Rollen und Berechtigungen

AppToMe unterscheidet drei Ebenen innerhalb einer Organisation. Sie zu verstehen erspart die Hälfte aller „bei mir geht das nicht“.

Die drei Ebenen

Freiwillige — nehmen teil: melden sich verfügbar, stempeln, füllen Checklisten und Aufgaben aus, lesen das Schwarze Brett. Sie sehen weder Stammdaten noch Statistiken oder Einstellungen.

Mitarbeiter — sind Freiwillige mit Berechtigungen für einen oder mehrere Bereiche. Welche Bereiche, entscheidet, wer sie vergibt: Man kann Mitarbeiter nur für die Fahrzeuge sein oder nur für die Kurse.

Administrator — hat alles, Berechtigungen inklusive, und dazu die Einstellungen der Organisation. Nur er kann weitere Mitarbeiter ernennen und deren Berechtigungen ändern.

Wer was sieht

Das Menü wird vom Server gebaut, nicht von der App: Bei jeder Anmeldung fragt AppToMe die Liste der Einträge ab und erhält nur die, die diese Person sehen darf, je nach aktiven Modulen und Berechtigungen.

Eintrag	Menügruppe	Wer ihn sieht
Schwarzes Brett, Kalender	Betrieb	alle
Checklisten, Stempelungen, Aufgaben	Betrieb	alle, wenn das Modul aktiv ist
Schichttausche	Betrieb	alle, wenn mindestens ein Kalender den Tausch zulässt
Kurse	Ressourcen	nur Mitarbeiter und Administratoren, wenn das Modul aktiv ist
Personen	Ressourcen	Mitarbeiter mit der Berechtigung Personen anzuzeigen
Fahrzeuge	Ressourcen	Mitarbeiter mit der Berechtigung Fahrzeuge anzuzeigen
Fahrzeugbuchungen	Ressourcen	alle, wenn mindestens ein buchbares Fahrzeug existiert
Statistiken	Mitteilungen und Berichte	Mitarbeiter mit der Berechtigung Statistiken anzuzeigen
Neuigkeiten	Mitteilungen und Berichte	alle
Organisationseinstellungen	Fuß des Menüs	nur Administratoren

Zwei Personen desselben Teams können also unterschiedliche Menüs sehen: Das ist so vorgesehen.

Zwei praktische Folgen:

• Berechtigungen greifen, sobald sie gespeichert sind, das Menü aktualisiert sich aber erst, wenn die Person die Organisation erneut betritt: Sagt jemand, er sehe einen gerade erteilten Eintrag nicht, lass ihn die App schließen und neu öffnen;
• der fehlende Eintrag ist nicht die einzige Kontrolle: Auch wenn man den Bildschirm über einen direkten Link erreicht, bleiben die Daten unerreichbar – der Server verweigert sie. Das Menü verbirgt, die Berechtigungen schützen.

Berechtigungen vergeben

Das kann nur ein Administrator.

1. Geh zu Stammdaten → Personen.
2. Öffne die Person und wähle Berechtigungen ändern.
3. Setze die Haken bei den zu erteilenden Berechtigungen und speichere.

Die Karte Berechtigungen ändern ist eine Liste von Schaltern, einer pro Berechtigung, plus ein Block von Feldern, die deren Reichweite begrenzen. Nachfolgend alle Einträge mit dem genauen Wortlaut aus der App.

Schwarzes Brett

Feld	Was es ermöglicht
Kann Beiträge verwalten	Beiträge am Schwarzen Brett schreiben, bearbeiten und löschen, auch fremde, und wählen, an wen sie gerichtet sind
Kann Kommentare verwalten	Kommentare moderieren: bearbeiten und löschen

Kalender und Schichten

Feld	Was es ermöglicht
Kann eine Schicht anlegen	neue Schichten anlegen, einzeln oder wiederkehrend
Kann von anderen Benutzern angelegte Schichten bearbeiten/löschen	in Schichten eingreifen, die er nicht angelegt hat
Kann Verfügbarkeiten verwalten	fremde Verfügbarkeiten hinzufügen, bestätigen, ablehnen und löschen; Personen zu einer Schicht einladen
Kann vergangene Schichten bearbeiten	in bereits beendete Schichten eingreifen (nachträgliche Korrekturen)
Kann belegte Personen freigeben	jemanden für eine Schicht eintragen, der bereits anderswo eingeteilt ist
Kann Verfügbarkeiten duplizieren	die Verfügbarkeiten einer Schicht auf mehrere Daten kopieren (siehe Verfügbarkeit und Anwesenheit)

Die Geltungsbereiche

Unter den Kalenderberechtigungen stehen vier Felder, die deren Reichweite begrenzen.

