Stammdaten

Die Stammdaten sind die Liste der Personen der Organisation, mit ihren Funktionen, Gruppen und Befähigungsnachweisen. Sie sind die Grundlage für alles Übrige: Wer nicht in den Stammdaten steht, kann nicht für eine Schicht eingetragen werden.

Info

Es braucht die Berechtigung, Personen anzuzeigen; zum Bearbeiten die, Personen zu verwalten.

Öffne im Menü Personen: Oben findest du die Reiter Personen, Funktionen, Gruppen und Befähigungsnachweise; die Einstellungen stecken im Zahnrad oben rechts.

In der Liste Personen zeigt jede Zeile den Namen, die farbigen Punkte der Fähigkeiten, den verknüpften Benutzer und, wo vorhanden, die Kennzeichnung MITARBEITER. Oben im Kasten findest du die Anzahl der Personen, den Export und die Filter; die Kästchen links dienen den Aktionen für mehrere Personen gleichzeitig.

Person und Benutzer: zwei verschiedene Dinge

Diese Unterscheidung erklärt einen Großteil der Zweifel, die später aufkommen.

• Die Person ist der Stammdatensatz: Vorname, Nachname, Kontakte, Funktionen. Er kann für sich allein existieren, für alle, die die App nicht nutzen.
• Der Benutzer ist das Konto, mit dem man sich bei AppToMe anmeldet.

Beide werden verknüpft: Registriert sich eine freiwillige Person und bittet um Aufnahme, verknüpfst du ihr Konto mit ihrem Stammdatensatz. Das Trennen einer freiwilligen Person löst das Konto und lässt den Stammdatensatz mit seiner Historie an Ort und Stelle.

Eine Person hinzufügen

Tippe auf die Schaltfläche zum Hinzufügen und fülle den Datensatz aus. Das ist für alle, die in deiner Organisation sind, die App aber (noch) nicht nutzen: Ihre Stunden und Schichten lassen sich trotzdem erfassen.

Es gibt eine Obergrenze für die Zahl der Personen

Jede Organisation hat eine Höchstzahl an Datensätzen, festgelegt im Vertrag mit AppToMe. Ist diese Zahl erreicht, stoppt das Hinzufügen mit Du kannst keine weiteren Personen hinzufügen: Das ist kein Fehler und lässt sich in der App nicht umgehen. Bevor du eine Erhöhung anfragst, lohnt es sich, die Stammdaten von denen zu bereinigen, die nicht mehr da sind: Gelöschte Datensätze zählen nicht zur Obergrenze, und die bereits geleisteten Stunden bleiben ohnehin in der Statistik.

Felder des Personendatensatzes

Feld	Typ	Was es bewirkt
Vorname	Text, Pflicht
Nachname	Text, Pflicht
Rolle	Auswahl, Pflicht	Mitglied, Freiwillige, Angestellte, Freiberufliche, Zivildienst, Bürgerdienst. Unterscheidet Angestellte, die manche Kalender vor Freiwilligen verbergen können
Interner Code	Text	die Personalnummer, die ihr verwendet, falls ihr eine habt
Steuernummer	Text
Geburtsdatum	Datum
Geburtsort	Auswahl	Geburtsgemeinde
Adresse	langer Text
Ortsteil	Text
PLZ	Text
Provinz	Auswahl
Haupttelefon	Text	der zuerst angezeigte Kontakt
Zweittelefon	Text
Weiteres Telefon	Text
Funktionen	Mehrfachauswahl	die Fähigkeiten der Person: Sie entscheiden, für welche Schichten sie eingetragen werden kann
Notizen	langer Text	interne Anmerkungen
Mitarbeiter	ja/nein	kennzeichnet die Person als Mitarbeiter. Die echten Berechtigungen vergibt man danach über Berechtigungen ändern

Unter den Standardfeldern erscheinen die benutzerdefinierten Felder, die die Organisation in den Stammdateneinstellungen definiert hat.

Frag nur ab, was nötig ist

Nur Vorname und Nachname (plus die Rolle) sind Pflicht: alles Übrige wird ausgefüllt, wenn ihr es wirklich braucht.

Eine Person zur Nutzung der App einladen

Nutze auf dem Datensatz der Person Einladen: Eine E-Mail geht an die angegebene Adresse. Da es eine namentliche Einladung ist, wird die Person bei der Annahme sofort mit diesem Stammdatensatz verknüpft, ohne den Umweg über die Zugriffsanfragen.

