Fahrzeuge¶
Info
Es braucht die Berechtigung, Fahrzeuge anzuzeigen; zum Bearbeiten die, sie zu verwalten.
Die Fahrzeuge der Organisation: was ihr habt, wer sie buchen darf und welche Kontrollen dazugehören.
Wenn ihr Odoo nutzt
Der Odoo-Connector gleicht die Fahrzeuge in beide Richtungen mit dem Fuhrpark der Verwaltungssoftware ab: Hier bleiben Datensätze und Buchungen, dort Kosten, Wartungen und Fristen.
Mit dem Modul Fahrzeugverwaltung
Nutzt die Organisation das Modul Fahrzeugverwaltung, zeigt der Reiter Fahrzeuge auch Status, Fristen und Schäden jedes Fahrzeugs, und die Karte des Fahrzeugs bekommt Fristen, Wartungen, Dokumente und Kosten dazu: siehe Fahrzeugverwaltung.
Fahrzeugtypen¶
Im Reiter Fahrzeugtypen legst du die Kategorien fest: Rettungswagen, Notarztwagen, Kleinbus. Sie dienen dazu, die Liste zu ordnen und zu filtern. Ein Fahrzeugtyp hat ein einziges Feld: Name.
Ein Fahrzeug anlegen¶
Im Reiter Fahrzeuge fügst du das Fahrzeug hinzu und füllst die Karte aus.
| Feld | Typ | Was es bewirkt |
|---|---|---|
| Fahrzeug-ID | Text, Pflicht | der Name, unter dem das Fahrzeug im Sitz bekannt ist (Alfa 1, Rettungswagen 3): Er erscheint in den Schichten |
| Kennzeichen | Text | das tatsächliche Kennzeichen |
| EMMA-Fahrzeugcode (118) | Text | nur bei aktiver AREU-Anbindung: der Code, mit dem die Leitstelle das Fahrzeug identifiziert (z. B. ARNBER_004.C), siehe 118-Einsätze |
| Typ | Auswahl | die Kategorie, unter den Fahrzeugtypen |
| Beschreibung | langer Text | Anmerkungen zum Fahrzeug |
| Bild | Datei | das Foto, das in der Liste erscheint |
| Checklistentypen | Mehrfachauswahl | die mit dem Fahrzeug verknüpften Checklisten, siehe Checklisten |
| Buchbar | ja/nein | Freiwillige können das Fahrzeug auch außerhalb der Schichten anfragen. Ist kein Fahrzeug buchbar, erscheint der Eintrag Fahrzeugbuchungen bei niemandem |
| Buchung erfordert Genehmigung | ja/nein | Anfragen laufen über die Mitarbeiter, die die Fahrzeuge verwalten; ausgeschaltet werden sie sofort bestätigt |
| Buchung auf Gruppen beschränken | Mehrfachauswahl | nur Mitglieder der angegebenen Gruppen können es buchen. Leer = alle |
Fahrzeug-ID und Kennzeichen
Fahrzeug-ID ist Pflicht und das Einzige der beiden, das Freiwillige üblicherweise sehen: Verwendet das Funkrufzeichen, nicht das Kennzeichen.
Die Buchungen verwalten¶
Im Reiter Zu genehmigen der Fahrzeugbuchungen findest du die ausstehenden Anfragen, mit Fahrzeug, Angefragt von, Wann, Grund und Status.
Für jede kannst du Genehmigen oder Ablehnen. Beim Ablehnen weist die App darauf hin, dass wer sie gesendet hat, von vorn beginnen muss: Ist nur die Uhrzeit das Problem, redet vorher darüber.
Unter den Anfragen steht Anstehende Buchungen: die genehmigten, noch nicht beendeten Buchungen aller. Jede hat die Schaltflächen Bearbeiten und Buchung stornieren.
Im Fahrzeugkalender siehst du die Belegung im Zeitverlauf und unterscheidest Bestätigte Buchung, Wartet auf Genehmigung, Einer Schicht zugewiesen und Außer Betrieb. Dienstschichten haben Vorrang vor Buchungen: Ein für eine Schicht eingeplantes Fahrzeug ist in diesem Zeitraum nicht buchbar. Tippe auf eine Buchung: Im Fenster, das sich öffnet, findest du dieselben Schaltflächen Bearbeiten und Buchung stornieren.
Die Schaltfläche Drucken oben lädt das PDF der angezeigten Woche herunter: eine Zeile pro Fahrzeug, mit Schichten und genehmigten Buchungen. Das ist das Blatt für die Garage.
Eine Buchung bearbeiten¶
Du brauchst die Berechtigung, Fahrzeuge zu verwalten. Du kannst jede noch gültige Buchung bearbeiten, deine oder die anderer: ausstehend oder genehmigt, solange sie nicht beendet ist. Bei deinen eigenen findest du Bearbeiten auch unter Meine Buchungen.
