Stempelungen

Info

Nur verfügbar, wenn die Organisation das Modul Stempelungen verwendet. Es braucht die Berechtigung, Anwesenheiten anzuzeigen; zum Korrigieren die, sie zu verwalten.

Stempelungen erfassen die tatsächliche Anwesenheit. Eure Aufgabe ist es, die Orte zu konfigurieren, das Eingehende zu prüfen und Fehler zu korrigieren.

Wie die Erkennung funktioniert

Vor dem Konfigurieren lohnt es sich zu wissen, was die App mit dem macht, was ihr konfiguriert. Eine Stempelung kommt mit drei Angaben an — Position, Genauigkeit der Position, Person — und AppToMe leitet daraus Ort, Aufgabe und Eintritt/Austritt selbst ab.

Eintritt oder Austritt. Das ist keine Wahl der freiwilligen Person: Gibt es eine offene Stempelung von ihr, schließt sie die nächste; sonst ist es ein neuer Eintritt. Es gibt keine Zeitgrenze — eine Schicht kann mehrere Tage dauern — daher bleibt ein vergessener Eintritt offen und wird von der ersten passenden Stempelung geschlossen, auch Tage später: Dann ist die erfasste Dauer falsch und muss von Hand korrigiert werden.

Der Ort. Die App nimmt den nächstgelegenen erfassten Ort und akzeptiert ihn, wenn die Entfernung kleiner ist als der Radius des Ortes plus der GPS-Fehler. Die Genauigkeit des Telefons erweitert die Toleranz, sie verengt sie nicht: Ein schlechtes GPS lässt die Stempelung nicht scheitern, es ordnet sie eher dem falschen Ort zu, wenn zwei Orte nah beieinander liegen. Gibt es keinen passenden Ort, ist die Stempelung Unbekannt — es sei denn, ihr habt die Ortsbindung aufgehoben, dann wird die erkannte Adresse erfasst.

Die Aufgabe. Ist der Ort gefunden, sucht die App, wem sie die Stunden zuordnet, in dieser Reihenfolge:

1. eine bestätigte Verfügbarkeit der Person in einer laufenden Schicht an diesem Ort (mit der Vorlauftoleranz des Kalenders); laufen mehrere Schichten, gewinnt die, die zuerst begonnen hat;
2. eine Unterrichtsstunde eines Kurses, für den die Person angemeldet ist, mit denselben Regeln; sieht der Kurs es vor, gilt die Stempelung auch als Anwesenheit in der Stunde;
3. eine unbesetzte Schicht, die die Person übernehmen kann — nur in Kalendern, in denen das automatische Anlegen der Verfügbarkeit per Stempelung aktiv ist.

Der dritte Schritt ist der überraschende: Die App trägt die Person in die Schicht ein, ohne dass jemand sie gebucht hätte. Sie tut das nur, wenn der Kalender es zulässt, wenn die Person eine etwaige Gruppenbeschränkung erfüllt, wenn sie eine der verlangten Funktionen hat und wenn sie nicht schon in einer gleichzeitigen Schicht eingeteilt ist. Gedacht ist es für alle, die ohne Anmeldung im Sitz erscheinen; wollt ihr das nicht, ist es eine Einstellung des Kalenders.

Danach. Mit dem Schließen des Austritts wird die verknüpfte Verfügbarkeit als bestätigt markiert: So werden die Stunden zu echten Stunden für die Statistiken, die Abrechnungen und eine eventuell angebundene Verwaltungssoftware. Eine Stempelung ohne Austritt erzeugt keine Stunden.

Die automatischen Erinnerungen

Bei aktivem Modul sendet AppToMe zwei Erinnerungen, ohne dass ihr etwas einstellen müsst:

• fehlender Eintritt — an die freiwillige Person, deren Schicht begonnen hat und die nicht gestempelt hat;
• fehlender Austritt — an alle mit noch offenem Eintritt, wenige Minuten nach dem Ende der Aufgabe.

Zwei Dinge, wenn jemand sagt „bei mir ist nichts angekommen“: Die Erinnerungen stammen aus einer periodischen Prüfung, sind also nicht sofortig, und jede Erinnerung wird nur einmal gesendet. Eine zweite Runde gibt es nicht: Die vergessenen Austritte fangt ihr selbst im Reiter Stempelungen ab.

Stempelorte

Die Konfiguration öffnet sich im Bereich Stempelungen über das Zahnrad oben rechts: Die Reiter werden zu Allgemeine Stempelungseinstellungen und Stempelorte.

Im Reiter Stempelorte legst du die Orte fest, von denen aus gestempelt werden kann.