Das Einladungsformular fragt zwei Dinge ab:

Feld	Typ	Was es bewirkt
Person	Auswahl, Pflicht	der Stammdatensatz, mit dem das Konto verknüpft wird
E-Mail	E-Mail, Pflicht	die Adresse, an die die Einladung geht. Mit ihr meldet sich die Person später an

Um eine noch nicht angenommene Einladung zurückzuziehen, nutze Einladung zurückziehen und bestätige (Möchtest du die Einladung für … wirklich zurückziehen?).

Mehrere Personen zugleich einladen

Bei der Mehrfacheinladung füllst du eine Zeile pro Person aus, mit Vorname, Nachname und E-Mail: AppToMe legt den Stammdatensatz an und sendet jeder die Einladung. Prüfe die Adressen vor dem Senden – eine verschickte Einladung lässt sich nicht korrigieren, sie wird zurückgezogen und neu erstellt.

Zugriffsanfragen

Sucht jemand eure Organisation in der App und sendet eine Anfrage, findet ihr sie unter Zugriffsanfragen.

Für jede Anfrage kannst du:

• Genehmigen — und hier musst du wählen:
  • Mit vorhandener Person verknüpfen — wenn die Person schon in den Stammdaten steht (der Normalfall bei bereits aktiven Freiwilligen). Die App zeigt dir die Vorschläge aus den Stammdaten, also die Datensätze, die der anfragenden Person ähneln;
  • Neue Person anlegen — wenn sie noch nicht da ist.
• Ablehnen — mit Bestätigung (Möchtest du die Anfrage von … wirklich ablehnen?).

Die Felder des Genehmigungsfensters:

Feld	Typ	Was es bewirkt
E-Mail	E-Mail	die Adresse, mit der sich die Person registriert hat; nicht änderbar
Person	Auswahl	der Stammdatensatz, mit dem verknüpft wird, unter den freien eurer Organisation
Neue Person anlegen	ja/nein	legt einen neuen Datensatz an, statt mit einem vorhandenen zu verknüpfen

Keine Dubletten anlegen

Genehmigst du jemanden, der schon in den Stammdaten steht, mit Neue Person anlegen, entsteht ein zweiter Datensatz: Ab dann teilen sich Stunden und Schichten auf beide auf, und die Statistik stimmt nicht mehr. Prüfe immer zuerst die Vorschläge.

Funktionen

Funktionen sind die Rollen, die eine Person in einer Schicht ausüben kann: Fahrer, Sanitäter, Trageträger. Sie sind der Schlüssel zum gesamten Schichtsystem, denn die Anforderungen der Schichten sind in Funktionen ausgedrückt.

Im Reiter Funktionen kannst du sie anlegen und jeder einen Namen und eine Farbe geben – die Farbe ist die, die auf den Schichtkarten zu sehen ist.

Funktionen können hierarchisch sein: Eine höhere Funktion erbt die darunterliegenden, sodass jemand als „Teamleiter“ auch als Fahrer und Sanitäter gilt, ohne dass man sie einzeln zuweist.

Es gibt auch virtuelle Funktionen: Sie werden nicht von Hand zugewiesen, sondern dadurch erlangt, dass man andere geforderte Funktionen besitzt. Sie drücken Bedingungen aus wie „wer sowohl Nachweis X als auch Funktion Y hat“.

Wie die Fähigkeiten entstehen, die zählen

Die Funktionen, die die App wirklich verwendet, um zu entscheiden, wer eine Schicht übernehmen kann, sind nicht genau die, die ihr im Datensatz der Person ankreuzt. AppToMe leitet sie so ab, in dieser Reihenfolge:

1. es geht von den zugewiesenen Funktionen der Person in den Stammdaten aus;
2. es fügt die hinzu, die ihre nicht abgelaufenen Befähigungsnachweise liefern;
3. es erweitert die Hierarchie: Wer eine höhere Funktion hat, erhält die darunterliegenden, sofern sie als Vererbbar markiert sind;
4. schließlich bewertet es die virtuellen Funktionen: Sind die geforderten Funktionen vorhanden – alle oder mindestens eine, je nach Konfiguration –, kommt die virtuelle hinzu.

Das Ergebnis wird von allein neu berechnet, wenn sich etwas ändert: beim Zuweisen oder Entziehen einer Fähigkeit, beim Bearbeiten einer Funktion, beim Erfassen oder Entfernen eines Nachweises. Die Abläufe der Nachweise laufen dagegen über eine tägliche Prüfung: Am Tag nach dem Ablauf verliert die Person die Funktion, nicht im exakten Moment.

Daraus erklären sich zwei häufige Situationen:

• „Er hat die Funktion, erscheint aber nicht unter den Kandidaten“ — die Funktion stammt aus einem abgelaufenen Nachweis, oder die Hierarchie vererbt sie nicht, weil die untergeordnete Funktion nicht Vererbbar ist;
• „Ich habe sie ihm nie zugewiesen, und er hat sie“ — sie ist virtuell, oder er erbt sie von einer höheren Funktion, oder ein Nachweis verleiht sie ihm.

