Primi passi per lo staff

Dall'organizzazione appena attivata al primo turno coperto, in cinque passi. Vanno fatti in quest'ordine, perché ognuno poggia sul precedente. Tutto il resto — mezzi, checklist, corsi, permessi ad altri responsabili — può aspettare che i turni girino.

Info

Questa pagina è per chi amministra l'organizzazione: chi l'ha registrata, o chi è stato nominato amministratore.

Prima di cominciare

• L'organizzazione deve essere attiva: la vedi nella tua Dashboard e ci entri toccandola. Se accanto al nome leggi L'organizzazione è in attesa di essere approvata, AppToMe non l'ha ancora abilitata.
• Per la configurazione usa il computer: le stesse schermate funzionano sul telefono, ma su uno schermo grande si lavora meglio.
• Una regola che vale ovunque: la configurazione di una sezione si apre dall'ingranaggio in alto a destra, dentro la sezione stessa. La freccia indietro, nello stesso posto, riporta al lavoro di tutti i giorni.

1. Crea le mansioni

Le mansioni sono i ruoli che una persona ricopre in un turno: Autista, Soccorritore, Centralinista. Tutto il resto le usa: i turni chiedono mansioni, e un volontario si segna solo con le mansioni che ha.

1. Dal menu apri Anagrafica e scegli la scheda Mansioni.
2. Aggiungi una mansione, con Nome e Colore: il colore è quello che si vedrà sulle schede dei turni.
3. Ripeti per ogni ruolo.

Per partire bastano le mansioni che usate davvero. Gerarchie e mansioni virtuali possono aspettare.

Approfondisci: Mansioni.

2. Porta dentro le persone

Ci sono due strade, e si possono usare insieme.

• Inviti tu — in Anagrafica, scheda Persone, aggiungi la persona con Nome, Cognome e Ruolo, poi tocca Invita sulla sua riga e scrivi la sua email. Quando accetta, entra subito, già collegata alla sua scheda.
• Chiedono loro — i volontari si registrano, cercano l'organizzazione dall'app e inviano la richiesta. La trovi in Anagrafica → Persone, nel riquadro Richieste di accesso: approvala con Collega a persona esistente se la scheda c'è già, con Crea nuova persona se non c'è.

Poi dai a ognuno le sue mansioni. Per farlo in un colpo solo, nell'elenco Persone seleziona più righe, scegli Azione → Aggiungi mansione, la mansione, e tocca Applica.

Senza mansioni non si segna nessuno

Un volontario senza mansioni non vede il pulsante per segnarsi a nessun turno. È la causa più comune del primo «non funziona».

Approfondisci: Anagrafica.

3. Crea un tipo di turno

Il tipo di turno è lo stampo: dice quante persone servono e con quali mansioni.

1. Apri Calendario e tocca l'ingranaggio in alto a destra.
2. Nella scheda Tipi di turno aggiungi un tipo e dagli un Nome (per esempio Servizio serale).
3. Aggiungi i requisiti: per ogni mansione, un Minimo e un Massimo (0 = nessun limite).
4. Salva.

Nascosto, Extra e Utilizza gerarchie servono a casi particolari: per ora lasciali spenti.

Approfondisci: Creare un tipo di turno.

4. Crea un calendario

1. Nelle stesse impostazioni apri la scheda Calendari e aggiungi un calendario.
2. Dagli un Nome: Servizi, Emergenza, Protezione civile.
3. Decidi due cose:
   • Richiedi approvazione disponibilità — accendila se vuoi confermare tu ogni volontario che si segna;
   • Anticipo min disponibilità e Anticipo max disponibilità — quanti giorni prima ci si può segnare (0 = nessun limite).
4. Salva. Il resto può restare com'è.

Approfondisci: Creare un calendario.

5. Pubblica il primo turno

1. Con la freccia indietro torna al calendario e apri la scheda del calendario che hai creato.
2. Vai sul giorno e usa il pulsante di aggiunta.
3. Scegli il Tipo, la data e gli orari.
4. Per un servizio fisso accendi Ripeti il turno e scegli giorni e data di fine.
5. Salva.

Il turno è subito visibile e i volontari con le mansioni richieste possono segnarsi. Su un turno singolo, Notifica i possibili candidati li avvisa anche con una notifica.

Approfondisci: Inserire un turno.

Il giro è completo

Da qui in avanti AppToMe lavora con voi:

• i volontari si segnano dall'app; se il calendario richiede l'approvazione, confermi tu dal turno con Accetta;
• un turno completo cambia aspetto nel calendario, e quelli scoperti si riconoscono a colpo d'occhio;
• il promemoria del turno parte da solo, il giorno prima.

Prima di annunciarlo a tutti, fai una prova: chiedi a un volontario di fiducia di segnarsi al primo turno.

Se qualcosa non torna

Cosa succede	Causa più frequente
Un volontario non vede il pulsante per segnarsi	non ha la mansione che il tipo di turno richiede
Un volontario non riceve niente	la sua scheda non ha un account collegato: Persona e utente
Un turno pieno di nomi resta scoperto	disponibilità ancora da approvare, o orari parziali: Come viene verificato un requisito
Una voce dei manuali non c'è nel menu	il modulo non è attivo, o fa parte del piano completo

E poi

Quando i turni girano, il resto si aggiunge un pezzo alla volta: altri responsabili (Ruoli e permessi), il profilo e il logo dell'organizzazione, e i moduli — mezzi, checklist, corsi, timbrature, attività. La Guida per lo staff li descrive tutti.