Mit beiden Systemen arbeiten¶
Der Connector ändert nichts daran, wie AppToMe benutzt wird. Er ändert, wo man die Daten nachschlägt, wenn die Verwaltung sie braucht, und fügt eine einzige Regel hinzu, die man sich merken muss: Alles wird dort korrigiert, wo es entsteht.
Für Freiwillige¶
Es ändert sich nichts. Du nutzt die App weiter wie immer: Du meldest dich verfügbar, stempelst, füllst Checklisten und Aufgaben aus. Du musst Odoo nicht lernen, dich dort nicht anmelden und nichts abschreiben.
Das Einzige, was dir auffallen könnte: Man bittet dich, deine Daten sorgfältiger aktuell zu halten als früher — auch die Verwaltungspflichten laufen darüber.
Für die Mitarbeiter der Organisation¶
Die Arbeit bleibt in der App: Kalender, Schichten, Verfügbarkeiten, Schwarzes Brett, Checklisten.
Was sich ändert, ist das Gewicht einer Handlung, die ihr ohnehin gemacht habt: die Bestätigung der Stunden. Früher diente sie der internen Statistik, jetzt ist sie auch der Punkt, an dem die Verwaltungsangabe entsteht. Unbestätigte Stunden kommen nicht in Odoo an und existieren daher für die Abrechnung nicht.
Es lohnt sich, es sich zur Gewohnheit zu machen, regelmäßig zu bestätigen — wöchentlich oder monatlich — statt kurz vor der Abrechnungsfrist.
Für alle, die in der Verwaltung arbeiten¶
Odoo wird zum Ort, an dem man den Betrieb liest, ohne die App nutzen zu müssen: wie viele Stunden eine Person geleistet hat, welche Nachweise sie hat und wann sie ablaufen, welche Schichten besetzt wurden, welche Fahrzeuge im Fuhrpark sind.
Das Menü Apptome in Odoo bündelt alles, was aus der App kommt, geteilt in Betrieb (Kalender, Schichten, Stunden, Aufgaben, Checklisten, Fahrzeuge) und Ausbildung (Nachweise, erworbene Nachweise, Kurse).
Wo man was ändert¶
Diese Tabelle ist die praktische Regel zum Merken.
| Du willst ändern | Tu es in |
|---|---|
| Stammdaten und Kontakte einer Person | wahlweise in AppToMe oder Odoo |
| Daten eines Fahrzeugs | wahlweise in AppToMe oder Odoo |
| Eine Schicht, die Uhrzeit, die zugewiesenen Personen | AppToMe |
| Die Stunden einer freiwilligen Person | AppToMe, durch erneutes Bestätigen der Schicht |
| Eine ausgefüllte Checkliste oder Aufgabe | AppToMe |
| Nachweise, Kurse, Fähigkeiten | AppToMe |
| Rechnungen, Spenden, Lohnabrechnung, Buchhaltung | Odoo |
Die in Odoo mit AppToMe gekennzeichneten Einträge sind nicht änderbar: Die Bearbeiten-Schaltflächen fehlen. Das ist kein Berechtigungsproblem, sondern die in Was synchronisiert wird beschriebene Entscheidung.
Sich mit dem AppToMe-Konto bei Odoo anmelden¶
Auf der Anmeldeseite von Odoo erscheint die Schaltfläche Mit Apptome anmelden: Wer bereits ein freigeschaltetes AppToMe-Konto hat, kommt ohne zweites Passwort hinein. Zwischendurch erscheint kurz ein AppToMe-Bildschirm — Anmeldung bei Odoo… — und dann landet man in der Verwaltungssoftware; klappt etwas nicht, sagt derselbe Bildschirm Odoo-Anmeldung fehlgeschlagen und bietet an, zurückzugehen.
Info
Die Freischaltung erfolgt nicht automatisch. Der Odoo-Partner verknüpft einzeln die Konten, die in die Verwaltungssoftware gelangen sollen — in der Regel nur Mitarbeiter und Verwaltung, nicht alle Freiwilligen. Drückst du die Schaltfläche und erhältst einen Fehler zur Einladung, ist dein Konto noch nicht verknüpft: Frag die Person, die Odoo verwaltet.
Vor der Abrechnung¶
Eine kurze Checkliste vor dem Abschluss eines Zeitraums:
- alle Schichten des Zeitraums wurden bestätigt;
- die Personen, die diese Schichten geleistet haben, sind in Odoo verknüpft (sie erscheinen in der Liste Apptome-Freiwillige weder doppelt noch fehlend);
- die Stundensumme in Odoo passt zu dem, was ihr in den Statistiken von AppToMe seht.
Stimmt der dritte Punkt nicht, liegt die Ursache fast immer in den ersten beiden. Reicht das nicht, siehe Wenn etwas nicht stimmt.