Vehículos¶
Info
Hace falta el permiso de visualizar los vehículos; para modificarlos, el de gestionarlos.
El parque de vehículos de la organización: qué tenéis, quién lo puede reservar, y qué controles lo acompañan.
Si usáis Odoo
El conector Odoo alinea los vehículos con la flota del sistema de gestión en los dos sentidos: aquí quedan las fichas y las reservas, allí los costes, los mantenimientos y las caducidades.
Con el módulo Gestión de vehículos
Si la organización usa el módulo Gestión de vehículos, la pestaña Vehículos muestra también el estado, los vencimientos y las averías de cada vehículo, y la ficha del vehículo suma vencimientos, mantenimientos, documentos y costes: ver Gestión de vehículos.
Tipos de vehículo¶
En la pestaña Tipos de vehículo defines las categorías: ambulancia, coche medicalizado, microbús. Sirven para organizar la lista y para filtrar. Un tipo de vehículo tiene un solo campo: el Nombre.
Introducir un vehículo¶
En la pestaña Vehículos añades el vehículo y rellenas la ficha.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| ID del vehículo | texto, obligatorio | el nombre con el que el vehículo se conoce en la sede (Alfa 1, Ambulancia 3): es lo que aparece en los turnos |
| Matrícula | texto | la matrícula real |
| Código de vehículo EMMA (118) | texto | solo con la integración AREU activada: el código con el que la central identifica el vehículo (p. ej. ARNBER_004.C), ver Misiones 118 |
| Tipo | elección | la categoría, entre los tipos de vehículo |
| Descripción | texto largo | notas sobre el vehículo |
| Imagen | archivo | la foto que aparece en la lista |
| Tipos de checklist | elección múltiple | las checklists vinculadas al vehículo, ver Checklists |
| Reservable | sí/no | los voluntarios pueden pedir el vehículo también fuera de los turnos. Si ningún vehículo es reservable, la entrada Reservas de vehículos no aparece a nadie |
| La reserva requiere aprobación | sí/no | las solicitudes pasan por el personal que gestiona los vehículos; apagado, se confirman enseguida |
| Limitar la reserva a determinados grupos | elección múltiple | solo los miembros de los grupos indicados pueden reservarlo. Vacío = todos |
ID del vehículo y Matrícula
ID del vehículo es obligatorio y es el único de los dos que los voluntarios ven normalmente: usad el indicativo operativo, no el número de matrícula.
Gestionar las reservas¶
En la pestaña Por aprobar de Reservas de vehículos encuentras las solicitudes pendientes, con Vehículo, Solicitado por, Cuándo, Motivo y Estado.
Para cada una puedes Aprobar o Rechazar. Al rechazar, la app avisa de que quien la envió tendrá que empezar de nuevo: si el problema es solo el horario, conviene hablarlo antes.
Debajo de las solicitudes está Reservas programadas: las reservas aprobadas y aún no terminadas, de todos. Cada una tiene los botones Modificar y Cancelar la reserva.
En el Calendario de vehículos ves la ocupación en el tiempo, distinguiendo Reserva confirmada, Pendiente de aprobación, Asignado a un turno y Fuera de servicio. Los turnos de servicio tienen prioridad sobre las reservas: un vehículo comprometido en un turno no es reservable en esa franja. Toca una reserva: en el recuadro que se abre encuentras los mismos botones Modificar y Cancelar la reserva.
El botón Imprimir de arriba descarga el PDF de la semana que estás mirando: una fila por vehículo, con los turnos y las reservas aprobadas. Es la hoja que se deja en la cochera.
Modificar una reserva¶
Necesitas el permiso de gestionar los vehículos. Puedes modificar cualquier reserva todavía vigente, tuya o de otros: pendiente o aprobada, siempre que no haya terminado. En las tuyas encuentras Modificar también en Mis reservas.
- Toca Modificar en la reserva, desde Reservas programadas o desde el Calendario de vehículos. Se abre Modificar reserva: debajo del título aparece el nombre del solicitante, y los campos ya están rellenados.
