Mezzi¶
Info
Serve il permesso di visualizzare i mezzi; per modificarli, quello di gestirli.
Il parco mezzi dell'organizzazione: cosa avete, chi lo può prenotare, e quali controlli lo accompagnano.
Se usate Odoo
Il connettore Odoo allinea i mezzi con la flotta del gestionale nei due sensi: qui restano schede e prenotazioni, là costi, manutenzioni e scadenze.
Con il modulo Gestione mezzi
Se l'organizzazione usa il modulo Gestione mezzi, la scheda Mezzi mostra anche stato, scadenze e guasti di ogni mezzo, e la scheda del mezzo si arricchisce di scadenze, manutenzioni, documenti e costi: vedi Gestione mezzi.
Tipi di mezzo¶
Nella scheda Tipi di mezzo definisci le categorie: ambulanza, automedica, pulmino. Servono a organizzare l'elenco e a filtrare. Un tipo di mezzo ha un solo campo: il Nome.
Inserire un mezzo¶
Nella scheda Mezzi aggiungi il mezzo e compila la scheda.
| Campo | Tipo | Cosa fa |
|---|---|---|
| Codice Mezzo | testo, obbligatorio | il nome con cui il mezzo è conosciuto in sede (Alfa 1, Ambulanza 3): è quello che compare nei turni |
| Targa | testo | la targa vera |
| Codice mezzo EMMA (118) | testo | solo con l'integrazione AREU attiva: il codice con cui la centrale identifica il mezzo (es. ARNBER_004.C), vedi Missioni 118 |
| Tipo | scelta | la categoria, fra i tipi di mezzo |
| Descrizione | testo lungo | note sul mezzo |
| Immagine | file | la foto che compare nell'elenco |
| Tipologie Checklist | scelta multipla | le checklist collegate al mezzo, vedi Checklist |
| Prenotabile | sì/no | i volontari possono richiedere il mezzo anche fuori dai turni. Se nessun mezzo è prenotabile, la voce Prenotazione mezzi non compare a nessuno |
| La prenotazione richiede approvazione | sì/no | le richieste passano dallo staff che gestisce i mezzi; spento, sono confermate subito |
| Limita la prenotazione a dei gruppi | scelta multipla | solo i membri dei gruppi indicati possono prenotarlo. Vuoto = tutti |
Codice Mezzo e Targa
Codice Mezzo è obbligatorio ed è l'unico dei due che i volontari vedono di solito: usate la sigla operativa, non il numero di targa.
Gestire le prenotazioni¶
Nella scheda Da approvare di Prenotazione mezzi trovi le richieste in attesa, con Mezzo, Richiedente, Quando, Motivo e Stato.
Per ognuna puoi Approva o Rifiuta. Rifiutando, l'app avvisa che chi l'ha inviata dovrà rifarla da capo: se il problema è solo l'orario, conviene parlarne prima.
Sotto le richieste c'è Prenotazioni in programma: le prenotazioni approvate e non ancora concluse, di tutti. Ognuna ha i pulsanti Modifica e Annulla prenotazione.
Nel Calendario mezzi vedi l'occupazione nel tempo, distinguendo Prenotazione confermata, In attesa di approvazione, Impegnato in turno e Fuori servizio. I turni di servizio hanno la precedenza sulle prenotazioni: un mezzo impegnato in turno non è prenotabile in quella fascia. Tocca una prenotazione: nel riquadro che si apre trovi gli stessi pulsanti Modifica e Annulla prenotazione.
Il pulsante Stampa in alto scarica il PDF della settimana che stai guardando: una riga per mezzo, con i turni e le prenotazioni approvate. È il foglio da lasciare in rimessa.
Modificare una prenotazione¶
Serve il permesso di gestire i mezzi. Puoi modificare qualsiasi prenotazione ancora valida, tua o di altri: in attesa o approvata, purché non sia conclusa. Sulle tue trovi Modifica anche in Le mie prenotazioni.
- Tocca Modifica sulla prenotazione, da Prenotazioni in programma o dal Calendario mezzi. Si apre Modifica prenotazione: sotto il titolo c'è il nome del richiedente, e i campi sono già compilati.
- Cambia Giorno, Dalle e Alle, se serve.
- Tocca Avanti.
- Scegli il mezzo fra i Mezzi liberi in questo orario. Il mezzo attuale ha una spunta verde. Compaiono solo i mezzi che il richiedente può prenotare.
- Correggi il Motivo, se serve.
- Tocca Salva modifiche.
La prenotazione resta nel suo stato: se era Approvata resta approvata, senza una nuova approvazione.
Se la prenotazione è di un altro, l'app avvisa che chi ha fatto la prenotazione riceverà un avviso con i nuovi dati: la persona riceve una notifica con mezzo, giorno e orari nuovi.
