Rollen und Berechtigungen¶

AppToMe unterscheidet drei Ebenen innerhalb einer Organisation. Sie zu verstehen erspart die Hälfte aller „bei mir geht das nicht“.

Die drei Ebenen¶

Freiwillige — nehmen teil: melden sich verfügbar, stempeln, füllen Checklisten und Aufgaben aus, lesen das Schwarze Brett. Sie sehen weder Stammdaten noch Statistiken oder Einstellungen.

Mitarbeiter — sind Freiwillige mit Berechtigungen für einen oder mehrere Bereiche. Welche Bereiche, entscheidet, wer sie vergibt: Man kann Mitarbeiter nur für die Fahrzeuge sein oder nur für die Kurse.

Administrator — hat alles, Berechtigungen inklusive, und dazu die Einstellungen der Organisation. Nur er kann weitere Mitarbeiter ernennen und deren Berechtigungen ändern.

Wer was sieht¶

Das Menü wird vom Server gebaut, nicht von der App: Bei jeder Anmeldung fragt AppToMe die Liste der Einträge ab und erhält nur die, die diese Person sehen darf, je nach aktiven Modulen und Berechtigungen.

Eintrag	Menügruppe	Wer ihn sieht
Schwarzes Brett, Kalender	Betrieb	alle
Checklisten, Stempelungen, Aufgaben	Betrieb	alle, wenn das Modul aktiv ist
Schichttausche	Betrieb	alle, wenn mindestens ein Kalender den Tausch zulässt
Kurse	Ressourcen	nur Mitarbeiter und Administratoren, wenn das Modul aktiv ist
Stammdaten	Ressourcen	Mitarbeiter mit der Berechtigung Darf Personen einsehen
Fahrzeuge	Ressourcen	Mitarbeiter mit der Berechtigung Darf Fahrzeuge einsehen
Fahrzeugbuchungen	Ressourcen	alle, wenn mindestens ein buchbares Fahrzeug existiert
Fristen	Ressourcen	Mitarbeiter mit der Berechtigung Darf Fristen und Wartungen der Fahrzeuge einsehen (Modul Fahrzeugverwaltung) oder Darf die Buchhaltung sehen (Modul Buchhaltung)
Lager	Ressourcen	alle, wenn das Modul aktiv ist: Freiwillige sehen Übersicht, Artikel und Bestand
Buchhaltung	Ressourcen	Mitarbeiter mit der Berechtigung Darf die Buchhaltung sehen, wenn das Modul aktiv ist
Statistiken	Mitteilungen und Berichte	Mitarbeiter mit der Berechtigung Darf Statistiken einsehen
Neuigkeiten	Mitteilungen und Berichte	alle
Organisationseinstellungen	Fuß des Menüs	nur Administratoren

Zwei Personen desselben Teams können also unterschiedliche Menüs sehen: Das ist so vorgesehen.

Zwei praktische Folgen:

Berechtigungen greifen, sobald sie gespeichert sind, das Menü aktualisiert sich aber erst, wenn die Person die Organisation erneut betritt: Sagt jemand, er sehe einen gerade erteilten Eintrag nicht, lass ihn die App schließen und neu öffnen;
der fehlende Eintrag ist nicht die einzige Kontrolle: Auch wenn man den Bildschirm über einen direkten Link erreicht, bleiben die Daten unerreichbar – der Server verweigert sie. Das Menü verbirgt, die Berechtigungen schützen.

Berechtigungen vergeben¶

Das kann nur ein Administrator.

Geh zu Stammdaten → Personen.
Öffne die Person und wähle Berechtigungen ändern.
Setze die Haken bei den zu erteilenden Berechtigungen und speichere.

Die Karte Berechtigungen ändern ist eine Liste von Schaltern, einer pro Berechtigung, plus ein Block von Feldern, die deren Reichweite begrenzen. Nachfolgend alle Einträge mit dem genauen Wortlaut aus der App.

