Stempelungen

Info

Nur verfügbar, wenn die Organisation das Modul Stempelungen verwendet. Es braucht die Berechtigung, Anwesenheiten anzuzeigen; zum Korrigieren die, sie zu verwalten.

Stempelungen erfassen die tatsächliche Anwesenheit. Eure Aufgabe ist es, die Orte zu konfigurieren, das Eingehende zu prüfen und Fehler zu korrigieren.

Wie die Erkennung funktioniert

Vor dem Konfigurieren lohnt es sich zu wissen, was die App mit dem macht, was ihr konfiguriert. Eine Stempelung kommt mit drei Angaben an — Position, Genauigkeit der Position, Person — und AppToMe leitet daraus Ort, Aufgabe und Eintritt/Austritt selbst ab.

Eintritt oder Austritt. Das ist keine Wahl der freiwilligen Person: Gibt es eine vor weniger als 24 Stunden geöffnete Stempelung von ihr, schließt sie die nächste; sonst ist es ein neuer Eintritt. Ein vergessener Eintritt wird also nur innerhalb von 24 Stunden von der ersten passenden Stempelung geschlossen, und die erfasste Dauer ist falsch; danach öffnet die nächste Stempelung einen neuen Eintritt, und der vergessene bleibt offen. In beiden Fällen muss er von Hand korrigiert werden.

Der Ort. Es zählen die Stempelorte und zusätzlich der Ort einer Schicht oder Unterrichtsstunde, die die Person gerade hat — der Ort des Kalenders, das Ziel der Schicht, der Ort des Kurses oder der Stunde: So klappt die Zuordnung zur Schicht auch, wenn diese Adresse kein Stempelort ist. Die App nimmt den nächstgelegenen Ort und akzeptiert ihn, wenn die Entfernung kleiner ist als der Radius des Ortes plus der GPS-Fehler, doch der Fehler zählt höchstens 50 Meter: Darüber hinaus erweitert er nichts mehr, und eine sehr ungenaue Position (ein iPhone mit ausgeschaltetem genauen Standort, ein Browser am Computer) kann dazu führen, dass der Eintritt abgelehnt wird.

Außerhalb aller Orte wird bei aktiver Ortsbindung der Eintritt mit der Meldung „Du befindest dich nicht an einem Ort, an dem du stempeln kannst“ abgelehnt; habt ihr die Ortsbindung aufgehoben, wird die erkannte Adresse erfasst. Der Austritt wird nie blockiert: Er wird mit dem Namen des Ortes erfasst, wenn die Person sich in einem befindet, sonst mit der erkannten Adresse.

Die Aufgabe. Ist der Ort gefunden, sucht die App, wem sie die Stunden zuordnet, in dieser Reihenfolge:

1. eine bestätigte Verfügbarkeit der Person in einer laufenden Schicht an diesem Ort (mit der Vorlauftoleranz des Kalenders); laufen mehrere Schichten, gewinnt die, die zuerst begonnen hat;
2. eine Unterrichtsstunde eines Kurses, für den die Person angemeldet ist, mit denselben Regeln; sieht der Kurs es vor, gilt die Stempelung auch als Anwesenheit in der Stunde;
3. eine unbesetzte Schicht, die die Person übernehmen kann — nur in Kalendern, in denen das automatische Anlegen der Verfügbarkeit per Stempelung aktiv ist.

Der dritte Schritt ist der überraschende: Die App trägt die Person in die Schicht ein, ohne dass jemand sie gebucht hätte. Sie tut das nur, wenn der Kalender es zulässt, wenn die Person eine etwaige Gruppenbeschränkung erfüllt, wenn sie eine der verlangten Funktionen hat und wenn sie nicht schon in einer gleichzeitigen Schicht eingeteilt ist. Gedacht ist es für alle, die ohne Anmeldung im Sitz erscheinen; wollt ihr das nicht, ist es eine Einstellung des Kalenders.