- Tippe bei der Buchung auf Bearbeiten, unter Anstehende Buchungen oder im Fahrzeugkalender. Es öffnet sich Buchung bearbeiten: Unter dem Titel steht der Name der anfragenden Person, die Felder sind schon ausgefüllt.
- Ändere Tag, Von und Bis, falls nötig.
- Tippe auf Weiter.
- Wähle das Fahrzeug unter In diesem Zeitraum freie Fahrzeuge. Das aktuelle Fahrzeug hat ein grünes Häkchen. Es erscheinen nur die Fahrzeuge, die die anfragende Person buchen darf.
- Passe den Grund an, falls nötig.
- Tippe auf Änderungen speichern.
Die Buchung behält ihren Status: War sie Genehmigt, bleibt sie genehmigt, ohne neue Genehmigung.
Ist es die Buchung einer anderen Person, weist die App darauf hin: Die Person, die die Buchung gemacht hat, wird über die neuen Angaben benachrichtigt. Sie erhält eine Benachrichtigung mit dem neuen Fahrzeug, Tag und Uhrzeiten.
Es gelten dieselben Regeln wie für eine neue Anfrage: Ist das Fahrzeug in diesem Zeitraum schon belegt, geht die Änderung nicht durch, und die App sagt dir, warum. Hat die Buchung schon begonnen, kannst du ihren Beginn nicht verschieben; das Ende kannst du aber ändern, um sie zu verlängern oder zu verkürzen.
Eine Buchung stornieren¶
Du brauchst dieselbe Berechtigung, und es gilt für dieselben Buchungen: ausstehend oder genehmigt, noch nicht beendet, von wem auch immer.
- Tippe bei der Buchung auf Buchung stornieren, unter Anstehende Buchungen oder im Fahrzeugkalender. Bei deinen eigenen Buchungen heißt die Schaltfläche Buchung zurückziehen.
- Ist es die Buchung einer anderen Person, fragt die App Möchtest du diese Buchung stornieren? Die Person, die sie gemacht hat, wird benachrichtigt.
- Willst du den Grund erklären, schreib ihn in Notiz für die anfragende Person (optional).
- Bestätige.
Das Fahrzeug wird wieder frei. Die anfragende Person erhält die Benachrichtigung Deine Fahrzeugbuchung wurde storniert, mit deiner Notiz, falls du eine geschrieben hast.
Freiwillige können ihre eigenen Buchungen nicht bearbeiten: Sie können sie nur mit Buchung zurückziehen unter Meine Buchungen zurückziehen. Um Tag, Uhrzeit oder Fahrzeug zu ändern, ziehen sie die Buchung zurück und stellen eine neue.
Wie sich die Anfragen verhalten¶
Den Großteil der Arbeit erledigt AppToMe: Euch bleibt die Entscheidung, nicht das Prüfen der Überschneidungen.
- Freiwilligen werden nur freie Fahrzeuge angeboten. Die Liste schließt schon gebuchte Fahrzeuge aus, die einer Schicht im selben Zeitraum zugewiesenen und die außer Betrieb genommenen — dieselben Quellen, die den Fahrzeugkalender zeichnen. Kalender und Anfrageformular können nichts Unterschiedliches erzählen.
- Die Verfügbarkeit wird bei der Genehmigung erneut geprüft. Ist das Fahrzeug inzwischen in einer Schicht oder einer anderen Buchung gelandet, geht die Genehmigung nicht durch, und ihr erfahrt es. Ihr riskiert nicht, zwei Verpflichtungen für dasselbe Fahrzeug zu bestätigen, auch nicht, wenn zwei von euch im selben Moment genehmigen.
- Ein Fahrzeug einer Schicht zuzuweisen storniert die ausstehenden Anfragen für diesen Zeitraum, und die Anfragenden erhalten die Benachrichtigung. Bereits genehmigte Buchungen werden dagegen nicht angetastet: Das ist eine Zusage, die ihr gegeben habt. Müsst ihr das Fahrzeug wirklich zurückholen, storniert die Buchung unter Anstehende Buchungen oder im Fahrzeugkalender: Die Person wird automatisch benachrichtigt, mit eurer Notiz, falls ihr eine schreibt.
- Unbeantwortet gebliebene Anfragen laufen ab, sobald der angefragte Zeitraum vorbei ist, und die anfragende Person wird benachrichtigt. Die Warteschlange verstopft nicht, aber eine abgelaufene Anfrage ist trotzdem ein Dienst, den jemand nicht leisten konnte: Seht ihr davon viele, ist die Antwortzeit das Problem, nicht das Werkzeug.
