Timbrature

Info

Disponibile solo se l'organizzazione usa il modulo Timbrature. Serve il permesso di visualizzare le timbrature; per correggerle, quello di gestirle.

Le timbrature registrano la presenza effettiva. Il tuo lavoro è configurare i luoghi, controllare quello che arriva e correggere gli errori.

Come funziona il riconoscimento

Prima di configurare conviene sapere cosa fa l'app con quello che configurate. Una timbratura arriva con tre dati — posizione, precisione della posizione, persona — e AppToMe ne ricava luogo, attività ed entrata/uscita da sé.

Entrata o uscita. Non è una scelta del volontario: se esiste una sua timbratura aperta, la timbrata successiva la chiude; altrimenti è una nuova entrata. Non c'è limite di tempo — un turno può durare più giorni — quindi un'entrata dimenticata resta aperta e viene chiusa dalla prima timbrata utile, anche a distanza di giorni: quando succede, la durata registrata è sbagliata e va corretta a mano.

Il luogo. L'app prende il luogo registrato più vicino e lo accetta se la distanza è inferiore al raggio del luogo sommato all'errore del GPS. La precisione del telefono allarga la tolleranza, non la restringe: un GPS scadente non fa fallire la timbratura, semmai la attribuisce al luogo sbagliato quando due luoghi sono vicini. Se non c'è nessun luogo compatibile, la timbratura è Sconosciuta — a meno che non abbiate tolto il vincolo di luogo, e allora viene registrato l'indirizzo rilevato.

L'attività. Trovato il luogo, l'app cerca a cosa attribuire le ore, in quest'ordine:

1. una disponibilità approvata della persona su un turno in corso in quel luogo (con la tolleranza in anticipo del calendario); se più turni sono in corso, vince quello iniziato prima;
2. una lezione di un corso a cui la persona è iscritta, con le stesse regole; se il corso lo prevede, la timbratura vale anche come presenza alla lezione;
3. un turno scoperto che la persona può coprire — solo sui calendari che hanno attivo l'inserimento automatico della disponibilità da timbratura.

Il terzo passaggio è quello che sorprende: l'app iscrive la persona al turno senza che nessuno l'abbia prenotata. Lo fa solo se il calendario lo consente, se la persona rispetta l'eventuale restrizione a un gruppo, se ha una delle mansioni richieste dal turno e se non è già impegnata in un turno contemporaneo. È pensato per chi si presenta in sede senza essersi prenotato; se non volete che accada, è un'impostazione del calendario.

A valle. Chiudendo l'uscita, la disponibilità collegata viene marcata come certificata: è così che le ore diventano ore vere per le statistiche, i rendiconti e l'eventuale gestionale collegato. Una timbratura senza uscita non produce ore.

I solleciti automatici

Con il modulo attivo AppToMe manda due promemoria, senza che dobbiate impostare nulla:

• entrata mancante — al volontario che ha un turno iniziato e non ha timbrato;
• uscita mancante — a chi ha un'entrata ancora aperta pochi minuti dopo la fine dell'attività.

Due cose da sapere quando qualcuno vi dice «non mi è arrivato niente»: i promemoria partono da un controllo periodico, quindi non sono istantanei, e ogni sollecito è inviato una volta sola. Non esiste un secondo giro: le uscite dimenticate le intercettate voi dalla scheda Timbrature.

Luoghi di timbratura

La configurazione si apre dalla sezione Timbrature con l'ingranaggio in alto a destra: le schede diventano Impostazioni generali timbrature e Luoghi timbrature.

Nella scheda Luoghi timbrature definisci i posti da cui si può timbrare.

Campo	Tipo	Cosa fa
Nome	testo, obbligatorio	come il luogo compare nelle timbrature e nei calendari
Latitudine	numero, obbligatorio	coordinata del punto
Longitudine	numero, obbligatorio	coordinata del punto
Raggio	numero, obbligatorio	metri entro cui una timbratura è riconosciuta come fatta lì

Il raggio va scelto con la testa: troppo stretto e chi timbra dal parcheggio risulta Sconosciuto, troppo largo e si timbra dal bar di fronte. Un centinaio di metri è un punto di partenza ragionevole, da correggere sul campo.