Schwarzes Brett¶

Feld	Was es ermöglicht
Darf Beiträge verwalten	Beiträge am Schwarzen Brett schreiben, bearbeiten und löschen, auch fremde, und wählen, an wen sie gerichtet sind
Darf Kommentare verwalten	Kommentare moderieren: bearbeiten und löschen

Kalender und Schichten¶

Feld	Was es ermöglicht
Darf eine Schicht anlegen	neue Schichten anlegen, einzeln oder wiederkehrend
Darf von anderen Benutzern erstellte Schichten bearbeiten/löschen	in Schichten eingreifen, die er nicht angelegt hat
Darf Verfügbarkeiten verwalten	fremde Verfügbarkeiten hinzufügen, bestätigen, ablehnen und löschen; Personen zu einer Schicht einladen
Darf vergangene Schichten bearbeiten	in bereits beendete Schichten eingreifen (nachträgliche Korrekturen)
Darf belegte Personen freigeben	jemanden für eine Schicht eintragen, der bereits anderswo eingeteilt ist
Darf Verfügbarkeiten duplizieren	die Verfügbarkeiten einer Schicht auf mehrere Daten kopieren (siehe Verfügbarkeit und Anwesenheit)

Die Geltungsbereiche¶

Unter den Kalenderberechtigungen stehen vier Felder, die deren Reichweite begrenzen.

Feld	Wozu es dient
Kalender	begrenzt den Bereich auf die gewählten Kalender. Leer = alle
Schichttypen	begrenzt den Bereich auf die gewählten Schichttypen. Leer = alle
Tage	begrenzt den Bereich auf die gewählten Tage von Montag … Sonntag oder auf die Kategorien Werktag, Tag vor Feiertag, Feiertag, immer
Ab Uhrzeit / Bis Uhrzeit	begrenzt den Bereich auf die Schichten, die in diesen Zeitraum fallen

So kann man jemanden allein für die Nachtschicht eines einzigen Kalenders verantwortlich machen: Kalenderberechtigungen ankreuzen, diesen Kalender wählen und Ab Uhrzeit 20:00 sowie Bis Uhrzeit 08:00 einstellen.

Wie sie angewendet werden. Die vier Bedingungen gelten alle zusammen, und ein leeres Feld bedeutet „keine Grenze“. Gut zu wissen:

der Zeitraum verlangt, dass die Schicht vollständig hineinpasst: Bei 20:00–08:00 fällt eine Schicht von 18:00–24:00 heraus, sie ist nicht halb abgedeckt. Ein Zeitraum über Mitternacht wird korrekt behandelt;
die Tage werden nach dem Tag gezählt, an dem die Schicht beginnt, und eine Schicht, die genau um Mitternacht beginnt, wird dem vorigen Tag zugeordnet: Für Nachtschichten ist das fast immer das Gewünschte;
Ab Uhrzeit und Bis Uhrzeit beide auf 00:00 bedeuten „keine Zeitgrenze“, nicht „leerer Zeitraum“.

Die Einschränkungen gelten für Verfügbarkeiten, nicht für das Anlegen von Schichten

Bereich und Zeiträume begrenzen Darf Verfügbarkeiten verwalten — wer eingetragen, bestätigt, verschoben werden kann und welche Schichttausche zur Genehmigung ankommen. Sie begrenzen dagegen weder Darf eine Schicht anlegen noch Darf von anderen Benutzern erstellte Schichten bearbeiten/löschen: Wer diese Berechtigungen hat, hat sie für alle Kalender.

Ein nützlicher Nebeneffekt: Gibt man Kalender an, sieht diese Person auch die Kalender, die Gruppen vorbehalten sind, denen sie nicht angehört – so kann eine verantwortliche Person ein Team führen, dessen Mitglied sie nicht ist.

Kurse¶

Feld	Was es ermöglicht
Darf Kurse verwalten	Kurse und Unterrichtsstunden anlegen und bearbeiten
Darf Anmeldungen verwalten	Teilnehmer annehmen, ablehnen und entfernen
Darf Kursanwesenheiten verwalten	Anwesenheiten und Abwesenheiten bei Stunden eintragen
Darf Prüfungen verwalten	Ergebnisse und Noten erfassen
Darf Befähigungsnachweise verwalten	Nachweise anlegen und Personen zuweisen
Darf Räume verwalten	Räume anlegen und bearbeiten

