Notifiche e automatismi¶
Metà del lavoro di AppToMe succede senza che nessuno prema un pulsante: promemoria che partono, checklist che nascono, richieste che scadono, mansioni che decadono. Questo capitolo dice cosa parte da solo, quando, e verso chi — è la pagina da aprire quando qualcuno dice «non mi è arrivata la notifica».
Il centro notifiche del volontario racconta la stessa materia dal lato di chi la riceve.
Cosa fa AppToMe da solo, e ogni quanto¶
Gli automatismi girano su due orologi, non nel momento esatto dell'evento.
Ogni pochi minuti¶
Un controllo frequente — nell'ordine dei minuti, non delle ore — si occupa di tutto ciò che è legato al turno in corso:
| Automatismo | Cosa fa |
|---|---|
| Creazione delle checklist | crea le checklist previste dal tipo di turno e dai mezzi assegnati, e avvisa chi è in turno con una mansione |
| Scadenza delle checklist | segna scaduta ogni checklist non certificata oltre la tolleranza di ritardo del suo tipo |
| Sollecito di entrata | avvisa chi è in turno e non ha ancora timbrato l'entrata |
| Sollecito di uscita | avvisa chi ha lasciato un'entrata aperta, da 5 minuti dopo la fine del turno o della lezione |
| Attività rimaste aperte | avvisa chi ha chiuso il turno da meno di 24 ore lasciando un'attività senza fine o senza chilometri finali, e chi è in servizio adesso su un turno che ne ha di aperte |
| Scadenza dei cambi turno | porta a scaduta ogni richiesta ancora appesa oltre il suo termine, o quando il turno coinvolto è iniziato, e avvisa entrambe le persone |
| Scadenza delle prenotazioni mezzi | chiude le richieste il cui slot è ormai passato e avvisa chi le aveva fatte |
Le scadenze non sono un dettaglio burocratico: senza questo giro una richiesta di cambio turno resterebbe in attesa per sempre, e nessuno saprebbe che non se n'è fatto nulla.
Una volta al giorno, al mattino¶
Il giro giornaliero parte la mattina presto e guarda al giorno dopo:
| Automatismo | Cosa fa |
|---|---|
| Promemoria dei turni | avvisa chi ha una disponibilità approvata su un turno di domani |
| Promemoria delle lezioni | avvisa gli iscritti approvati a un corso che ha lezione domani; questo arriva anche per email |
| Preavviso di scadenza dei brevetti | avvisa la persona e i responsabili del brevetto ai giorni di preavviso impostati sul brevetto, ciascuno con il proprio elenco; ogni avviso parte una sola volta per scadenza e riparte al rinnovo; anche questo per email |
| Decadenza delle mansioni | ricalcola le mansioni di chi ha un brevetto appena scaduto, con tre giorni di tolleranza all'indietro |
| Preavviso delle scadenze dei mezzi | solo con il modulo Gestione mezzi: avvisa il responsabile della scadenza, il referente del mezzo e i referenti dei mezzi ai giorni di preavviso; ogni avviso parte una sola volta per scadenza; anche per email |
| Blocco automatico dei mezzi | solo con Gestione mezzi: mette fuori servizio i mezzi con una scadenza scaduta dei tipi scelti in Fuori servizio alla scadenza |
| Riepilogo dei mezzi | il lunedì, solo con Gestione mezzi: scadenze entro 30 giorni, guasti aperti e mezzi fuori servizio ai referenti dei mezzi, anche per email. Se non c'è niente da dire, non parte |
| Preavviso delle scadenze della contabilità | solo con il modulo Contabilità: avvisa gli amministratori e chi ha Può gestire la Contabilità del deposito del rendiconto al RUNTS, 60, 30 e 7 giorni prima, e del rinnovo delle quote associative, 30 e 7 giorni prima; ogni avviso parte una sola volta per scadenza; anche per email |
| Pulizia dei registri | elimina le tracce di controllo più vecchie del periodo di conservazione (di serie 90 giorni), comprese quelle degli accessi ai dati sensibili |
La carta dei volontari ha un giro tutto suo, ogni quarto d'ora circa: chi ha appena finito un turno trova la carta nata o cresciuta entro un quarto d'ora circa, con una notifica push e mai un'email.
