Timbrature

Info

Disponibile solo se l'organizzazione usa il modulo Timbrature. Serve il permesso di visualizzare le timbrature; per correggerle, quello di gestirle.

Le timbrature registrano la presenza effettiva. Il tuo lavoro è configurare i luoghi, controllare quello che arriva e correggere gli errori.

Come funziona il riconoscimento

Prima di configurare conviene sapere cosa fa l'app con quello che configurate. Una timbratura arriva con tre dati — posizione, precisione della posizione, persona — e AppToMe ne ricava luogo, attività ed entrata/uscita da sé.

Entrata o uscita. Non è una scelta del volontario: se esiste una sua timbratura aperta da meno di 24 ore, la timbrata successiva la chiude; altrimenti è una nuova entrata. Un'entrata dimenticata viene quindi chiusa dalla prima timbrata utile solo entro 24 ore, e la durata registrata è sbagliata; dopo, la timbrata successiva apre una nuova entrata e quella dimenticata resta aperta. In tutti e due i casi va corretta a mano.

Il luogo. Valgono i luoghi di timbratura e, in più, il luogo di un turno o di una lezione che la persona ha in quel momento — il luogo del calendario, la destinazione del turno, il luogo del corso o della lezione: così l'aggancio al turno funziona anche se quell'indirizzo non è un luogo di timbratura. L'app prende il luogo più vicino e lo accetta se la distanza è inferiore al raggio del luogo sommato all'errore del GPS, ma l'errore conta al massimo 50 metri: oltre, non allarga più niente, e una posizione molto imprecisa (un iPhone con la posizione esatta spenta, un browser dal computer) può far rifiutare l'entrata.

Fuori da ogni luogo, con il vincolo di luogo attivo l'entrata viene rifiutata con il messaggio «Non sei in un luogo in cui puoi timbrare»; se avete tolto il vincolo, viene registrato l'indirizzo rilevato. L'uscita non viene mai bloccata: si registra con il nome del luogo se la persona è dentro uno, altrimenti con l'indirizzo rilevato.

L'attività. Trovato il luogo, l'app cerca a cosa attribuire le ore, in quest'ordine:

1. una disponibilità approvata della persona su un turno in corso in quel luogo (con la tolleranza in anticipo del calendario); se più turni sono in corso, vince quello iniziato prima;
2. una lezione di un corso a cui la persona è iscritta, con le stesse regole; se il corso lo prevede, la timbratura vale anche come presenza alla lezione;
3. un turno scoperto che la persona può coprire — solo sui calendari che hanno attivo l'inserimento automatico della disponibilità da timbratura.

Il terzo passaggio è quello che sorprende: l'app iscrive la persona al turno senza che nessuno l'abbia prenotata. Lo fa solo se il calendario lo consente, se la persona rispetta l'eventuale restrizione a un gruppo, se ha una delle mansioni richieste dal turno e se non è già impegnata in un turno contemporaneo. È pensato per chi si presenta in sede senza essersi prenotato; se non volete che accada, è un'impostazione del calendario.

A valle. Chiudendo l'uscita, la disponibilità collegata viene marcata come certificata: è così che le ore diventano ore vere per le statistiche, i rendiconti e l'eventuale gestionale collegato. Una timbratura senza uscita non produce ore.

I solleciti automatici

Con il modulo attivo AppToMe manda due promemoria, senza che dobbiate impostare nulla:

• entrata mancante — al volontario che ha un turno iniziato e non ha timbrato;
• uscita mancante — a chi ha un'entrata ancora aperta pochi minuti dopo la fine dell'attività.

Se avete riservato la timbratura ai dipendenti (vedi Impostazioni generali), i solleciti partono solo verso di loro: chi non può timbrare non viene invitato a farlo.

Due cose da sapere quando qualcuno vi dice «non mi è arrivato niente»: i promemoria partono da un controllo periodico, quindi non sono istantanei, e ogni sollecito è inviato una volta sola. Non esiste un secondo giro: le uscite dimenticate le intercettate voi dalla scheda Timbrature.

Luoghi di timbratura

La configurazione si apre dalla sezione Timbrature con l'ingranaggio in alto a destra: le schede diventano Impostazioni generali timbrature e Luoghi timbrature.