Wer was sieht: Eine freiwillige Person sieht nur ihre eigenen Buchungen; wer die Berechtigung hat, Fahrzeuge zu verwalten, sieht die aller und gehört zu den Empfängern der zu genehmigenden Anfragen.
Wann man die Genehmigung abschaltet¶
Buchung erfordert Genehmigung ausgeschaltet heißt, die Anfrage ist sofort bestätigt. Das ist bei allgemeinen Dienstfahrzeugen sinnvoll — dem Kleinbus, dem Auto für Besorgungen — wo der Erste, der fragt, es bekommt und es nichts abzuwägen gibt. Lasst sie eingeschaltet, wo die Wahl, wer was fährt, eine echte Entscheidung ist.
Außer Betrieb¶
Ein Fahrzeug mit Panne, in der Werkstatt oder nach einem Unfall stillgelegt darf weder auf einer Schicht noch in einer Buchung landen. Es außer Betrieb zu nehmen, entfernt es aus allem, was ab diesem Moment zugewiesen wird, für den Zeitraum, den du angibst. Was schon zugewiesen war, bleibt dagegen, wo es ist, und AppToMe benachrichtigt, wer es richten muss.
Du brauchst die Berechtigung, Fahrzeuge zu verwalten. Es funktioniert auch bei Fahrzeugen, die aus Odoo kommen, und bleibt in AppToMe: Es geht nicht an das Verwaltungssystem.
Mit dem Modul Fahrzeugverwaltung kann die Außerbetriebnahme auch von allein beginnen: durch eine Wartung mit eingeschaltetem Außer Betrieb, aus einer Schadensmeldung heraus oder durch eine abgelaufene Frist mit automatischer Sperre. Alles Folgende gilt weiterhin; nur beendet sie meist die Wartung oder die Verlängerung. Siehe Automatisch außer Betrieb.
Ein Fahrzeug außer Betrieb nehmen¶
- Tippe im Reiter Fahrzeuge auf das Fahrzeug: Fahrzeug bearbeiten öffnet sich.
- Tippe auf das Zahnrad und wähle Außer Betrieb nehmen.
- Wähle den Grund.
- Prüfe Ab Datum und Ab Uhrzeit: Sie sind schon mit dem aktuellen Zeitpunkt ausgefüllt. Ändere sie, wenn die Außerbetriebnahme geplant ist, zum Beispiel für den Werkstatttermin nächste Woche.
- Weißt du, wann das Fahrzeug zurückkommt, fülle Bis Datum und Bis Uhrzeit aus. Weißt du es nicht, lass sie leer.
- Ergänze eine Notiz, falls nötig.
- Tippe auf Änderungen speichern.
| Feld | Typ | Was es bewirkt |
|---|---|---|
| Grund | Auswahl, Pflicht | Panne (voreingestellt), Wartung, Unfall, Abgelaufene Frist, Nicht bestandene Checkliste oder Sonstiges. Erscheint neben dem Status des Fahrzeugs und im Fahrzeugkalender |
| Ab Datum / Ab Uhrzeit | Datum und Uhrzeit, Pflicht | der Beginn der Außerbetriebnahme |
| Bis Datum / Bis Uhrzeit | Datum und Uhrzeit | die geplante Rückkehr. Leer lassen, wenn das Rückkehrdatum noch nicht bekannt ist: Das Fahrzeug bleibt bis auf Weiteres außer Betrieb, bis du es selbst wieder in Betrieb nimmst. Nur mit dem Tag ist die Rückkehr zu Beginn dieses Tages (um 00:00) |
| Notiz | langer Text | die Details für die Kolleginnen und Kollegen: was nicht stimmt, wo das Fahrzeug steht |
Am Rückkehrdatum ist das Fahrzeug von allein wieder in Betrieb: Du musst nichts tun.
Die Außerbetriebnahme bearbeiten oder beenden¶
Solange die Außerbetriebnahme läuft oder geplant ist, bietet das Zahnrad des Fahrzeugs:
- Außerbetriebnahme bearbeiten — um Grund, Daten oder Notiz zu ändern. Änderst du die Daten, gehen die Benachrichtigungen für den neuen Zeitraum erneut hinaus; korrigierst du nur Grund oder Notiz, nicht.
- Wieder in Betrieb nehmen — das Fahrzeug ist sofort wieder verfügbar, ohne weitere Rückfragen. Hatte die Außerbetriebnahme noch nicht begonnen, wird sie gelöscht. Die Wiederinbetriebnahme sendet keine Benachrichtigungen.
Ein Fahrzeug hat immer nur eine offene Außerbetriebnahme: Solange eine läuft oder geplant ist, bietet das Zahnrad Außer Betrieb nehmen nicht an.