Impostazioni generali

Nella scheda Impostazioni generali timbrature stanno le due regole valide per tutta l'organizzazione.

Campo	Tipo	Cosa fa
Tolleranza di prossimità predefinita (metri)	numero	il raggio usato quando un luogo non ne indica uno proprio
Permetti di effettuare timbrature senza restrizioni sul luogo	sì/no	consente di timbrare da qualsiasi posizione, anche lontano dai luoghi registrati

Warning

Con Permetti di effettuare timbrature senza restrizioni sul luogo attivo la posizione non viene più controllata: le timbrature arrivano comunque, ma il luogo diventa un'informazione dichiarata, non verificata.

Il calendario può inoltre richiedere che la timbratura avvenga in un luogo verificato e ammettere una tolleranza in anticipo rispetto all'inizio del turno: sono impostazioni del calendario, vedi Calendari.

Controllare le timbrature

Nella scheda Timbrature trovi tutte le registrazioni nell'intervallo di date scelto, con Entrata, Luogo entrata, Uscita, Luogo uscita, Manuale, Persone e Attività. Puoi filtrare per persona e per luogo, cercare ed esportare.

Le cose da guardare:

• uscite mancanti — chi ha timbrato l'entrata e non l'uscita; le ore non si chiudono e non finiscono nei conteggi. Il volontario è stato avvisato una volta sola, quindi la seconda rete siete voi: guardatele una volta a settimana, non a fine anno;
• luoghi sconosciuti — timbrature fuori dai luoghi configurati: o la persona era altrove, o il raggio è troppo stretto;
• timbrature manuali — quelle inserite da voi: vanno bene come eccezione, non come abitudine.

Correggere una timbratura

Apri la riga e sistemala. Una timbratura corretta a mano resta segnata come Manuale: è una traccia voluta, serve a distinguere il dato rilevato da quello ricostruito.

La correzione rifà anche il riconoscimento del turno, usando la data e l'ora che avete scritto voi — non il momento in cui state correggendo. Sistemando una timbratura di ieri, quindi, AppToMe cerca il turno o la lezione di ieri in quell'orario, con le stesse regole del riconoscimento automatico (luogo compreso, dove è richiesto).

Se nonostante la correzione la timbratura resta senza turno, il motivo è quasi sempre uno di quelli del riconoscimento: in quell'orario la persona non aveva una disponibilità utile, oppure il luogo non corrisponde. In quel caso le ore si sistemano intervenendo sulla disponibilità della persona su quel turno.

Campi di una timbratura

Campo	Tipo	Cosa fa
Persona	scelta, obbligatorio	chi ha timbrato
Data inizio / Orario inizio	data e ora, obbligatori	l'entrata
Data fine / Orario fine	data e ora, obbligatori	l'uscita. È qui che si chiude una timbratura rimasta aperta
Luogo	scelta	il luogo registrato dell'entrata
Nome luogo	testo	descrizione libera del posto, quando non è uno dei luoghi registrati
Luogo di chiusura	scelta	il luogo registrato dell'uscita
Nome luogo chiusura	testo	descrizione libera del posto di uscita
Attività	testo	cosa è stato fatto in quelle ore

Warning

Le ore delle timbrature finiscono nelle statistiche e nei rendiconti delle persone. Correggi ciò che è oggettivamente sbagliato, non ciò che è scomodo, e lascia una nota quando il caso non è ovvio.

Report

La scheda Report timbrature riassume le ore per persona nel periodo scelto, in classifica. È la vista da usare per i rendiconti; da lì si esporta.

I filtri del report:

Campo	Tipo	Cosa fa
Persone	scelta multipla	limita il conteggio alle persone scelte. Vuoto = tutte
Luoghi	scelta multipla	conta solo le timbrature fatte nei luoghi scelti
Dal / Al	date	il periodo su cui sommare le ore