Valgono le stesse regole di una richiesta nuova: se il mezzo è già occupato in quella fascia, la modifica non passa e l'app ti dice perché. Se la prenotazione è già iniziata, non puoi spostarne l'inizio; puoi però cambiare la fine, per allungarla o accorciarla.
Annullare una prenotazione¶
Serve lo stesso permesso, e vale per le stesse prenotazioni: in attesa o approvate, non ancora concluse, di chiunque.
- Tocca Annulla prenotazione sulla prenotazione, da Prenotazioni in programma o dal Calendario mezzi.
- Se la prenotazione è di un altro, l'app chiede Vuoi annullare questa prenotazione? Chi l'ha fatta riceverà un avviso.
- Se vuoi spiegare il motivo, scrivilo in Nota per il richiedente (facoltativa).
- Conferma.
Il mezzo torna libero. Il richiedente riceve la notifica La tua prenotazione del mezzo è stata annullata, con la tua nota se l'hai scritta.
I volontari non possono modificare le proprie prenotazioni: possono solo ritirarle con Annulla prenotazione in Le mie prenotazioni. Per cambiare giorno, orario o mezzo, ne ritirano una e ne fanno una nuova.
Come si comportano le richieste¶
Il grosso del lavoro lo fa AppToMe: quello che vi resta è la decisione, non il controllo degli incastri.
- Ai volontari vengono proposti solo mezzi liberi. L'elenco esclude i mezzi già prenotati, quelli assegnati a un turno nella stessa fascia e quelli fuori servizio — le stesse fonti che disegnano il Calendario mezzi. Il calendario e il modulo di richiesta non possono raccontare cose diverse.
- La disponibilità è ricontrollata quando approvate. Se nel frattempo il mezzo è finito su un turno o su un'altra prenotazione, l'approvazione non passa e ve lo dice. Non rischiate di confermare due impegni sullo stesso mezzo, nemmeno se approvate in due nello stesso momento.
- Assegnare un mezzo a un turno annulla le richieste in attesa su quella fascia, e i richiedenti ricevono la notifica. Le prenotazioni già approvate invece non vengono toccate: è un impegno che avete confermato voi. Se dovete proprio riprendervi il mezzo, annullate la prenotazione da Prenotazioni in programma o dal Calendario mezzi: la persona riceve la notifica in automatico, con la vostra nota se la scrivete.
- Le richieste rimaste senza risposta scadono quando la fascia richiesta è passata, e il richiedente viene avvisato. La coda non si intasa, ma una richiesta scaduta è comunque un servizio che qualcuno non ha potuto fare: se ne vedete spesso, il problema è il tempo di risposta, non lo strumento.
Chi vede cosa: un volontario vede solo le proprie prenotazioni; chi ha il permesso di gestire i mezzi vede quelle di tutti ed è fra i destinatari delle richieste da approvare.
Quando togliere l'approvazione¶
La prenotazione richiede approvazione spenta significa che la richiesta è confermata all'istante. Ha senso sui mezzi di servizio comune — il pulmino, l'auto per le commissioni — dove il primo che chiede se lo prende e non c'è niente da valutare. Tenetela accesa dove la scelta di chi guida cosa è una decisione vera.
Fuori servizio¶
Un mezzo guasto, in officina o fermo dopo un sinistro non deve finire su un turno né in una prenotazione. Metterlo fuori servizio lo toglie da tutto quello che si assegna da quel momento, per il periodo che indichi. Quello che era già assegnato invece resta dov'è, e AppToMe avvisa chi deve rimediare.
Serve il permesso di gestire i mezzi. Funziona anche sui mezzi che arrivano da Odoo, e resta in AppToMe: non passa al gestionale.
Con il modulo Gestione mezzi il fuori servizio può partire anche da solo: da una manutenzione con Fuori servizio acceso, dalla segnalazione di un guasto o da una scadenza scaduta con il blocco automatico. Vale tutto quello che segue; cambia solo che a chiuderlo, di solito, è la manutenzione o il rinnovo. Vedi Il fuori servizio automatico.
Mettere un mezzo fuori servizio¶
- Nella scheda Mezzi tocca il mezzo: si apre Modifica mezzo.
- Tocca l'ingranaggio e scegli Metti fuori servizio.
- Scegli il Motivo.
- Controlla Dal giorno e Dalle ore: sono già compilati con il momento attuale. Cambiali se il fermo è programmato, per esempio per l'appuntamento in officina della settimana prossima.
- Se sai quando il mezzo rientra, compila Fino al e Fino alle ore. Se non lo sai, lasciali vuoti.
- Aggiungi le Note, se servono.
