Anfragen bearbeiten¶
Die Anfragen, die bei den Mitarbeitern eingehen, sind von drei Arten und liegen an drei verschiedenen Orten.
Beitrittsanfragen zur Organisation¶
Wer eure Organisation in der App sucht und um Aufnahme bittet, landet unter Personen → Personen, im Kasten Zugriffsanfragen.
Sie werden genehmigt, indem man die Person mit dem richtigen Stammdatensatz verknüpft: Das vollständige Verfahren, samt Hinweis auf Dubletten, steht in den Stammdaten.
Verfügbarkeitsanfragen¶
Das sind die, die ihr verschickt: Ihr bittet eine Person, eine Schicht zu übernehmen.
Sie entstehen aus der Schicht heraus, indem ihr die Person einladet (siehe Verfügbarkeit und Anwesenheit). Wen ihr eingeladen habt, seht ihr an der Schicht selbst: In der Organisatorkarte gilt diese Person bereits als eingeladen und wird euch für eine zweite Einladung nicht erneut vorgeschlagen.
Die eingeladene Person erhält eine Benachrichtigung, die sie zur Schicht führt, wo sie oben die Einladung und die Schaltflächen Annehmen und Ablehnen vorfindet: Sie antwortet von dort, mit Blick auf Uhrzeit, Funktionen und die bereits eingetragenen Kollegen.
Ihr habt zusätzlich die Liste Verfügbarkeitsanfragen, die alle in der Organisation noch offenen sammelt: Schicht (mit Tag und Uhrzeit), Funktion, Empfänger, Läuft ab am und den Status. Von dort seht ihr auf einen Blick, wie viele Einladungen offen sind und an wen; ein Tippen auf eine Zeile öffnet wieder das Formular, mit dem die Einladung gesendet wurde, und die Antwortschaltflächen erscheinen nur bei der Person, die die Einladung erhalten hat.
Die Liste steht nicht im Menü
Auf die Seite kommt man über einen direkten Link — aus der Benachrichtigung oder über die Adresse — nicht über einen Menüeintrag. Braucht ihr sie im Blick, legt sie in den Lesezeichen des Browsers ab: Die tägliche Arbeit an den Einladungen läuft ohnehin über die Schicht.
Nur die offenen Anfragen
Die Liste zeigt die noch offenen Anfragen. Angenommene, abgelehnte oder abgelaufene bleiben nicht sichtbar: Das Ergebnis lest ihr an der Schicht, wo die Person entweder steht oder nicht.
Wie sich eine Verfügbarkeitsanfrage verhält¶
Eine Anfrage bleibt nicht ewig hängen. Sie verfällt von allein, wenn eines davon eintritt:
- die von euch gesetzte Frist ist verstrichen;
- die Schicht hat begonnen — dann nützt sie nichts mehr;
- die Schicht ist voll geworden, sofern ihr die Option aktiv gelassen habt, die die Anfrage bei erreichter Besetzung verfallen lässt. Das ist das Standardverhalten und fast immer das gewünschte: Ladet ihr drei Personen für einen Platz ein, beendet die Antwort der ersten die Sache für die anderen beiden.
Schaltet ihr diese Option dagegen aus, bleibt die Anfrage auch bei voller Schicht gültig: Nimmt die Person an, kommt sie trotzdem hinzu. Nutzt das nur, wenn ihr wirklich mehr Leute als das Minimum wollt.
Es kann nur eine Anfrage pro Person und Schicht geben: Zum Erneuern muss die laufende erst geschlossen werden.
Bei Annahme wird die Person bereits bestätigt auf der Schicht eingetragen, ohne die eventuelle Bestätigung des Kalenders zu durchlaufen: Ihr habt sie eingeladen, die Bestätigung habt ihr damit gegeben. Bei Ablehnung bleibt sie für diese Schicht als nicht verfügbar erfasst — eine nützliche Information: Ihr wisst, dass ihr gefragt habt.
Ist die Schicht nah, ist ein Anruf besser: Die Benachrichtigung kommt an, aber eine zweite Erinnerung gibt es nicht.
Schichttauschanfragen¶
Das sind die zwischen Freiwilligen: Einer gibt die Schicht an einen anderen ab. Ihr findet sie unter Schichttausche.
Hat der Kalender Schichttausch erfordert Genehmigung aktiv, ist der Tausch mit der Zusage des Kollegen noch nicht abgeschlossen: Er geht in Wartet auf Genehmigung über und erscheint in eurem Reiter Zu genehmigen. Bis dahin liegt die Schicht weiter bei der abgebenden Person.
Im Reiter seht ihr Gibt, Nimmt, Rolle und den Status, und ihr könnt Genehmigen oder Ablehnen. Die bereits abgeschlossenen Anfragen landen im Reiter Verlauf.
Was AppToMe an eurer Stelle prüft¶
Der Schichttausch ist so gedacht, dass er euch keine Arbeit macht: Die Prüfung läuft automatisch und lässt sich nicht umgehen.
- Funktionen werden nicht gewählt. Wer die Schicht übernimmt, übernimmt sie mit derselben Funktion wie die abgebende Person; beim gegenseitigen Tausch erbt die abgebende Person die Funktion, die die andere auf der im Gegenzug übernommenen Schicht hatte. Auf diesem Weg wechselt niemand die Rolle.
- Die kandidierende Person muss die Funktion haben. Die Liste der vorgeschlagenen Empfänger enthält nur, wer diesen Platz wirklich abdecken kann: Sagt eine freiwillige Person, sie „finde ihn nicht unter den Namen“, prüft ihre Funktionen in den Stammdaten.
- Die Besetzung ist unantastbar. Der Tausch wird angewendet und dann geprüft: Ist eine beteiligte Schicht von besetzt zu unbesetzt gewechselt, wird alles rückgängig gemacht, und die beiden Personen erhalten die Benachrichtigung. Halb angewendete Tausche gibt es nicht.
- Alles wird im Moment der Antwort neu geprüft, nicht beim Senden: Die abgebende Person kann sich aus der Schicht ausgetragen haben, die übernehmende kann sich dort selbst eingetragen haben, eine Funktion kann entzogen worden sein. Dann stoppt der Tausch und rührt nichts an.
- Die Frist beträgt 24 Stunden, aber nie über den Schichtbeginn hinaus.
Kommt ein Tausch „nicht an“, liegt es fast immer an einem dieser Punkte — nicht an einem Fehler.
Wann die Genehmigung übersprungen wird¶
Die Genehmigung greift, wenn auch nur einer der beteiligten Kalender sie verlangt. Es gibt jedoch zwei Fälle, in denen AppToMe sie überspringt, um die Anfrage nicht bis zum Fristende liegen zu lassen:
- wer den Tausch vorschlägt, ist bereits für diese Schicht verantwortlich — er könnte selbst genehmigen, die doppelte Unterschrift bringt nichts;
- es gibt niemand anderen, der diese Schicht genehmigen könnte.
Wer am Tausch beteiligt ist — abgebende wie übernehmende Person — erscheint nie unter den Genehmigenden, auch wenn er die Berechtigung hätte.
Unter Zu genehmigen seht ihr nur die Schichten, über die ihr wirklich Verfügungsgewalt habt: Die Berechtigung, Verfügbarkeiten zu verwalten, kann auf bestimmte Kalender, Schichttypen, Tage und Zeiträume begrenzt sein (siehe Rollen und Berechtigungen).
Fahrzeugbuchungen¶
Auch Fahrzeugbuchungen können eine Genehmigung erfordern: siehe Fahrzeuge.