Aktivierung und Konfiguration¶
Kapitel für den Odoo-Partner
Diese Seite ist für alle geschrieben, die die Odoo-Instanz der Organisation verwalten. Trifft das auf dich nicht zu, genügt es zu wissen, dass die Aktivierung euer Odoo-Partner mit Unterstützung von AppToMe vornimmt: zurück zu Was synchronisiert wird.
Der Connector ist ein Odoo-Modul, das in der Instanz des Kunden installiert wird. Er ist kein von AppToMe gehosteter Dienst: Er läuft in Odoo, unter der Kontrolle derer, die Odoo verwalten.
Voraussetzungen¶
- Odoo 18, Community oder Enterprise, auch vanilla.
- Die vom Connector benötigten Standardmodule werden als Abhängigkeiten installiert: Kontakte, Personal und Anwesenheiten, Zeiterfassung, Fuhrpark, Projekte, Produkte und OAuth-Authentifizierung.
- Odoo muss aus dem Internet über HTTPS erreichbar sein, mit korrekt konfiguriertem Reverse Proxy für die Weitergabe der Protokoll- und Host-Header — sonst funktioniert die Anmeldung mit AppToMe-Konto nicht.
- Die Organisation muss auf AppToMe-Seite für die Synchronisation freigeschaltet sein.
Der Connector verlangt keine besonderen Module für die italienische Lokalisierung: Sie bleiben Sache des Kunden und werden bei Bedarf für steuerliche Pflichten separat installiert.
Die fünf Phasen¶
1. Das Modul installieren¶
Das Modul wird aus dem öffentlichen Repository von AppToMe bezogen und unter die Addons der Instanz gelegt. Nach dem Neustart des Servers aktualisiert man im Bereich Apps die Liste, sucht Apptome Connector und installiert ihn.
2. Die Zugangsdaten anfragen¶
Die Verbindungszugangsdaten sind organisationsspezifisch und werden vom AppToMe-Support ausgestellt. Sie umfassen die Adressen der AppToMe-Dienste und die Schlüssel für Anmeldung und Synchronisation.
Behandle sie wie Passwörter
Die Zugangsdaten gelten für die gesamte Organisation. Sie gehören nicht in Tickets, Chats oder Repositories, und in Odoo ist der Zugriff auf die Systemparameter auf Administratoren zu beschränken. Vermutest du, dass sie offengelegt wurden, fordere beim Support sofort eine Rotation an.
3. Den Connector konfigurieren¶
Unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Apptome trägt man die erhaltenen Adressen und Schlüssel ein, aktiviert die Anmeldung mit AppToMe-Konto und schaltet die Datensynchronisation ein. Beim Speichern aktualisiert der Connector den Anmeldeanbieter und die geplanten Aktionen von allein.
Bedient eine Odoo-Instanz mehrere Organisationen, ist die Synchronisationskonfiguration pro Unternehmen: Jedes Odoo-Unternehmen hat eigene Adressen und Schlüssel, die sich voneinander unterscheiden müssen.
4. Erster Abgleich¶
Das ist die Phase, die Aufmerksamkeit verlangt, und die einzige, in der jemand aus der Organisation gebraucht wird: Nur wer die Personen kennt, kann sagen, ob zwei ähnliche Datensätze dieselbe Person sind.
Stammdaten — unter Einstellungen → Apptome → Bootstrap aus Apptome lädt das Modul die Freiwilligen herunter und vergleicht sie mit den in Odoo vorhandenen Kontakten anhand Steuernummer, E-Mail und vollständigem Namen. Für jede Zeile wählt man:
| Wahl | Wann sie zu nutzen ist |
|---|---|
| Mit vorhandenem Partner verknüpfen | die Person ist schon in Odoo — der häufigste Fall |
| Neuen Partner anlegen | die Person existiert in Odoo noch nicht |
| Überspringen | die Zeile muss vor der Entscheidung geprüft werden |
Dann bestätigt man. Übersprungene Zeilen lassen sich in einem zweiten Durchgang wieder aufnehmen.
Alles Übrige — unter Apptome → Aus Apptome synchronisieren → Vollständige Synchronisation startet das Laden von Fähigkeiten, Kalendern, Fahrzeugen, Nachweisen, Kursen, Schichten, Aufgaben, Checklisten und Stunden. Das Laden hält die Abhängigkeitsreihenfolge der Daten ein, muss also nach dem Abgleich der Stammdaten gestartet werden: Die Stunden brauchen die bereits verknüpften Personen.
In einer Organisation mit jahrelanger Historie kann der vollständige Ladevorgang lange dauern: Legt ihn in eine Zeit geringer Nutzung.
5. Prüfen¶
Schnelle Kontrollen, die zeigen, ob die Aktivierung geklappt hat:
- Kontakte → Apptome-Freiwillige listet die Freiwilligen ohne Dubletten auf;
- die Anmeldeseite von Odoo zeigt die Schaltfläche Mit Apptome anmelden (sichtbar im abgemeldeten Zustand);
- Apptome → Ausbildung → Erworbene Nachweise zeigt die Nachweise mit ihren Fristen;
- die geplante Aktion Apptome — Kontakte synchronisieren (stündlich) ist aktiv;
- bestätigt man in AppToMe die Stunden einer Schicht, erscheint binnen weniger Minuten die entsprechende Anwesenheit in Odoo.
Die letzte Kontrolle ist die entscheidende: Funktioniert sie, funktioniert die ganze Kette.
Die Anmeldung mit AppToMe-Konto freischalten¶
Der Connector legt keine Odoo-Benutzer von allein an, und das ist gewollt: Eine Verwaltungssoftware darf sich nicht mit Benutzern füllen, weil jemand eine Schaltfläche gedrückt hat.
Die synchronisierten Freiwilligen werden zu Kontakten, nicht zu Benutzern, die sich in Odoo anmelden können. Wer Zugang zur Verwaltungssoftware braucht, wird einzeln freigeschaltet, indem sein Odoo-Benutzer mit dem AppToMe-Konto verknüpft wird. In der Regel betrifft das wenige Personen: Mitarbeiter und Verwaltung.
Ein nicht verknüpftes Konto, das sich anzumelden versucht, erhält eine Meldung über eine abgelaufene Einladung. Das ist kein Fehler: Es ist die korrekte Ablehnung eines nicht vorgesehenen Zugriffs.
Aktualisierungen¶
Connector und AppToMe entwickeln sich gemeinsam weiter. Nach einer wichtigen Aktualisierung des einen sollte auch das andere aktualisiert werden: Manche Synchronisationsfehler entstehen durch auseinanderlaufende Versionen auf beiden Seiten.
Regelmäßige Wartung¶
- Haltet die geplante Aktion aktiv, die die Stammdaten zurück an AppToMe sendet.
- Prüft ab und zu die Diagnose: Dort sieht man, ob etwas stehen geblieben ist.
- Nach einem längeren Ausfall von Odoo startet die vollständige Synchronisation (oder die des betroffenen Einzelpunkts) erneut, um das Zwischenzeitliche nachzuholen.