Attività

Info

Disponibile solo se l'organizzazione usa il modulo Attività. Serve il permesso di visualizzare le attività; per configurarle e correggerle, quello di gestirle.

Le attività sono il resoconto strutturato di ciò che accade durante i turni. Siete voi a decidere quali informazioni raccogliere.

Tipi di attività

Dalla sezione Attività, l'ingranaggio in alto a destra apre le Impostazioni attività, dove crei i tipi di attività: uno per ogni genere di servizio che volete rendicontare (emergenza, trasporto programmato, servizio di rappresentanza).

Campo	Tipo	Cosa fa
Nome	testo, obbligatorio	come il tipo compare ai volontari
Calendari	scelta multipla	i calendari in cui questo tipo di attività può essere usato. Vuoto = tutti
Minuti tolleranza anticipo	numero, obbligatorio	quanto prima dell'inizio del turno l'attività può essere compilata o corretta
Minuti tolleranza ritardo	numero, obbligatorio	quanto dopo la fine del turno resta modificabile

Collegare il tipo ai calendari giusti è ciò che fa comparire il pulsante Completa Attività dentro i turni di quei calendari: se i volontari non lo vedono, quasi sempre manca questo collegamento.

Sezioni e campi

Dentro un tipo di attività definisci le Sezioni — che hanno solo un Nome — e dentro ogni sezione i campi da compilare.

Campi di un campo attività

Campo	Tipo	Cosa fa
Etichetta	testo, obbligatorio	il nome che chi compila legge accanto alla casella
Tipo	scelta, obbligatorio	Testo, Testo multilinea, Numero, Sì/No, Data, Ora, Singola scelta, Scelta multipla, Luogo
Valori ammessi	elenco	per i campi a scelta: i valori selezionabili
Obbligatorio	sì/no	l'attività non si chiude finché il campo è vuoto
Modificabile	sì/no	se spento, il valore si inserisce una volta sola e poi resta bloccato
Ordine	numero, obbligatorio	posizione del campo dentro la sezione
Indicazioni di compilazione	testo lungo	una riga di aiuto sotto la casella
Contiene dati sensibili	sì/no	ogni lettura dell'attività viene registrata, per conformità

Consigli che risparmiano lavoro dopo:

• pochi campi, chiari — un modulo lungo viene compilato male o non viene compilato;
• usa le scelte al posto del testo libero dove i valori sono noti: sono filtrabili e confrontabili, il testo libero no;
• l'obbligatorio è un impegno — se un dato non è sempre disponibile sul posto, renderlo obbligatorio blocca chi sta compilando.

I campi possono essere marcati come sensibili: l'accesso a quei dati viene registrato, così si sa chi li ha letti e quando. Usalo per le informazioni che lo meritano davvero.

Come si comportano le attività

La finestra di compilazione vale per i volontari, non per voi. Le due tolleranze del tipo di attività aprono e chiudono la possibilità di compilare per chi è di turno; con il permesso di gestire le attività potete intervenire anche dopo. Serve per le correzioni, non come rete di sicurezza permanente: un resoconto scritto tre settimane dopo vale poco.

Serve essere di turno. Un volontario può registrare attività solo sui turni in cui ha una disponibilità confermata, e solo dei tipi collegati a quel calendario.

AppToMe sollecita le attività aperte al volontario due volte: entro le 24 ore dalla fine del turno, e mentre è in servizio su un turno che ne ha ancora di aperte. Sono due avvisi singoli, non insistono: quello che resta aperto dopo lo recuperate voi da questa scheda, ed è il motivo per cui vale la pena guardarla con regolarità invece che a fine mese.

I chilometri sono una catena. Quando si sceglie un mezzo, il chilometraggio di partenza viene proposto in automatico dall'arrivo dell'ultima attività registrata su quel mezzo, e l'app rifiuta un valore inferiore. La conseguenza è che una chiusura sbagliata non resta un problema di quell'attività: blocca o falsa la successiva. Le correzioni sui chilometri vanno fatte presto.

I campi sensibili lasciano traccia. Ogni volta che qualcuno apre, stampa o esporta un'attività il cui tipo contiene almeno un campo marcato Contiene dati sensibili, la lettura viene registrata con utente, momento e provenienza. Gli elenchi non generano registrazioni, solo l'accesso al dettaglio. È una tutela per la persona i cui dati sono lì dentro, e per voi che li custodite.

Queste registrazioni non si accumulano per sempre: come le altre tracce di controllo, vengono eliminate dopo qualche mese (di serie 90 giorni). Se il vostro regolamento chiede di conservarle più a lungo, il periodo va concordato con l'assistenza: non si allunga dall'app. E se dovete ricostruire chi ha visto cosa per un fatto vecchio, chiedetelo subito — passata la finestra, la traccia non c'è più.

Rivedere le attività

Nella scheda Attività trovi tutte le attività del periodo, con Tipo, Inizio, Fine, Veicolo e l'indicazione se ha allegati. Puoi filtrare, esportare e stampare.

Le attività senza orario di fine sono bozze: qualcuno le ha aperte e non chiuse. Sono la prima cosa da recuperare, perché non entrano nei conteggi.

Attenzione: per AppToMe è aperta anche l'attività che ha l'orario di fine ma, avendo un mezzo, non ha i chilometri all'arrivo. Sembra completa e non lo è — ed è il caso più frequente fra quelli che restano indietro.

I filtri disponibili sono Identificativo turno, Tipo attività e Mezzi.

Campi di un'attività

Sono i campi comuni a ogni attività; sotto di essi compaiono le sezioni e i campi definiti dal tipo.

Campo	Tipo	Cosa fa
Tipo attività	scelta, obbligatorio	decide quali sezioni e campi compaiono
Titolo	testo	un nome per riconoscerla nell'elenco
Data inizio / Orario inizio	data e ora, obbligatori	quando l'attività è cominciata
Data fine / Orario fine	data e ora	finché sono vuoti l'attività resta una bozza
Mezzo	scelta	il mezzo impiegato
Chilometraggio alla partenza	numero
Chilometraggio all'arrivo	numero
Partecipanti	scelta multipla	chi ha preso parte all'attività

Si possono aggiungere allegati, ciascuno con il file e un Nome che lo descriva.

Report

La scheda Report attività riassume le ore per persona nel periodo.

Il periodo si sceglie con Dal e Al, e l'ultimo giorno è incluso per intero. Si può restringere ancora per Identificativo turno, Tipo attività e Mezzi: valgono le attività che rientrano in tutti i filtri impostati.

Le ore sono la durata delle attività — dall'inizio alla fine — attribuite a ciascun partecipante: un'attività di due ore con tre partecipanti conta due ore per ognuno dei tre. Chi ha compilato il modulo non c'entra: conta chi è elencato fra i Partecipanti, quindi vale la pena insistere perché quel campo sia compilato bene.

Un'attività ancora aperta vale zero ore. Prima di usare il report per un rendiconto, chiudete le bozze.

Come nelle statistiche, le persone dei gruppi marcati Escludi dalle statistiche restano fuori dal conteggio.