- Tocca Salva modifiche.
| Campo | Tipo | Cosa fa |
|---|---|---|
| Motivo | scelta, obbligatorio | Guasto (di serie), Manutenzione, Sinistro, Scadenza non rinnovata, Checklist non superata o Altro. Compare accanto allo stato del mezzo e nel Calendario mezzi |
| Dal giorno / Dalle ore | data e ora, obbligatori | l'inizio del fermo |
| Fino al / Fino alle ore | data e ora | il rientro previsto. Lascia vuoto se non sai ancora quando rientra: il mezzo resta fuori servizio fino a nuovo avviso, finché non lo rimetti in servizio tu. Con il solo giorno, il rientro è all'inizio di quella giornata (alle 00:00) |
| Note | testo lungo | i dettagli per i colleghi: cosa non va, dove si trova il mezzo |
Alla data di rientro il mezzo torna in servizio da solo: non devi fare niente.
Modificare o chiudere il fuori servizio¶
Finché il fermo è in corso o programmato, l'ingranaggio del mezzo propone:
- Modifica fuori servizio — per cambiare motivo, date o note. Se cambi le date, gli avvisi ripartono per il nuovo periodo; se correggi solo motivo o note, no.
- Rimetti in servizio — il mezzo torna disponibile subito, senza altre domande. Se il fermo non era ancora cominciato, viene cancellato. Rimettere in servizio non manda notifiche.
Un mezzo ha un solo fuori servizio aperto alla volta: finché ce n'è uno in corso o programmato, l'ingranaggio non propone Metti fuori servizio.
Cosa cambia¶
Nella scheda Mezzi la colonna Stato dice come sta ogni mezzo, con accanto il motivo:
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| In servizio | nessun fermo in corso né programmato |
| Fuori servizio | fermo in corso, fino a nuovo avviso |
| Fuori servizio fino a … | fermo in corso, con giorno e ora del rientro |
| Fuori servizio da … | fermo programmato, non ancora cominciato: l'etichetta è gialla invece che rosa |
Tenendo il mouse sull'etichetta leggi le note. Sul telefono la colonna non c'è: lo stato compare sotto il nome del mezzo.
Con il modulo Gestione mezzi la colonna Stato tiene conto anche di scadenze e guasti: vedi Lo stato dei mezzi.
Per tutto il periodo del fermo:
- Il mezzo non è più fra i mezzi liberi. Nelle richieste di prenotazione non compare fra i Mezzi liberi in questo orario, e nemmeno in Modifica prenotazione.
- Le richieste in attesa su quel mezzo non si approvano. La verifica al momento dell'approvazione le ferma.
- Non si aggiunge a un turno. Il salvataggio del turno si ferma, vedi Gestione dei turni. Duplicando un turno o creando una serie ricorrente, il mezzo viene lasciato fuori dalle copie.
- Il Calendario mezzi lo mostra. Il fermo è una banda rosa, Fuori servizio nella legenda: toccala per leggere motivo e note. Un fermo senza fine arriva fino al bordo della settimana che stai guardando.
Cosa non cambia¶
Turni e prenotazioni che avevano già il mezzo nel periodo del fermo restano come sono. AppToMe non toglie il mezzo a nessuno: un equipaggio non deve scoprire all'ultimo di esserne rimasto senza. Invece avvisa:
- i responsabili dei mezzi, tranne chi ha messo il fermo: ricevono Un mezzo è fuori servizio, anche per email, con motivo, periodo, note, i turni a cui il mezzo è ancora assegnato (i primi cinque) e quante prenotazioni sono coinvolte. Toccando la notifica si apre la scheda Mezzi;
- ogni richiedente con una prenotazione In attesa o Approvata nel periodo: riceve Il mezzo che hai prenotato è fuori servizio, con l'avviso che la prenotazione non è stata annullata.
Contano solo turni e prenotazioni da adesso in poi: il passato non genera avvisi.
Sistemare tocca a voi:
- nei turni, togliete il mezzo fermo e assegnatene un altro. Il turno si modifica come sempre: il mezzo che c'era già non blocca il salvataggio;
- nelle prenotazioni, con Modifica spostatele su un altro mezzo o fuori dal periodo del fermo, oppure annullatele con Annulla prenotazione e una nota per il richiedente. Finché la prenotazione resta sul mezzo fermo, nessuna modifica passa: nemmeno correggere solo il Motivo.
Se qualcosa non va¶
Il mezzo è fuori servizio in questa fascia oraria — una prenotazione, una sua modifica o la sua approvazione è stata rifiutata perché il mezzo è fermo in quel periodo. Scegli un altro mezzo o un'altra fascia, oppure annulla la prenotazione. Se il mezzo in realtà è già tornato disponibile, usa Rimetti in servizio.
Il mezzo … è fuori servizio (…) dal … al … — hai aggiunto a un turno un mezzo fermo in quelle ore; se il fermo non ha una fine, il messaggio si ferma a dal …. Scegli un altro mezzo.
Un mezzo non compare fra i mezzi liberi — guarda la colonna Stato: anche un fermo programmato (Fuori servizio da …) toglie il mezzo dalle fasce che tocca, prima ancora di cominciare.