nada de ella.
Una vez al día, por la mañana¶
La ronda diaria sale temprano por la mañana y mira al día siguiente:
| Automatismo | Qué hace |
|---|---|
| Recordatorios de los turnos | avisa a quien tiene una disponibilidad aprobada en un turno de mañana |
| Recordatorios de las lecciones | avisa a los inscritos aprobados en un curso que tiene lección mañana; este llega también por correo |
| Preaviso de caducidad de las licencias | avisa a la persona y a los responsables de la licencia en los días de preaviso configurados en la licencia, cada uno con su propia lista; cada aviso sale una sola vez por caducidad y vuelve a empezar con la renovación; también este por correo |
| Decadencia de las mansiones | recalcula las mansiones de quien tiene una licencia recién caducada, con tres días de tolerancia hacia atrás |
| Preaviso de los vencimientos de los vehículos | solo con el módulo Gestión de vehículos: avisa al responsable del vencimiento, al responsable del vehículo y a los Responsables de los vehículos en los días de aviso; cada aviso sale una sola vez por vencimiento; también por correo |
| Bloqueo automático de los vehículos | solo con Gestión de vehículos: pone fuera de servicio los vehículos con un vencimiento sin renovar de los tipos elegidos en Fuera de servicio al vencer |
| Resumen de los vehículos | los lunes, solo con Gestión de vehículos: vencimientos de los próximos 30 días, averías abiertas y vehículos fuera de servicio, a los Responsables de los vehículos, también por correo. Si no hay nada que contar, no sale |
| Preaviso de los vencimientos de la contabilidad | solo con el módulo Contabilidad: avisa a los administradores y a quien tiene Puede gestionar la Contabilidad de la presentación de la memoria anual en el RUNTS, 60, 30 y 7 días antes, y de la renovación de las cuotas de socio, 30 y 7 días antes; cada aviso sale una sola vez por vencimiento; también por correo |
| Limpieza de los registros | elimina las huellas de control más antiguas que el período de conservación (de serie 90 días), incluidas las de los accesos a los datos sensibles |
La carta de los voluntarios tiene una ronda propia, más o menos cada cuarto de hora: quien acaba de terminar un turno encuentra la carta nacida o crecida en más o menos un cuarto de hora, con una notificación push y nunca un correo.
Qué no es automático¶
Vale la pena decirlo, porque es la fuente de la mitad de las expectativas equivocadas:
- las disponibilidades no se aprueban solas, si el calendario pide la aprobación: se quedan ahí hasta que alguien decide;
- las Solicitudes de acceso a la organización os esperan a vosotros;
- las checklists no conformes no abren ningún expediente: generan un aviso, la valoración es vuestra;
- un aviso de avería no pone el vehículo fuera de servicio, ni siquiera cuando dice que el vehículo no puede salir: lo decide el personal, desde la notificación;
- un turno sin cubrir no manda avisos en cadena: la única invitación sale si la mandáis vosotros desde el organizador del turno.
Las tres reglas de las notificaciones¶
Casi todas las preguntas sobre «por qué no ha llegado» se explican con estas.
Cada aviso sale una sola vez. Cada recordatorio se marca como enviado en la fila a la que se refiere — la disponibilidad, la lección, el fichaje, la licencia. No existen segundos avisos, ni aunque el primero se haya quedado sin leer. La segunda red sois vosotros.
Hace falta una cuenta. Una ficha del registro sin usuario vinculado no recibe nada: ni notificaciones, ni tablón, ni recordatorios. Es la causa más frecuente del voluntario que «nunca recibe nada». Quien tiene una dirección de correo pero aún no tiene cuenta en la app recibe solo el correo.
Las notificaciones son por organización. Contador, lista y estado de lectura están separados para cada organización a la que la persona pertenece.
Por qué canales llega¶
Cada notificación puede viajar por tres canales — push, correo, SMS — y quien la recibe tiene la última palabra: en las preferencias de su propio perfil puede apagar cada uno de los tres, y un canal apagado no se usa ni siquiera para los avisos que lo prevén. De todos modos todas quedan en el centro de notificaciones de la app.
Título y texto se muestran en el idioma del destinatario, no en el de quien ha disparado el aviso: en una organización mixta cada cual lee en el suyo.
Si una push o un correo no consigue salir, AppToMe reintenta dentro de la hora; pasada esa ventana el intento no se repite, pero la notificación sigue siendo legible en la app. Las notificaciones se conservan mucho tiempo — poco más de tres meses — y después se eliminan: el centro de notificaciones no es un archivo.
Quién recibe qué¶
Útil cuando tenéis que decidir si una acción «se ve» o pasa en silencio.
| Evento | Quién recibe el aviso |
|---|---|
| Turno creado | los voluntarios con una de las mansiones requeridas, si las disponibilidades están abiertas |
| Turno modificado o cancelado | quien tiene una disponibilidad en ese turno |
| Nueva disponibilidad, o disponibilidad retirada | los responsables del calendario |
| Disponibilidad aprobada, rechazada o modificada | el voluntario interesado |
| Primera vez con una mansión | los responsables, como señal de atención |
| Solicitud de disponibilidad (invitación) | la persona invitada |
| Intercambio de turno | las dos personas implicadas en cada paso; los responsables cuando hace falta la aprobación |
| Reserva de un vehículo | los responsables de los vehículos al solicitarla, quien ha reservado al decidirse y cuando un responsable modifica o cancela su reserva |
| Vehículo puesto fuera de servicio, o fechas de la parada cambiadas | los responsables de los vehículos salvo quien lo ha hecho, también por email; quien tiene una reserva de ese vehículo en el periodo de la parada. Ver Vehículos |
| Problema señalado en un vehículo | el responsable del vehículo y los Responsables de los vehículos, salvo quien lo ha señalado; también por email si el vehículo no puede salir. Ver Gestión de vehículos |
| Publicación en el tablón | los destinatarios calculados sobre la publicación |
| Comentario o reacción | el autor de la publicación o del comentario |
| Checklist no conforme, caducada, o con una nota | los responsables de las checklists |
| Adhesión aceptada o rechazada | la persona que la había pedido |
Las Novedades no están en esta tabla: salen del panel de administración y llegan a todos por tres canales a la vez. Ver Tablón.
Cuándo no llega una notificación¶
En orden de frecuencia real:
- la persona no tiene una cuenta vinculada en el registro;
- el aviso ya había salido una vez para esa fila;
- el canal está apagado en las preferencias de la persona, o el permiso de las push se ha denegado en el teléfono;
- el filtro de la publicación no la incluía, o entró en el grupo tras la publicación;
- la condición no era cierta: el recordatorio del turno, por ejemplo, no sale para las disponibilidades no aprobadas;
- ha pasado poco tiempo: la comprobación periódica aún no se ha ejecutado.
Antes de dar una notificación por perdida, pedid que abran el centro de notificaciones de la organización correcta: muy a menudo está ahí, y lo que no se ha visto es la push.