Odoo-Connector

Optionale Komponente

Der Connector ist eine eigene Komponente, keine Funktion der App: Er dient nur Organisationen, die Odoo als Verwaltungssoftware nutzen (oder nutzen wollen). Nutzt eure Organisation Odoo nicht, könnt ihr diesen Abschnitt überspringen: An dem, was in den anderen Leitfäden steht, ändert sich nichts.

AppToMe deckt die Arbeit im Feld gut ab: Schichten, Verfügbarkeiten, Anwesenheiten, Fahrzeuge, Checklisten, Kurse. Es ist aber keine Verwaltungssoftware: keine Buchhaltung, keine elektronische Rechnungsstellung, keine Spendenverwaltung, keine Abrechnung von Zweckzuwendungen.

Viele Organisationen führen diesen Teil in Odoo. Der Odoo-Connector ist die Brücke zwischen den beiden Systemen: Was Freiwillige in AppToMe tun, kommt von allein in Odoo an, ohne dass jemand die Daten von Hand abschreibt.

Für wen er gedacht ist

Er ergibt Sinn, wenn ihr euch in mindestens einer dieser Situationen wiedererkennt:

• ihr nutzt Odoo schon für Buchhaltung, Rechnungen, Spenden oder Lohnabrechnung und übertragt heute Stammdaten und Stunden der Freiwilligen von Hand;
• ihr müsst einer Stelle die tatsächlich geleisteten Stunden nachweisen, und die Stunden entstehen in AppToMe, während die Dokumente anderswo gemacht werden;
• ihr führt die Fahrzeuge an zwei Orten — Datensätze und Buchungen in AppToMe, Kosten, Wartungen und Versicherungen in Odoo;
• ihr wollt eine einzige Personenliste, gültig für den Betrieb und für die Verwaltung.

Reicht euch AppToMe dagegen so, wie es ist, fügt der Connector nichts Nützliches hinzu: Aktiviert ihn nicht.

Was er kurz gesagt tut

• Ein einziges Personenverzeichnis — Freiwillige sind in beiden Systemen dieselben Personen, und in Odoo gemachte Änderungen kommen nach AppToMe zurück.
• Bestätigte Stunden automatisch — bestätigt eine verantwortliche Person die Stunden einer Schicht, erscheint in Odoo die entsprechende Anwesenheit, bereit für die Abrechnung.
• Schichten, Aufgaben, Checklisten und Kurse in Odoo einsehbar, nur lesend, für alle, die in der Verwaltung arbeiten und die App nicht nutzen.
• Fahrzeuge abgeglichen zwischen dem Fuhrpark in Odoo und dem in AppToMe.
• Zugang mit nur einem Konto — auf der Anmeldeseite von Odoo erscheint die Schaltfläche Mit Apptome anmelden.

Die Einzelheiten stehen in Was synchronisiert wird.

Was er nicht tut

Besser gleich gesagt, um falsche Erwartungen zu vermeiden:

• er ersetzt AppToMe nicht: Schichten werden weiterhin in der App angelegt und besetzt, nicht in Odoo;
• er ist nicht bei allem beidseitig: Nur Personen und Fahrzeuge lassen sich von beiden Seiten bearbeiten. Alles Übrige ist ein nur lesbarer Spiegel, denn die Wahrheit über den Betrieb liegt in AppToMe;
• er ist keine fertige Verwaltungssoftware: Buchhaltung, Rechnungsstellung und Pflichten werden in Odoo konfiguriert, wie bei jeder anderen Organisation;
• er zaubert nicht mit schmutzigen Daten: Steht in Odoo dieselbe Person dreimal, dient der erste Abgleich genau dazu, Ordnung zu schaffen.

Was er kostet

Der Connector ist kostenlos und wird unter einer freien Lizenz verteilt.

Der Organisation bleiben die Odoo-Instanz (in der Cloud oder auf eigenem Server), etwaige Anpassungen und der Odoo-Partner, der sie betreut. AppToMe verkauft kein Odoo und tritt nicht als Odoo-Anbieter auf: Es liefert die Brücke und die Zugangsdaten eurer Umgebung.

Was für den Start nötig ist

Nötig	Wer sich darum kümmert
Eine über das Internet erreichbare Odoo-18-Instanz	euer Odoo-Partner
Die Verbindungszugangsdaten eurer Organisation	der AppToMe-Support
Installation und Konfiguration des Connectors	euer Odoo-Partner
Der erste Abgleich der Stammdaten	euer Odoo-Partner, gemeinsam mit jemandem aus der Organisation, der die Personen kennt

Der letzte Punkt erfordert die meiste Aufmerksamkeit und ist der einzige, bei dem jemand aus der Organisation gebraucht wird: Kein Automatismus weiß, ob „Mario Rossi“ in Odoo und „Rossi Mario“ in AppToMe dieselbe Person sind.

Wie es weitergeht

• Was synchronisiert wird

  Die Liste der Daten, die Richtung, in die sie wandern, und wo man sie in Odoo wiederfindet.

• Mit beiden Systemen arbeiten

  Was sich im Alltag für Freiwillige, Mitarbeiter und Verwaltung ändert.

• Aktivierung und Konfiguration

  Die Schritte der Aktivierung. Ein technisches Kapitel für den Odoo-Partner.

• Wenn etwas nicht stimmt

  Wie man merkt, dass die Synchronisation stehen geblieben ist, und was zu melden ist.

Die Aktivierung anfragen

Schreibt dem AppToMe-Support, dass ihr Odoo anbinden wollt, wer euer Odoo-Partner ist und welche Daten ihr in die Verwaltungssoftware bringen möchtet. Ihr erhaltet die Verbindungszugangsdaten eurer Organisation, die ihr an den Partner weitergebt.