- Cambia Día, Desde y Hasta, si hace falta.
- Toca Siguiente.
- Elige el vehículo entre los Vehículos libres en esta franja horaria. El vehículo actual tiene una marca verde. Solo aparecen los vehículos que el solicitante puede reservar.
- Corrige el Motivo, si hace falta.
- Toca Guardar cambios.
La reserva mantiene su estado: si estaba Aprobada sigue aprobada, sin una nueva aprobación.
Si la reserva es de otra persona, la app avisa de que quien hizo la reserva recibirá un aviso con los nuevos datos: esa persona recibe una notificación con el vehículo, el día y los horarios nuevos.
Valen las mismas reglas que para una solicitud nueva: si el vehículo ya está ocupado en esa franja, la modificación no pasa y la app te dice por qué. Si la reserva ya ha empezado, no puedes mover su inicio; sí puedes cambiar el fin, para alargarla o acortarla.
Cancelar una reserva¶
Necesitas el mismo permiso, y vale para las mismas reservas: pendientes o aprobadas, aún no terminadas, de cualquiera.
- Toca Cancelar la reserva en la reserva, desde Reservas programadas o desde el Calendario de vehículos. En tus propias reservas el botón se llama Retirar la reserva.
- Si la reserva es de otra persona, la app pregunta ¿Quieres cancelar esta reserva? Quien la hizo recibirá un aviso.
- Si quieres explicar el motivo, escríbelo en Nota para el solicitante (opcional).
- Confirma.
El vehículo vuelve a estar libre. El solicitante recibe la notificación Tu reserva de vehículo ha sido cancelada, con tu nota si la has escrito.
Los voluntarios no pueden modificar sus propias reservas: solo pueden retirarlas con Retirar la reserva en Mis reservas. Para cambiar día, horario o vehículo, retiran la reserva y hacen una nueva.
Cómo se comportan las solicitudes¶
El grueso del trabajo lo hace AppToMe: lo que os queda es la decisión, no el control de los encajes.
- A los voluntarios se les proponen solo vehículos libres. La lista excluye los vehículos ya reservados, los asignados a un turno en la misma franja y los que están fuera de servicio — las mismas fuentes que dibujan el Calendario de vehículos. El calendario y el formulario de solicitud no pueden contar cosas distintas.
- La disponibilidad se vuelve a comprobar cuando aprobáis. Si mientras tanto el vehículo ha acabado en un turno o en otra reserva, la aprobación no pasa y os lo dice. No corréis el riesgo de confirmar dos compromisos sobre el mismo vehículo, ni siquiera si aprobáis dos personas a la vez.
- Asignar un vehículo a un turno anula las solicitudes pendientes en esa franja, y los solicitantes reciben la notificación. Las reservas ya aprobadas en cambio no se tocan: es un compromiso que habéis confirmado vosotros. Si de verdad tenéis que recuperar el vehículo, cancelad la reserva desde Reservas programadas o desde el Calendario de vehículos: la persona recibe la notificación automáticamente, con vuestra nota si la escribís.
- Las solicitudes que se quedan sin respuesta caducan cuando la franja solicitada ha pasado, y el solicitante recibe el aviso. La cola no se atasca, pero una solicitud caducada es de todos modos un servicio que alguien no ha podido hacer: si veis muchas, el problema es el tiempo de respuesta, no la herramienta.
Quién ve qué: un voluntario ve solo sus propias reservas; quien tiene el permiso de gestionar los vehículos ve las de todos y está entre los destinatarios de las solicitudes por aprobar.
Cuándo quitar la aprobación¶
La reserva requiere aprobación apagada significa que la solicitud se confirma al instante. Tiene sentido en los vehículos de servicio común — el microbús, el coche para los recados — donde el primero que pide se lo lleva y no hay nada que valorar. Mantenedla encendida donde la elección de quién conduce qué es una decisión de verdad.