Danach. Mit dem Schließen des Austritts wird die verknüpfte Verfügbarkeit als bestätigt markiert: So werden die Stunden zu echten Stunden für die Statistiken, die Abrechnungen und eine eventuell angebundene Verwaltungssoftware. Eine Stempelung ohne Austritt erzeugt keine Stunden.

Die automatischen Erinnerungen

Bei aktivem Modul sendet AppToMe zwei Erinnerungen, ohne dass ihr etwas einstellen müsst:

• fehlender Eintritt — an die freiwillige Person, deren Schicht begonnen hat und die nicht gestempelt hat;
• fehlender Austritt — an alle mit noch offenem Eintritt, wenige Minuten nach dem Ende der Aufgabe.

Wenn ihr die Stempelung den Angestellten vorbehalten habt (siehe Allgemeine Einstellungen), gehen die Erinnerungen nur an sie: Wer nicht stempeln kann, wird auch nicht dazu aufgefordert.

Zwei Dinge, wenn jemand sagt „bei mir ist nichts angekommen“: Die Erinnerungen stammen aus einer periodischen Prüfung, sind also nicht sofortig, und jede Erinnerung wird nur einmal gesendet. Eine zweite Runde gibt es nicht: Die vergessenen Austritte fangt ihr selbst im Reiter Stempelungen ab.

Stempelorte

Die Konfiguration öffnet sich im Bereich Stempelungen über das Zahnrad oben rechts: Die Reiter werden zu Allgemeine Stempelungseinstellungen und Stempelorte.

Ein Ort ist eine Adresse mit ihren Koordinaten. Er entsteht auf zwei Wegen: Ihr legt ihn im Reiter Stempelorte an, oder er entsteht von selbst, sobald jemand in einem Formular eine Adresse aus den Vorschlägen wählt — den Ort eines Kalenders, das Ziel einer Schicht, einen Kurs, die Zusatzfelder einer Aufgabe. Nur Orte mit Gültig zum Stempeln sind Stempelorte: Das Kästchen ist bei den im Reiter angelegten Orten standardmäßig an, bei den Adressen aus den anderen Formularen aus.

Feld	Typ	Was es bewirkt
Name	Text, Pflicht	wie der Ort in den Stempelungen und Kalendern erscheint
Breitengrad	Zahl, Pflicht	Koordinate des Punktes
Längengrad	Zahl, Pflicht	Koordinate des Punktes
Bereich	Zahl, Pflicht	Meter, innerhalb derer eine Stempelung als dort erfolgt erkannt wird
Gültig zum Stempeln	ja/nein	ob von hier aus gestempelt werden kann. Ist es aus, bleibt der Ort Adresse von Kalendern, Kursen und Aufgaben, zählt aber nicht mehr zum Stempeln

Der Reiter öffnet sich mit dem Filter der Spalte Gültig zum Stempeln auf Ja und zeigt daher nur die Stempelorte. Stellt ihn über Filtern auf Nein, um die aus Kalendern, Kursen und Aktivitäten entstandenen Adressen zu sehen, oder leert ihn, um alle zu sehen; öffnet einen Ort und hakt das Kästchen an, um ihn gültig zu machen, entfernt den Haken, um ihn auszuschließen, ohne ihn zu löschen. Die Spalte Letzte Stempelung zeigt, wann dort zuletzt jemand gestempelt hat, Eintritt oder Austritt: Das ist der Wert, nach dem ihr entscheidet, welche Orte ihr abschaltet. Jede Spalte lässt sich durch Tippen auf ihren Titel sortieren: einmal aufsteigend, zweimal absteigend, beim dritten Mal zurück zur alphabetischen Reihenfolge; nie genutzte Orte bleiben in beiden Richtungen unten.