Was sich ändert¶
Im Reiter Fahrzeuge zeigt die Spalte Status, wie es um jedes Fahrzeug steht, mit dem Grund daneben:
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| In Betrieb | keine laufende oder geplante Außerbetriebnahme |
| Außer Betrieb | läuft, bis auf Weiteres |
| Außer Betrieb bis … | läuft, mit Tag und Uhrzeit der Rückkehr |
| Außer Betrieb ab … | geplant, noch nicht begonnen: Das Etikett ist gelb statt rosa |
Fährst du mit der Maus über das Etikett, liest du die Notiz. Auf dem Telefon gibt es die Spalte nicht: Der Status erscheint unter dem Namen des Fahrzeugs.
Mit dem Modul Fahrzeugverwaltung berücksichtigt die Spalte Status auch Fristen und Schäden: siehe Der Status der Fahrzeuge.
Für den ganzen Zeitraum der Außerbetriebnahme gilt:
- Das Fahrzeug ist nicht mehr unter den freien. In Buchungsanfragen erscheint es nicht unter den In diesem Zeitraum freien Fahrzeugen, auch nicht in Buchung bearbeiten.
- Ausstehende Anfragen für dieses Fahrzeug lassen sich nicht genehmigen. Die Prüfung bei der Genehmigung hält sie auf.
- Es lässt sich keiner Schicht hinzufügen. Das Speichern der Schicht bricht ab, siehe Schichten verwalten. Beim Duplizieren einer Schicht oder Anlegen einer Reihe wird das Fahrzeug aus den Kopien ausgelassen.
- Der Fahrzeugkalender zeigt es. Die Außerbetriebnahme ist ein rosa Balken, Außer Betrieb in der Legende: Tippe darauf, um Grund und Notiz zu lesen. Eine Außerbetriebnahme ohne Ende reicht bis zum Rand der Woche, die du gerade ansiehst.
Was sich nicht ändert¶
Schichten und Buchungen, die das Fahrzeug im Zeitraum der Außerbetriebnahme schon hatten, bleiben, wie sie sind. AppToMe nimmt niemandem das Fahrzeug weg: Eine Besatzung darf nicht im letzten Moment merken, dass sie ohne dasteht. Stattdessen benachrichtigt es:
- die Fahrzeugverantwortlichen, außer wer die Außerbetriebnahme eingetragen hat: Sie erhalten Ein Fahrzeug ist außer Betrieb, auch per E-Mail, mit Grund, Zeitraum, Notiz, den Schichten, denen das Fahrzeug noch zugewiesen ist (die ersten fünf), und wie viele Buchungen betroffen sind. Ein Tippen auf die Benachrichtigung öffnet den Reiter Fahrzeuge;
- jede anfragende Person mit einer ausstehenden oder genehmigten Buchung im Zeitraum: Sie erhält Das von dir gebuchte Fahrzeug ist außer Betrieb, mit dem Hinweis, dass die Buchung nicht storniert wurde.
Es zählen nur Schichten und Buchungen ab jetzt: Die Vergangenheit löst keine Benachrichtigungen aus.
Das Aufräumen ist eure Sache:
- bei den Schichten nehmt das stillgelegte Fahrzeug heraus und weist ein anderes zu. Die Schicht lässt sich wie immer bearbeiten: Das Fahrzeug, das schon da war, blockiert das Speichern nicht;
- bei den Buchungen verschiebt sie mit Bearbeiten auf ein anderes Fahrzeug oder aus dem Zeitraum heraus, oder storniert sie mit Buchung stornieren und einer Notiz für die anfragende Person. Solange die Buchung auf dem stillgelegten Fahrzeug bleibt, geht keine Änderung durch: nicht einmal, nur den Grund zu korrigieren.
Wenn etwas nicht klappt¶
Das Fahrzeug ist in diesem Zeitraum außer Betrieb — eine Buchung, ihre Änderung oder ihre Genehmigung wurde abgelehnt, weil das Fahrzeug in diesem Zeitraum stillgelegt ist. Wähle ein anderes Fahrzeug oder einen anderen Zeitraum, oder storniere die Buchung. Ist das Fahrzeug in Wirklichkeit schon wieder verfügbar, nutze Wieder in Betrieb nehmen.
Das Fahrzeug … ist außer Betrieb (…) von … bis … — du hast einer Schicht ein Fahrzeug hinzugefügt, das in diesen Stunden stillgelegt ist; hat die Außerbetriebnahme kein Ende, endet die Meldung mit ab …. Wähle ein anderes Fahrzeug.
Ein Fahrzeug erscheint nicht unter den freien — schau in die Spalte Status: Auch eine geplante Außerbetriebnahme (Außer Betrieb ab …) nimmt das Fahrzeug aus den Zeiträumen, die sie berührt, schon bevor sie beginnt.