Feld	Wozu es dient
Kalender	begrenzt den Bereich auf die gewählten Kalender. Leer = alle
Schichttypen	begrenzt den Bereich auf die gewählten Schichttypen. Leer = alle
Tage	begrenzt den Bereich auf die gewählten Tage von Montag … Sonntag oder auf die Kategorien Werktag, Tag vor Feiertag, Feiertag, immer
Von Uhrzeit / Bis Uhrzeit	begrenzt den Bereich auf die Schichten, die in diesen Zeitraum fallen

So kann man jemanden allein für die Nachtschicht eines einzigen Kalenders verantwortlich machen: Kalenderberechtigungen ankreuzen, diesen Kalender wählen und Von Uhrzeit 20:00 sowie Bis Uhrzeit 08:00 einstellen.

Wie sie angewendet werden. Die vier Bedingungen gelten alle zusammen, und ein leeres Feld bedeutet „keine Grenze“. Gut zu wissen:

• der Zeitraum verlangt, dass die Schicht vollständig hineinpasst: Bei 20:00–08:00 fällt eine Schicht von 18:00–24:00 heraus, sie ist nicht halb abgedeckt. Ein Zeitraum über Mitternacht wird korrekt behandelt;
• die Tage werden nach dem Tag gezählt, an dem die Schicht beginnt, und eine Schicht, die genau um Mitternacht beginnt, wird dem vorigen Tag zugeordnet: Für Nachtschichten ist das fast immer das Gewünschte;
• Von Uhrzeit und Bis Uhrzeit beide auf 00:00 bedeuten „keine Zeitgrenze“, nicht „leerer Zeitraum“.

Die Einschränkungen gelten für Verfügbarkeiten, nicht für das Anlegen von Schichten

Bereich und Zeiträume begrenzen Kann Verfügbarkeiten verwalten — wer eingetragen, bestätigt, verschoben werden kann und welche Schichttausche zur Genehmigung ankommen. Sie begrenzen dagegen weder Kann eine Schicht anlegen noch Kann von anderen Benutzern angelegte Schichten bearbeiten/löschen: Wer diese Berechtigungen hat, hat sie für alle Kalender.

Ein nützlicher Nebeneffekt: Gibt man Kalender an, sieht diese Person auch die Kalender, die Gruppen vorbehalten sind, denen sie nicht angehört – so kann eine verantwortliche Person ein Team führen, dessen Mitglied sie nicht ist.

Kurse

Feld	Was es ermöglicht
Kann Kurse verwalten	Kurse und Unterrichtsstunden anlegen und bearbeiten
Kann Anmeldungen verwalten	Teilnehmer annehmen, ablehnen und entfernen
Kann Kursanwesenheiten verwalten	Anwesenheiten und Abwesenheiten bei Stunden eintragen
Kann Prüfungen verwalten	Ergebnisse und Noten erfassen
Kann Befähigungsnachweise verwalten	Nachweise anlegen und Personen zuweisen
Kann Räume verwalten	Räume anlegen und bearbeiten

Personen

Feld	Was es ermöglicht
Kann Personen anzeigen	öffnet den Eintrag Stammdaten: Datensätze und Kontakte einsehen, ohne sie zu ändern
Kann Personen verwalten	Personen anlegen, bearbeiten, einladen und trennen
Kann Gruppen verwalten	Gruppen anlegen und ihre Mitglieder ändern
Kann Funktionen verwalten	Funktionen anlegen und bearbeiten, auch virtuelle

Fahrzeuge, Checklisten, Stempelungen, Aufgaben, Statistiken

Feld	Was es ermöglicht
Kann Fahrzeuge anzeigen	öffnet den Eintrag Fahrzeuge, nur lesend
Kann Fahrzeuge verwalten	Fahrzeuge, Fächer und Ausrüstung anlegen und bearbeiten; Buchungen genehmigen
Kann Checklisten anzeigen	die ausgefüllten Checklisten lesen
Kann Checklisten verwalten	Typen, Abschnitte und Kontrollen anlegen; Ausfüllungen korrigieren
Kann Anwesenheiten anzeigen	fremde Stempelungen und die Berichte lesen
Kann Anwesenheiten verwalten	Stempelungen eintragen, korrigieren und löschen
Kann Aufgaben anzeigen	die erfassten Aufgaben lesen
Kann Aufgaben verwalten	Aufgabentypen anlegen und erfasste Aufgaben bearbeiten
Kann Statistiken anzeigen	öffnet den Eintrag Statistiken

Die heikelste Berechtigung

Kann Personen verwalten erlaubt, die Stammdaten zu ändern und Freiwillige zu trennen. Erteile sie denen, die sich wirklich darum kümmern.

Ansehen ist nicht Verwalten

Wo es beides gibt, schließt die Berechtigung zum Verwalten die zum Anzeigen nicht automatisch ein: Erscheint ein Menüeintrag nicht, prüfe, ob auch das entsprechende „Kann … anzeigen“ angekreuzt ist.

Einen Administrator ernennen

Auch das geschieht über die Stammdaten, auf dem Datensatz der Person. Ein Administrator hat vollen Zugriff, Einstellungen inklusive: Es sollten wenige sein, aber mindestens zwei, sonst genügt ein verlorenes Passwort, um die Organisation lahmzulegen.