Löschen funktioniert nur bei Orten, die nirgends verwendet werden — Kalender, Ziele, Kurse, Unterrichtsstunden, Stempelungen, Zusatzfelder. Ein verwendeter Ort lässt sich nicht löschen: Soll er nicht mehr zum Stempeln zählen, entferne den Haken.

Warning

Mit der Einführung von Gültig zum Stempeln sind nur die Orte gültig geblieben, an denen mindestens einmal gestempelt worden war: Konfigurierte Orte, an denen noch niemand gestempelt hatte, wurden abgeschaltet. Fehlt ein Ort, den ihr braucht, stellt Gültig zum Stempeln über Filtern auf Nein, öffnet ihn und hakt das Kästchen an.

Der Radius will mit Bedacht gewählt sein: zu eng, und wer vom Parkplatz stempelt, bekommt den Eintritt abgelehnt; zu weit, und man stempelt aus der Bar gegenüber. Rund hundert Meter sind ein vernünftiger Ausgangspunkt, im Feld nachzujustieren.

Allgemeine Einstellungen

Im Reiter Allgemeine Stempelungseinstellungen stehen die Regeln, die für die ganze Organisation gelten.

Feld	Typ	Was es bewirkt
Standardtoleranz für die Ortsnähe (Meter)	Zahl	der Radius, der gilt, wenn ein Ort keinen eigenen angibt
Stempelungen ohne Ortsbeschränkung zulassen	ja/nein	erlaubt das Stempeln von jeder Position, auch fern der erfassten Orte
Stempelung nur für Angestellte	ja/nein	nur Angestellte stempeln: Die anderen sehen die Schaltfläche nicht und erhalten keine Erinnerungen

Warning

Mit aktivem Stempelungen ohne Ortsbeschränkung zulassen wird die Position nicht mehr geprüft: Die Stempelungen kommen trotzdem an, aber der Ort wird zu einer angegebenen, nicht geprüften Information.

Info

Stempelung nur für Angestellte richtet sich nach der Rolle der Person in den Stammdaten. Bei aktiver Option sieht die freiwillige Person die Stempel-Schaltfläche im Dashboard nicht mehr und erhält keine Erinnerungen zu Eintritt und Austritt; die von euch von Hand erfassten Stempelungen bleiben für alle möglich.

Der Kalender kann außerdem verlangen, dass die Stempelung an einem geprüften Ort erfolgt, und eine Vorlauftoleranz vor Schichtbeginn zulassen: Das sind Kalendereinstellungen, siehe Kalender.

Die Stempelungen prüfen

Im Reiter Stempelungen findest du alle Erfassungen im gewählten Zeitraum, mit Eintritt, Ort beim Eintritt, Austritt, Ort beim Austritt, Manuell, Personen und Aufgabe. Du kannst nach Person und Ort filtern, suchen und exportieren.

Der Filter Nur offene Stempelungen behält die Zeilen mit Eintritt und ohne Austritt; auf dem Telefon, wo die Spalten zusammenrücken, tragen diese Zeilen die Beschriftung Fehlender Ausgang, damit sie nicht mit vollständigen verwechselt werden.

Worauf zu achten ist:

• fehlende Austritte — wer den Eintritt und nicht den Austritt gestempelt hat; die Stunden schließen nicht und landen nicht in den Zählungen. Die freiwillige Person wurde nur einmal erinnert, das zweite Netz seid also ihr: Schaut einmal pro Woche hin, nicht am Jahresende;
• Adressen statt Orte — Stempelungen außerhalb der Stempelorte, mit der erkannten Adresse erfasst: Entweder war die Person woanders, oder der Radius ist zu eng;
• manuelle Stempelungen — die von euch eingetragenen: als Ausnahme in Ordnung, nicht als Gewohnheit.

Eine Stempelung korrigieren

Öffne die Zeile und korrigiere sie. Eine von Hand korrigierte Stempelung bleibt als Manuell gekennzeichnet: eine gewollte Spur, die den erfassten Wert vom rekonstruierten unterscheidet.