Feld	Typ	Was es bewirkt
Name	Text, Pflicht	wie der Ort in den Stempelungen und Kalendern erscheint
Breitengrad	Zahl, Pflicht	Koordinate des Punktes
Längengrad	Zahl, Pflicht	Koordinate des Punktes
Radius	Zahl, Pflicht	Meter, innerhalb derer eine Stempelung als dort erfolgt erkannt wird

Der Radius will mit Bedacht gewählt sein: zu eng, und wer vom Parkplatz stempelt, erscheint als Unbekannt; zu weit, und man stempelt aus der Bar gegenüber. Rund hundert Meter sind ein vernünftiger Ausgangspunkt, im Feld nachzujustieren.

Allgemeine Einstellungen

Im Reiter Allgemeine Stempelungseinstellungen stehen die beiden Regeln, die für die ganze Organisation gelten.

Feld	Typ	Was es bewirkt
Standard-Näherungstoleranz (Meter)	Zahl	der Radius, der gilt, wenn ein Ort keinen eigenen angibt
Stempelungen ohne Ortsbeschränkung erlauben	ja/nein	erlaubt das Stempeln von jeder Position, auch fern der erfassten Orte

Warning

Mit aktivem Stempelungen ohne Ortsbeschränkung erlauben wird die Position nicht mehr geprüft: Die Stempelungen kommen trotzdem an, aber der Ort wird zu einer angegebenen, nicht geprüften Information.

Der Kalender kann außerdem verlangen, dass die Stempelung an einem geprüften Ort erfolgt, und eine Vorlauftoleranz vor Schichtbeginn zulassen: Das sind Kalendereinstellungen, siehe Kalender.

Die Stempelungen prüfen

Im Reiter Stempelungen findest du alle Erfassungen im gewählten Zeitraum, mit Eintritt, Ort beim Eintritt, Austritt, Ort beim Austritt, Manuell, Personen und Aufgabe. Du kannst nach Person und Ort filtern, suchen und exportieren.

Worauf zu achten ist:

• fehlende Austritte — wer den Eintritt und nicht den Austritt gestempelt hat; die Stunden schließen nicht und landen nicht in den Zählungen. Die freiwillige Person wurde nur einmal erinnert, das zweite Netz seid also ihr: Schaut einmal pro Woche hin, nicht am Jahresende;
• unbekannte Orte — Stempelungen außerhalb der konfigurierten Orte: Entweder war die Person woanders, oder der Radius ist zu eng;
• manuelle Stempelungen — die von euch eingetragenen: als Ausnahme in Ordnung, nicht als Gewohnheit.

Eine Stempelung korrigieren

Öffne die Zeile und korrigiere sie. Eine von Hand korrigierte Stempelung bleibt als Manuell gekennzeichnet: eine gewollte Spur, die den erfassten Wert vom rekonstruierten unterscheidet.

Die Korrektur wiederholt auch die Schichterkennung, mit dem Datum und der Uhrzeit, die ihr eingetragen habt — nicht dem Moment der Korrektur. Korrigiert ihr eine Stempelung von gestern, sucht AppToMe also die Schicht oder Stunde von gestern zu dieser Zeit, mit denselben Regeln wie die automatische Erkennung (Ort inklusive, wo er verlangt ist).

Bleibt die Stempelung trotz Korrektur ohne Schicht, liegt es fast immer an einem Grund aus der Erkennung: Zu dieser Zeit hatte die Person keine passende Verfügbarkeit, oder der Ort stimmt nicht. Dann bringt man die Stunden über die Verfügbarkeit der Person in dieser Schicht in Ordnung.

Felder einer Stempelung

Feld	Typ	Was es bewirkt
Person	Auswahl, Pflicht	wer gestempelt hat
Startdatum / Startzeit	Datum und Uhrzeit, Pflicht	der Eintritt
Enddatum / Endzeit	Datum und Uhrzeit, Pflicht	der Austritt. Hier wird eine offen gebliebene Stempelung geschlossen
Ort	Auswahl	der erfasste Ort des Eintritts
Ortsname	Text	freie Beschreibung des Ortes, wenn es keiner der erfassten ist
Ort des Abschlusses	Auswahl	der erfasste Ort des Austritts
Name des Abschlussortes	Text	freie Beschreibung des Austrittsortes
Aufgabe	Text	was in diesen Stunden getan wurde

Warning

Die Stunden der Stempelungen landen in den Statistiken und Abrechnungen der Personen. Korrigiert, was objektiv falsch ist, nicht was unbequem ist, und hinterlasst eine Notiz, wenn der Fall nicht eindeutig ist.

Bericht

Der Reiter Stempelungsbericht fasst die Stunden je Person im gewählten Zeitraum als Rangliste zusammen. Das ist die Ansicht für Abrechnungen; von dort wird exportiert.

Die Filter des Berichts:

Feld	Typ	Was es bewirkt
Personen	Mehrfachauswahl	begrenzt die Zählung auf die gewählten Personen. Leer = alle
Orte	Mehrfachauswahl	zählt nur die an den gewählten Orten gemachten Stempelungen
Von / Bis	Daten	der Zeitraum, über den die Stunden summiert werden