Un luogo è un indirizzo con le sue coordinate. Nasce in due modi: lo create voi nella scheda Luoghi timbrature, oppure si crea da solo ogni volta che qualcuno sceglie un indirizzo fra i suggerimenti di un modulo — il luogo di un calendario, la destinazione di un turno, un corso, i campi aggiuntivi di un'attività. Solo i luoghi con Valido per timbrare sono luoghi di timbratura: la casella è attiva di default per quelli creati dalla scheda, spenta per gli indirizzi arrivati dagli altri moduli.

Campo	Tipo	Cosa fa
Nome	testo, obbligatorio	come il luogo compare nelle timbrature e nei calendari
Latitudine	numero, obbligatorio	coordinata del punto
Longitudine	numero, obbligatorio	coordinata del punto
Raggio	numero, obbligatorio	metri entro cui una timbratura è riconosciuta come fatta lì
Valido per timbrare	sì/no	se da qui si può timbrare. Spenta, il luogo resta come indirizzo di calendari, corsi e attività, ma non vale più per timbrare

La scheda si apre con il filtro della colonna Valido per timbrare su Sì, quindi mostra solo i luoghi di timbratura. Da Filtra portalo su No per vedere gli indirizzi nati da calendari, corsi e attività, o svuotalo per vederli tutti; apri un luogo e spunta la casella per renderlo valido, toglila per escluderlo senza cancellarlo. La colonna Ultima timbratura dice quando qualcuno ha timbrato lì l'ultima volta, in entrata o in uscita: è il dato da guardare per decidere quali luoghi spegnere. Ogni colonna si ordina toccandone il titolo: un tocco in ordine crescente, il secondo decrescente, il terzo torna all'ordine alfabetico; i luoghi mai usati restano in fondo in entrambi i versi.

Elimina funziona solo sui luoghi non usati da nessuna parte — calendari, destinazioni, corsi, lezioni, timbrature, campi aggiuntivi. Un luogo in uso non si può eliminare: se non deve più valere per timbrare, togli la spunta.

Warning

Con l'arrivo di Valido per timbrare sono rimasti validi solo i luoghi in cui era stata fatta almeno una timbratura: quelli configurati in cui nessuno aveva ancora timbrato sono stati spenti. Se un luogo che vi serve non compare più, da Filtra porta Valido per timbrare su No, aprilo e spunta la casella.

Il raggio va scelto con la testa: troppo stretto e chi timbra dal parcheggio si vede rifiutare l'entrata, troppo largo e si timbra dal bar di fronte. Un centinaio di metri è un punto di partenza ragionevole, da correggere sul campo.

Impostazioni generali

Nella scheda Impostazioni generali timbrature stanno le regole valide per tutta l'organizzazione.

Campo	Tipo	Cosa fa
Tolleranza di prossimità predefinita (metri)	numero	il raggio usato quando un luogo non ne indica uno proprio
Permetti di effettuare timbrature senza restrizioni sul luogo	sì/no	consente di timbrare da qualsiasi posizione, anche lontano dai luoghi registrati
Timbratura riservata ai dipendenti	sì/no	solo i dipendenti timbrano: gli altri non vedono il pulsante e non ricevono i solleciti

Warning

Con Permetti di effettuare timbrature senza restrizioni sul luogo attivo la posizione non viene più controllata: le timbrature arrivano comunque, ma il luogo diventa un'informazione dichiarata, non verificata.

Info

Timbratura riservata ai dipendenti guarda il ruolo della persona in anagrafica. Con l'opzione attiva il volontario non vede più il pulsante del timbro nella Dashboard e non riceve i promemoria di entrata e uscita; le timbrature che inserite voi a mano restano possibili per chiunque.

Il calendario può inoltre richiedere che la timbratura avvenga in un luogo verificato e ammettere una tolleranza in anticipo rispetto all'inizio del turno: sono impostazioni del calendario, vedi Calendari.

Controllare le timbrature

Nella scheda Timbrature trovi tutte le registrazioni nell'intervallo di date scelto, con Entrata, Luogo entrata, Uscita, Luogo uscita, Manuale, Persone e Attività. Puoi filtrare per persona e per luogo, cercare ed esportare.