Die Korrektur wiederholt auch die Schichterkennung, mit dem Datum und der Uhrzeit, die ihr eingetragen habt — nicht dem Moment der Korrektur. Korrigiert ihr eine Stempelung von gestern, sucht AppToMe also die Schicht oder Stunde von gestern zu dieser Zeit, mit denselben Regeln wie die automatische Erkennung (Ort inklusive, wo er verlangt ist).

Bleibt die Stempelung trotz Korrektur ohne Schicht, liegt es fast immer an einem Grund aus der Erkennung: Zu dieser Zeit hatte die Person keine passende Verfügbarkeit, oder der Ort stimmt nicht. Dann bringt man die Stunden über die Verfügbarkeit der Person in dieser Schicht in Ordnung.

Eine Stempelung von Hand eintragen

Hat jemand das Stempeln ganz vergessen, tragt ihr die Stempelung selbst ein: im Reiter Stempelungen öffnet die Schaltfläche + unten rechts Neue Stempelung. Die Felder sind die der Tabelle hier unten.

Eine so eingetragene Stempelung ist von Anfang an als Manuell gekennzeichnet und zählt wie eine echte: Sie sucht die Schicht oder die Stunde zu der Zeit, die ihr eingetragen habt, und bestätigt die Stunden, wenn sie sie findet.

Es braucht die Berechtigung, Anwesenheiten zu verwalten: Wer sie nur anzeigen darf, sieht die Schaltfläche nicht.

Eine Stempelung löschen

Beim Öffnen der Zeile findet der Superuser auch Löschen, mit einer Bestätigungsabfrage. Er ist die einzige Rolle, die das darf.

Löscht nur, was es nicht geben dürfte — eine doppelte Stempelung, einen Test. Die Stunden verschwinden aus den Zählungen und den Abrechnungen und kommen nicht zurück: Ist die Stempelung falsch, aber echt, korrigiert sie, statt sie zu löschen, dann bleibt die Spur erhalten.

Info

Bei einer schon an das angebundene Verwaltungssystem übergebenen Stempelung erscheint der Befehl Löschen nicht: Dort draußen sind diese Stunden bereits erfasst. Siehe Odoo.

Felder einer Stempelung

Feld	Typ	Was es bewirkt
Person	Auswahl, Pflicht	wer gestempelt hat
Startdatum / Startzeit	Datum und Uhrzeit, Pflicht	der Eintritt
Enddatum / Endzeit	Datum und Uhrzeit, Pflicht	der Austritt. Hier wird eine offen gebliebene Stempelung geschlossen
Ort	Auswahl	der erfasste Ort des Eintritts
Ortsname	Text	freie Beschreibung des Ortes, wenn es keiner der erfassten ist
Ort beim Ende	Auswahl	der erfasste Ort des Austritts
Name des Orts beim Ende	Text	freie Beschreibung des Austrittsortes
Aufgabe	Text	was in diesen Stunden getan wurde

Warning

Die Stunden der Stempelungen landen in den Statistiken und Abrechnungen der Personen. Korrigiert, was objektiv falsch ist, nicht was unbequem ist, und hinterlasst eine Notiz, wenn der Fall nicht eindeutig ist.

Bericht

Der Reiter Stempelungsbericht fasst die Stunden je Person im gewählten Zeitraum als Rangliste zusammen. Das ist die Ansicht für Abrechnungen; von dort wird exportiert.

Die Filter des Berichts:

Feld	Typ	Was es bewirkt
Personen	Mehrfachauswahl	begrenzt die Zählung auf die gewählten Personen. Leer = alle
Orte	Mehrfachauswahl	zählt nur die an den gewählten Orten gemachten Stempelungen
Zeitraum	Daten	der Zeitraum, über den die Stunden summiert werden. Er öffnet sich über die Schaltfläche mit dem Kalender