Fahrzeuge¶
Info
Es braucht die Berechtigung, Fahrzeuge anzuzeigen; zum Bearbeiten die, sie zu verwalten.
Der Fuhrpark der Organisation: was ihr habt, wer ihn buchen darf und welche Kontrollen dazugehören.
Wenn ihr Odoo nutzt
Der Odoo-Connector gleicht die Fahrzeuge in beide Richtungen mit dem Fuhrpark der Verwaltungssoftware ab: Hier bleiben Datensätze und Buchungen, dort Kosten, Wartungen und Fristen.
Fahrzeugtypen¶
Im Reiter Fahrzeugtypen legst du die Kategorien fest: Rettungswagen, Notarztwagen, Kleinbus. Sie dienen dazu, die Liste zu ordnen und zu filtern.
Ein Fahrzeug anlegen¶
Im Reiter Fahrzeuge fügst du das Fahrzeug hinzu und füllst die Karte aus.
| Feld | Typ | Was es bewirkt |
|---|---|---|
| Fahrzeugcode | Text, Pflicht | der Name, unter dem das Fahrzeug im Sitz bekannt ist (Alfa 1, Rettungswagen 3): Er erscheint in den Schichten |
| Kennzeichen | Text | das tatsächliche Kennzeichen |
| Typ | Auswahl | die Kategorie, unter den Fahrzeugtypen |
| Beschreibung | langer Text | Anmerkungen zum Fahrzeug |
| Bild | Datei | das Foto, das in der Liste erscheint |
| Checklistentypen | Mehrfachauswahl | die mit dem Fahrzeug verknüpften Checklisten, siehe Checklisten |
| Buchbar | ja/nein | Freiwillige können das Fahrzeug auch außerhalb der Schichten anfragen. Ist kein Fahrzeug buchbar, erscheint der Eintrag Fahrzeugbuchungen bei niemandem |
| Buchung erfordert Genehmigung | ja/nein | Anfragen laufen über die Mitarbeiter, die die Fahrzeuge verwalten; ausgeschaltet werden sie sofort bestätigt |
| Buchung auf Gruppen beschränken | Mehrfachauswahl | nur Mitglieder der angegebenen Gruppen können es buchen. Leer = alle |
Fahrzeugcode und Kennzeichen
Fahrzeugcode ist Pflicht und das Einzige der beiden, das Freiwillige üblicherweise sehen: Verwendet das Funkrufzeichen, nicht das Kennzeichen.
Fächer und Geräte¶
Ein Fahrzeug kann über Fächer beschrieben werden: Jedes Fach hat einen Namen. In jedem Fach werden die Geräte mit Gerät und vorgesehener Menge aufgeführt.
Ein Fahrzeugtyp hat im Reiter Fahrzeugtypen ein einziges Feld: den Namen.
Das ist die Karte, die die Checkliste nützlich macht: Sie sagt nicht nur, was da sein muss, sondern wo.
Die Buchungen verwalten¶
Im Reiter Zu genehmigen der Fahrzeugbuchungen findest du die ausstehenden Anfragen, mit Fahrzeug, Angefragt von, Wann, Grund und Status.
Für jede kannst du Genehmigen oder Ablehnen. Beim Ablehnen weist die App darauf hin, dass wer sie gesendet hat, von vorn beginnen muss: Ist nur die Uhrzeit das Problem, redet vorher darüber.
Im Fahrzeugkalender siehst du die Belegung im Zeitverlauf und unterscheidest Bestätigte Buchung, Wartet auf Genehmigung und Einer Schicht zugewiesen. Dienstschichten haben Vorrang vor Buchungen: Ein für eine Schicht eingeplantes Fahrzeug ist in diesem Zeitraum nicht buchbar.
Wie sich die Anfragen verhalten¶
Den Großteil der Arbeit erledigt AppToMe: Euch bleibt die Entscheidung, nicht das Prüfen der Überschneidungen.
- Freiwilligen werden nur freie Fahrzeuge angeboten. Die Liste schließt sowohl schon gebuchte Fahrzeuge als auch die einer Schicht im selben Zeitraum zugewiesenen aus — dieselben beiden Quellen, die den Fahrzeugkalender zeichnen. Kalender und Anfrageformular können nichts Unterschiedliches erzählen.
- Die Verfügbarkeit wird bei der Genehmigung erneut geprüft. Ist das Fahrzeug inzwischen in einer Schicht oder einer anderen Buchung gelandet, geht die Genehmigung nicht durch, und ihr erfahrt es. Ihr riskiert nicht, zwei Verpflichtungen für dasselbe Fahrzeug zu bestätigen, auch nicht, wenn zwei von euch im selben Moment genehmigen.
- Ein Fahrzeug einer Schicht zuzuweisen storniert die ausstehenden Anfragen für diesen Zeitraum, und die Anfragenden erhalten die Benachrichtigung. Bereits genehmigte Buchungen werden dagegen nicht angetastet: Das ist eine Zusage, die ihr gegeben habt. Müsst ihr das Fahrzeug wirklich zurückholen, ist die Buchung von Hand zu stornieren und der Person zu sagen.
- Unbeantwortet gebliebene Anfragen laufen ab, sobald der angefragte Zeitraum vorbei ist, und die anfragende Person wird benachrichtigt. Die Warteschlange verstopft nicht, aber eine abgelaufene Anfrage ist trotzdem ein Dienst, den jemand nicht leisten konnte: Seht ihr davon viele, ist die Antwortzeit das Problem, nicht das Werkzeug.
Wer was sieht: Eine freiwillige Person sieht nur ihre eigenen Buchungen; wer die Berechtigung hat, Fahrzeuge zu verwalten, sieht die aller und gehört zu den Empfängern der zu genehmigenden Anfragen.
Wann man die Genehmigung abschaltet¶
Buchung erfordert Genehmigung ausgeschaltet heißt, die Anfrage ist sofort bestätigt. Das ist bei allgemeinen Dienstfahrzeugen sinnvoll — dem Kleinbus, dem Auto für Besorgungen — wo der Erste, der fragt, es bekommt und es nichts abzuwägen gibt. Lasst sie eingeschaltet, wo die Wahl, wer was fährt, eine echte Entscheidung ist.