Felder einer Funktion

Feld	Typ	Was es bewirkt
Name	Text, Pflicht
Übergeordnet	Auswahl	die höhere Funktion in der Hierarchie
Beschreibung	langer Text
Symbol	Text	das neben der Funktion angezeigte Zeichen
Farbe	Farbe	die Farbe der Punkte auf den Schichtkarten
Aus der Statistik ausschließen	ja/nein	Verfügbarkeiten für diese Funktion gehen nicht in die Statistik ein
Vererbbar	ja/nein	wer eine höhere Funktion hat, erhält automatisch auch diese
Neuen Personen automatisch zuweisen	ja/nein	jeder neue Stammdatensatz entsteht bereits mit dieser Funktion
Virtuelle Funktion	ja/nein	macht die Funktion virtuell: Sie wird nicht mehr von Hand zugewiesen

Felder einer virtuellen Funktion

Feld	Typ	Was es bewirkt
Name	Text, Pflicht
Beschreibung, Symbol, Farbe		wie oben
Erforderliche Funktionen	Mehrfachauswahl	die Funktionen, aus denen diese entsteht
Alle erforderlich	Auswahl, Pflicht	Alle Funktionen sind notwendig — es braucht alle; Die erforderlichen Funktionen sind Alternativen — eine genügt
Aus der Statistik ausschließen	ja/nein	wie oben

Einer Person Funktionen zuweisen

Auf dem Datensatz der Person, unter Fähigkeiten. Von dort fügst du Funktionen hinzu oder entfernst sie.

Entziehst du jemandem eine Funktion, der für künftige Schichten mit dieser Funktion eingetragen ist, wird er nicht aus den Schichten entfernt: Prüfe den Kalender. Umgekehrt gilt genauso — eine entzogene Funktion nimmt die bereits in dieser Rolle geleisteten Stunden nicht aus der Statistik.

Vielen Personen zugleich Funktionen zuweisen

Wähle in der Liste Personen mehrere Zeilen aus: Die Zahl der Ausgewählten erscheint samt Menü Aktion, mit dem du Funktion hinzufügen, Funktion entfernen, Zur Gruppe hinzufügen, Aus Gruppe entfernen, Befähigungsnachweis zuweisen, Befähigungsnachweis entfernen kannst. Wähle Aktion und Element und tippe auf Anwenden.

Gruppen

Gruppen fassen Personen nach Team, Standort oder jedem anderen Kriterium zusammen, das ihr braucht.

Feld	Typ	Was es bewirkt
Name	Text, Pflicht
Mitglieder	Mehrfachauswahl	die Personen, die dazugehören
Notizen	langer Text
Aus der Statistik ausschließen	ja/nein	die Personen der Gruppe erscheinen nicht in der Statistik

Sie dienen vor allem dazu: Beiträge am Schwarzen Brett an eine Teilmenge zu richten, die Sichtbarkeit eines Kalenders zu begrenzen und die Buchung eines Fahrzeugs vorzubehalten.

Befähigungsnachweise

Befähigungsnachweise sind die Qualifikationen mit Ablaufdatum: Sie haben einen Namen, eine Gültigkeit (Monate) und die Gelieferten Funktionen, also die Funktionen, die der Nachweis seinem Inhaber verleiht.

Das ist der Mechanismus, mit dem sich ein Ausbildungsablauf von allein auf die Schichten auswirkt: Liefert der Nachweis die Funktion, kann die Person nach dem Ablauf diese Schichten nicht mehr übernehmen.

Felder eines Befähigungsnachweises

Feld	Typ	Was es bewirkt
Name	Text, Pflicht
Gelieferte Funktionen	Mehrfachauswahl, Pflicht	die Funktionen, die der Inhaber erhält
Gültigkeitsmonate	Zahl, Pflicht	wie viele Monate er gilt, ab dem Erwerbsdatum; 0 = läuft nie ab
Vorlauftage	Zahl, Pflicht	wie viele Tage vor dem Ablauf die Warnung rausgeht
Benutzer bei Ablauf benachrichtigen	ja/nein	warnt die betroffene Person
Verantwortliche bei Ablauf benachrichtigen	ja/nein	warnt die unten angegebenen Verantwortlichen
Verantwortliche	Mehrfachauswahl	wer die Ablaufwarnungen erhält

Einer Person einen Nachweis zuweisen

Auf dem Datensatz der Person, unter den Befähigungsnachweisen:

Feld	Typ	Was es bewirkt
Befähigungsnachweis	Auswahl, Pflicht	welcher Nachweis
Datum	Datum, Pflicht	wann er erworben wurde
Ablaufdatum	Datum	lasst es leer, dann berechnet es die App

Füllt ihr das Ablaufdatum nicht aus, wird es berechnet, indem zum Erwerbsdatum die Gültigkeitsmonate des Nachweises addiert werden. Füllt ihr es aus, gilt euer Eintrag: nützlich, wenn der Ablauf auf dem Dokument nicht der Monatsrechnung entspricht.