Cosa non è automatico¶
Val la pena dirlo, perché è la fonte di metà delle attese sbagliate:
- le disponibilità non si approvano da sole, se il calendario chiede l'approvazione: restano lì finché qualcuno decide;
- le Richieste di accesso all'organizzazione aspettano voi;
- le checklist non conformi non aprono nessuna pratica: generano un avviso, la valutazione è vostra;
- una segnalazione di guasto non mette il mezzo fuori servizio, nemmeno quando dice che il mezzo non può uscire: lo decide lo staff, dalla notifica;
- un turno scoperto non manda solleciti a raffica: l'unico invito parte se lo mandate voi dall'organizzatore del turno.
Le tre regole delle notifiche¶
Quasi tutte le domande su «perché non è arrivata» si spiegano con queste.
Ogni avviso parte una volta sola. Ogni promemoria è marcato come inviato sulla riga a cui si riferisce — la disponibilità, la lezione, la timbratura, il brevetto. Non esistono secondi solleciti, nemmeno se il primo è rimasto non letto. La seconda rete siete voi.
Serve un account. Una scheda in anagrafica senza utente collegato non riceve niente: né notifiche, né bacheca, né promemoria. È la causa più frequente del volontario che «non riceve mai nulla». Chi ha un indirizzo email ma non ha ancora un account nell'app riceve solo l'email.
Le notifiche sono per organizzazione. Contatore, elenco e stato di lettura sono separati per ogni organizzazione a cui la persona appartiene.
Su quali canali arriva¶
Ogni notifica può viaggiare su tre canali — push, email, SMS — e chi la riceve ha l'ultima parola: nelle preferenze del proprio profilo può spegnere ognuno dei tre, e un canale spento non viene usato nemmeno per gli avvisi che lo prevedono. Restano comunque tutte nel centro notifiche dell'app.
Titolo e testo sono resi nella lingua del destinatario, non in quella di chi ha fatto partire l'avviso: in un'organizzazione mista ognuno legge nella propria.
Se una push o un'email non riesce a partire, AppToMe riprova entro l'ora; oltre quella finestra il tentativo non viene ripetuto, ma la notifica resta leggibile in app. Le notifiche vengono conservate a lungo — poco più di tre mesi — e poi eliminate: il centro notifiche non è un archivio.
Chi riceve cosa¶
Utile quando dovete decidere se un'azione «si vede» o passa in silenzio.
| Evento | Chi viene avvisato |
|---|---|
| Turno creato | i volontari con una delle mansioni richieste, se le disponibilità sono aperte |
| Turno modificato o cancellato | chi ha una disponibilità su quel turno |
| Nuova disponibilità, o disponibilità ritirata | i responsabili del calendario |
| Disponibilità approvata, rifiutata o modificata | il volontario interessato |
| Prima volta su una mansione | i responsabili, come segnale di attenzione |
| Richiesta di disponibilità (invito) | la persona invitata |
| Cambio turno | le due persone coinvolte a ogni passaggio; i responsabili quando serve l'approvazione |
| Prenotazione di un mezzo | i responsabili dei mezzi alla richiesta, chi ha prenotato alla decisione e quando un responsabile modifica o annulla la sua prenotazione |
| Mezzo messo fuori servizio, o date del fermo cambiate | i responsabili dei mezzi tranne chi l'ha fatto, anche per email; chi ha una prenotazione su quel mezzo nel periodo del fermo. Vedi Mezzi |
| Problema segnalato su un mezzo | il referente del mezzo e i referenti dei mezzi, tranne chi ha segnalato; anche per email se il mezzo non può uscire. Vedi Gestione mezzi |
| Post in bacheca | i destinatari calcolati sul post |
| Commento o reazione | l'autore del post o del commento |
| Checklist non conforme, scaduta, o con una nota | i responsabili delle checklist |
| Adesione accettata o rifiutata | la persona che l'aveva chiesta |
Le Comunicazioni non stanno in questa tabella: partono dal pannello di amministrazione e raggiungono tutti su tre canali insieme. Vedi Bacheca.
Quando una notifica non arriva¶
In ordine di frequenza reale:
- la persona non ha un account collegato in anagrafica;
- l'avviso era già partito una volta per quella riga;
- il canale è spento nelle preferenze della persona, o il permesso alle push è stato negato al telefono;
- il filtro del post non la comprendeva, o è entrata nel gruppo dopo la pubblicazione;
- la condizione non era vera: il promemoria del turno, per esempio, non parte per le disponibilità non approvate;
- è passato poco tempo: il controllo periodico non è ancora girato.
Prima di dare per persa una notifica, chiedete di aprire il centro notifiche dell'organizzazione giusta: molto spesso è lì, ed è la push a non essere stata vista.