Vehículos¶
Info
Hace falta el permiso de visualizar los vehículos; para modificarlos, el de gestionarlos.
El parque de vehículos de la organización: qué tenéis, quién lo puede reservar, y qué controles lo acompañan.
Si usáis Odoo
El conector Odoo alinea los vehículos con la flota del sistema de gestión en los dos sentidos: aquí quedan las fichas y las reservas, allí los costes, los mantenimientos y las caducidades.
Tipos de vehículo¶
En la pestaña Tipos de vehículo defines las categorías: ambulancia, coche medicalizado, microbús. Sirven para organizar la lista y para filtrar.
Introducir un vehículo¶
En la pestaña Vehículos añades el vehículo y rellenas la ficha.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Código del vehículo | texto, obligatorio | el nombre con el que el vehículo se conoce en la sede (Alfa 1, Ambulancia 3): es lo que aparece en los turnos |
| Matrícula | texto | la matrícula real |
| Tipo | elección | la categoría, entre los tipos de vehículo |
| Descripción | texto largo | notas sobre el vehículo |
| Imagen | archivo | la foto que aparece en la lista |
| Tipologías de checklist | elección múltiple | las checklists vinculadas al vehículo, ver Checklists |
| Reservable | sí/no | los voluntarios pueden pedir el vehículo también fuera de los turnos. Si ningún vehículo es reservable, la entrada Reservas de vehículos no aparece a nadie |
| La reserva requiere aprobación | sí/no | las solicitudes pasan por el personal que gestiona los vehículos; apagado, se confirman enseguida |
| Limitar la reserva a unos grupos | elección múltiple | solo los miembros de los grupos indicados pueden reservarlo. Vacío = todos |
Código del vehículo y Matrícula
Código del vehículo es obligatorio y es el único de los dos que los voluntarios ven normalmente: usad el indicativo operativo, no el número de matrícula.
Compartimentos e instrumentos¶
Un vehículo se puede describir por compartimentos: cada compartimento tiene un Nombre. Dentro de cada compartimento se enumeran los instrumentos, indicando Instrumento y Cantidad prevista.
Un tipo de vehículo, en la pestaña Tipos de vehículo, tiene un solo campo: el Nombre.
Es el mapa que hace útil la checklist: dice no solo qué tiene que haber, sino dónde.
Gestionar las reservas¶
En la pestaña Por aprobar de Reservas de vehículos encuentras las solicitudes pendientes, con Vehículo, Solicitado por, Cuándo, Motivo y Estado.
Para cada una puedes Aprobar o Rechazar. Al rechazar, la app avisa de que quien la envió tendrá que empezar de nuevo: si el problema es solo el horario, conviene hablarlo antes.
En el Calendario de vehículos ves la ocupación en el tiempo, distinguiendo Reserva confirmada, Pendiente de aprobación y Asignado a un turno. Los turnos de servicio tienen prioridad sobre las reservas: un vehículo comprometido en un turno no es reservable en esa franja.
Cómo se comportan las solicitudes¶
El grueso del trabajo lo hace AppToMe: lo que os queda es la decisión, no el control de los encajes.
- A los voluntarios se les proponen solo vehículos libres. La lista excluye tanto los vehículos ya reservados como los asignados a un turno en la misma franja — las dos mismas fuentes que dibujan el Calendario de vehículos. El calendario y el formulario de solicitud no pueden contar cosas distintas.
- La disponibilidad se vuelve a comprobar cuando aprobáis. Si mientras tanto el vehículo ha acabado en un turno o en otra reserva, la aprobación no pasa y os lo dice. No corréis el riesgo de confirmar dos compromisos sobre el mismo vehículo, ni siquiera si aprobáis dos personas a la vez.
- Asignar un vehículo a un turno anula las solicitudes pendientes en esa franja, y los solicitantes reciben la notificación. Las reservas ya aprobadas en cambio no se tocan: es un compromiso que habéis confirmado vosotros. Si de verdad tenéis que recuperar el vehículo, la reserva hay que anularla a mano y hay que decírselo a la persona.
- Las solicitudes que se quedan sin respuesta caducan cuando la franja solicitada ha pasado, y el solicitante recibe el aviso. La cola no se atasca, pero una solicitud caducada es de todos modos un servicio que alguien no ha podido hacer: si veis muchas, el problema es el tiempo de respuesta, no la herramienta.
Quién ve qué: un voluntario ve solo sus propias reservas; quien tiene el permiso de gestionar los vehículos ve las de todos y está entre los destinatarios de las solicitudes por aprobar.
Cuándo quitar la aprobación¶
La reserva requiere aprobación apagada significa que la solicitud se confirma al instante. Tiene sentido en los vehículos de servicio común — el microbús, el coche para los recados — donde el primero que pide se lo lleva y no hay nada que valorar. Mantenedla encendida donde la elección de quién conduce qué es una decisión de verdad.