Personen¶

Feld	Was es ermöglicht
Darf Personen einsehen	öffnet den Eintrag Stammdaten: Datensätze und Kontakte einsehen, ohne sie zu ändern
Darf Personen verwalten	Personen anlegen, bearbeiten, einladen und trennen
Darf Gruppen verwalten	Gruppen anlegen und ihre Mitglieder ändern
Darf Funktionen verwalten	Funktionen anlegen und bearbeiten, auch virtuelle

Fahrzeuge, Lager, Checklisten, Stempelungen, Aufgaben, Statistiken¶

Feld	Was es ermöglicht
Darf Fahrzeuge einsehen	öffnet den Eintrag Fahrzeuge, nur lesend
Darf Fahrzeuge verwalten	Fahrzeuge und Fahrzeugtypen anlegen und bearbeiten; Buchungen genehmigen, bearbeiten und stornieren
Darf Fristen und Wartungen der Fahrzeuge einsehen	mit dem Modul Fahrzeugverwaltung: Status und Fristen im Reiter Fahrzeuge, die Reiter des Fahrzeugs und den Eintrag Fristen, nur lesend
Darf Fristen und Wartungen der Fahrzeuge verwalten	Pläne, Fristen, Wartungen und Dokumente eintragen; über Schadensmeldungen entscheiden; die Fahrzeugeinstellungen öffnen. Schließt die Berechtigung zum Einsehen ein
Darf das Lager sehen	mit dem Modul Lager: alle Reiter, auch Bereiche, Bewegungen, Nachbestellung und Inventur, nur lesend. Erfasst keine Bewegungen, nicht einmal Verbrauch
Darf das Lager verwalten	Artikel, Kategorien, Bereiche, Zugänge, Verbrauch, Umlagerungen, Entsorgungen, Stornos, Inventuren und Lagereinstellungen. Schließt die Berechtigung zum Sehen ein
Darf Checklisten einsehen	die ausgefüllten Checklisten lesen
Darf Checklisten verwalten	Typen, Abschnitte und Kontrollen anlegen; Ausfüllungen korrigieren
Darf Anwesenheiten einsehen	fremde Stempelungen und die Berichte lesen
Darf Anwesenheiten verwalten	Stempelungen eintragen, korrigieren und löschen
Darf Aufgaben einsehen	die erfassten Aufgaben lesen
Darf Aufgaben verwalten	Aufgabentypen anlegen und erfasste Aufgaben bearbeiten
Darf Statistiken einsehen	öffnet den Eintrag Statistiken

Die beiden Berechtigungen des Lagers sind für alle Mitarbeiter von Anfang an eingeschaltet.

Buchhaltung¶

Feld	Was es ermöglicht
Darf die Buchhaltung sehen	mit dem Modul Buchhaltung: öffnet den Eintrag Buchhaltung nur lesend und erlaubt, Quittungen, Zusammenfassungen und Exporte herunterzuladen; zeigt die Fristen der Buchhaltung unter Fristen
Darf die Buchhaltung verwalten	Buchungen und Beiträge erfassen, Mitglieder aufnehmen, Quittungen ausstellen und stornieren, das Geschäftsjahr abschließen und wieder öffnen, die Buchhaltungseinstellungen öffnen; erhält die Erinnerungen an ihre Fristen. Schließt die Berechtigung zum Sehen ein

Sie sind anfangs ausgeschaltet und gelten nur mit eingeschaltetem Schalter Mitarbeiter.

Die heikelste Berechtigung

Darf Personen verwalten erlaubt, die Stammdaten zu ändern und Freiwillige zu trennen. Erteile sie denen, die sich wirklich darum kümmern.

Ansehen ist nicht Verwalten

Wo es beides gibt, schließt die Berechtigung zum Verwalten die zum Anzeigen nicht automatisch ein: Erscheint ein Menüeintrag nicht, prüfe, ob auch das entsprechende „Darf … einsehen“ angekreuzt ist. Ausnahmen sind Fahrzeugverwaltung, Lager und Buchhaltung: Dort schließt Verwalten das Sehen ein.

Einen Administrator ernennen¶

Auch das geschieht über die Stammdaten, auf dem Datensatz der Person. Ein Administrator hat vollen Zugriff, Einstellungen inklusive: Es sollten wenige sein, aber mindestens zwei, sonst genügt ein verlorenes Passwort, um die Organisation lahmzulegen.