0 Monate = läuft nie ab

Mit 0 Gültigkeitsmonaten hat der Nachweis kein Ablaufdatum: Seine Funktionen bleiben für immer zugewiesen, und das Datum hält nur fest, wann er erworben wurde. Die Ablaufwarnungen gehen dann natürlich nicht raus.

Abwesenheiten

Auf dem Datensatz der Person, unter den Feldern, steht der Block Abwesenheiten: Damit erfasst man die Zeiträume, in denen jemand nicht da ist – Krankheit, Dienstreise, ein Monat weg. Jede Zeile hat zwei Felder:

Feld	Typ	Was es bewirkt
Beginn	Datum, Pflicht	der erste Abwesenheitstag
Ende	Datum	der letzte; lässt man es leer, bleibt die Abwesenheit offen, ohne Ende

Das Ende muss nach dem Beginn liegen, sonst bricht das Speichern mit Ungültiger Zeitraum ab.

Eine Abwesenheit zu erfassen löscht Verfügbarkeiten

Es ist keine Erinnerung: Beim Speichern werden alle künftigen Verfügbarkeiten der Person, die in den Zeitraum fallen, gelöscht, und die Besetzung der betroffenen Schichten wird neu berechnet – Schichten, die voll waren, können wieder unbesetzt sein. Das ist richtig so (wer nicht da ist, besetzt nichts), aber es ist unwiderruflich: Die Verfügbarkeiten kommen durch Löschen der Abwesenheit nicht zurück.

Achtet vor allem auf die Abwesenheit ohne Enddatum: Sie nimmt die Person aus allen ihren künftigen Schichten heraus, nicht nur aus denen des laufenden Monats. Hat die Rückkehr ein Datum, tragt es ein.

Die Vergangenheit bleibt unangetastet: Bereits geleistete Schichten, Stunden und Statistiken bleiben, wie sie sind. Die Abwesenheit wirkt nur ab jetzt.

Wer unbesetzt bleibt, muss von Hand nachbesetzt werden: Schaut euch nach dem Erfassen der Abwesenheit die Schichten an, die ihr gerade freigemacht habt – AppToMe sucht keinen Ersatz für euch und teilt niemandem mit, dass der Platz wieder frei ist.

Das Konto einer freiwilligen Person verwalten

Auf dem Datensatz der Person, wenn sie einen verknüpften Benutzer hat:

• Berechtigungen ändern — siehe Rollen und Berechtigungen
• Passwort zurücksetzen — sendet die Zurücksetzungs-E-Mail (Möchtest du diesem Benutzer wirklich eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden?). Du siehst und setzt das Passwort nicht: Die Person wählt es über den erhaltenen Link
• Verknüpfung aufheben — löst das Konto vom Stammdatensatz (Möchtest du die Verknüpfung dieses Benutzers wirklich aufheben?). Der Datensatz bleibt, mit den geleisteten Schichten und Stunden: Nur die Verknüpfung mit dem Konto verschwindet, und die Person verliert den Zugang zur Organisation. Es ist keine Löschung und ist umkehrbar: Eine namentliche Einladung verknüpft dieses Konto wieder mit demselben Datensatz

Stammdateneinstellungen

Im Reiter Einstellungen konfiguriert man die benutzerdefinierten Felder: zusätzliche Daten, die eure Organisation zu den Personen führen will und die es standardmäßig nicht gibt (Personalnummer, Uniformgröße, Ablauf der Vorsorgeuntersuchung).

Jedes benutzerdefinierte Feld wird definiert mit:

Feld	Typ	Was es bewirkt
Bezeichnung	Text, Pflicht	der Name, der neben dem Feld erscheint
Typ	Auswahl, Pflicht	Text, Mehrzeiliger Text, Zahl, Ja/Nein, Datum, Uhrzeit, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Ort
Zulässige Werte	Liste	die auswählbaren Werte, für Auswahlfelder
Pflichtfeld	ja/nein	der Datensatz lässt sich nicht speichern, solange das Feld leer ist
Ausfüllhinweise	Text	eine Hilfezeile unter dem Feld

Fragt nur die Daten ab, die ihr wirklich braucht: Jedes zusätzliche Feld ist ein weiteres personenbezogenes Datum, das ihr hüten müsst.