Il filtro Solo timbrature aperte tiene le righe con l'entrata e senza l'uscita; sul telefono, dove le colonne si accorpano, quelle righe portano l'etichetta Uscita mancante, così non si confondono con le complete.

Le cose da guardare:

• uscite mancanti — chi ha timbrato l'entrata e non l'uscita; le ore non si chiudono e non finiscono nei conteggi. Il volontario è stato avvisato una volta sola, quindi la seconda rete siete voi: guardatele una volta a settimana, non a fine anno;
• indirizzi al posto dei luoghi — timbrature fuori dai luoghi di timbratura, registrate con l'indirizzo rilevato: o la persona era altrove, o il raggio è troppo stretto;
• timbrature manuali — quelle inserite da voi: vanno bene come eccezione, non come abitudine.

Correggere una timbratura

Apri la riga e sistemala. Una timbratura corretta a mano resta segnata come Manuale: è una traccia voluta, serve a distinguere il dato rilevato da quello ricostruito.

La correzione rifà anche il riconoscimento del turno, usando la data e l'ora che avete scritto voi — non il momento in cui state correggendo. Sistemando una timbratura di ieri, quindi, AppToMe cerca il turno o la lezione di ieri in quell'orario, con le stesse regole del riconoscimento automatico (luogo compreso, dove è richiesto).

Se nonostante la correzione la timbratura resta senza turno, il motivo è quasi sempre uno di quelli del riconoscimento: in quell'orario la persona non aveva una disponibilità utile, oppure il luogo non corrisponde. In quel caso le ore si sistemano intervenendo sulla disponibilità della persona su quel turno.

Inserire una timbratura a mano

Quando qualcuno ha dimenticato di timbrare del tutto, la timbratura la scrivete voi: dalla scheda Timbrature, il pulsante + in basso a destra apre Nuova timbratura. I campi sono quelli della tabella qui sotto.

La timbratura inserita così nasce già segnata come Manuale, e vale come una timbrata vera: cerca il turno o la lezione all'orario che avete scritto e, se lo trova, certifica le ore.

Serve il permesso di gestire le timbrature: chi può solo visualizzarle non vede il pulsante.

Eliminare una timbratura

Aprendo la riga, il superutente trova anche Elimina, con una richiesta di conferma. È l'unico ruolo che può farlo.

Elimina solo quello che non doveva esistere — una doppia timbrata, una prova. Le ore spariscono dai conteggi e dai rendiconti, e non si recuperano: se la timbratura è sbagliata ma reale, correggila invece di cancellarla, così resta la traccia.

Info

Su una timbratura già passata al gestionale collegato il comando Elimina non compare: là fuori quelle ore sono già state registrate. Vedi Odoo.

Campi di una timbratura

Campo	Tipo	Cosa fa
Persona	scelta, obbligatorio	chi ha timbrato
Data inizio / Orario inizio	data e ora, obbligatori	l'entrata
Data fine / Orario fine	data e ora, obbligatori	l'uscita. È qui che si chiude una timbratura rimasta aperta
Luogo	scelta	il luogo registrato dell'entrata
Nome luogo	testo	descrizione libera del posto, quando non è uno dei luoghi registrati
Luogo di chiusura	scelta	il luogo registrato dell'uscita
Nome luogo chiusura	testo	descrizione libera del posto di uscita
Attività	testo	cosa è stato fatto in quelle ore

Warning

Le ore delle timbrature finiscono nelle statistiche e nei rendiconti delle persone. Correggi ciò che è oggettivamente sbagliato, non ciò che è scomodo, e lascia una nota quando il caso non è ovvio.

Report

La scheda Report timbrature riassume le ore per persona nel periodo scelto, in classifica. È la vista da usare per i rendiconti; da lì si esporta.

I filtri del report:

Campo	Tipo	Cosa fa
Persone	scelta multipla	limita il conteggio alle persone scelte. Vuoto = tutte
Luoghi	scelta multipla	conta solo le timbrature fatte nei luoghi scelti
Intervallo	date	il periodo su cui sommare le ore. Si apre dal pulsante con il calendario