Fuera de servicio¶
Un vehículo averiado, en el taller o parado tras un siniestro no debe acabar en un turno ni en una reserva. Ponerlo fuera de servicio lo quita de todo lo que se asigna a partir de ese momento, durante el periodo que indiques. Lo que ya estaba asignado, en cambio, se queda donde está, y AppToMe avisa a quien tiene que arreglarlo.
Necesitas el permiso de gestionar los vehículos. Funciona también con los vehículos que llegan de Odoo, y se queda en AppToMe: no pasa al sistema de gestión.
Con el módulo Gestión de vehículos el fuera de servicio también puede empezar solo: desde un mantenimiento con Fuera de servicio activado, desde el aviso de una avería o desde un vencimiento sin renovar con el bloqueo automático. Vale todo lo que sigue; solo cambia que quien lo cierra, normalmente, es el mantenimiento o la renovación. Ver El fuera de servicio automático.
Poner un vehículo fuera de servicio¶
- En la pestaña Vehículos toca el vehículo: se abre Editar vehículo.
- Toca el engranaje y elige Poner fuera de servicio.
- Elige el Motivo.
- Comprueba Desde el día y Desde la hora: ya están rellenados con el momento actual. Cámbialos si la parada está programada, por ejemplo para la cita en el taller de la semana que viene.
- Si sabes cuándo vuelve el vehículo, rellena Hasta la fecha y Hasta la hora. Si no lo sabes, déjalos vacíos.
- Añade una Nota, si hace falta.
- Toca Guardar cambios.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Motivo | elección, obligatorio | Avería (por defecto), Mantenimiento, Siniestro, Vencimiento caducado, Checklist no superada u Otro. Aparece junto al estado del vehículo y en el Calendario de vehículos |
| Desde el día / Desde la hora | fecha y hora, obligatorios | el inicio de la parada |
| Hasta la fecha / Hasta la hora | fecha y hora | la vuelta prevista. Déjalo vacío si aún no se conoce la fecha de regreso: el vehículo sigue fuera de servicio hasta nuevo aviso, hasta que lo vuelvas a poner en servicio tú. Con solo el día, la vuelta es al principio de esa jornada (a las 00:00) |
| Nota | texto largo | los detalles para los compañeros: qué falla, dónde está el vehículo |
En la fecha de vuelta el vehículo vuelve a estar en servicio solo: no tienes que hacer nada.
Modificar o cerrar el fuera de servicio¶
Mientras la parada está en curso o programada, el engranaje del vehículo ofrece:
- Editar fuera de servicio — para cambiar motivo, fechas o nota. Si cambias las fechas, los avisos vuelven a salir para el nuevo periodo; si solo corriges el motivo o la nota, no.
- Volver a poner en servicio — el vehículo vuelve a estar disponible de inmediato, sin más preguntas. Si la parada aún no había empezado, se borra. Volver a poner en servicio no envía notificaciones.
Un vehículo tiene un solo fuera de servicio abierto a la vez: mientras haya uno en curso o programado, el engranaje no ofrece Poner fuera de servicio.
Qué cambia¶
En la pestaña Vehículos la columna Estado dice cómo está cada vehículo, con el motivo al lado:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| En servicio | ninguna parada en curso ni programada |
| Fuera de servicio | parada en curso, hasta nuevo aviso |
| Fuera de servicio hasta … | parada en curso, con el día y la hora de vuelta |
| Fuera de servicio desde … | parada programada, aún no empezada: la etiqueta es amarilla en vez de rosa |
Si pasas el ratón por encima de la etiqueta, lees la nota. En el teléfono la columna no está: el estado aparece debajo del nombre del vehículo.
Con el módulo Gestión de vehículos la columna Estado tiene en cuenta también los vencimientos y las averías: ver El estado de los vehículos.
Durante todo el periodo de la parada:
- El vehículo ya no está entre los libres. En las solicitudes de reserva no aparece entre los Vehículos libres en esta franja horaria, ni tampoco en Modificar reserva.
- Las solicitudes pendientes sobre ese vehículo no se aprueban. La comprobación en el momento de la aprobación las detiene.
- No se añade a un turno. El guardado del turno se detiene, ver Gestión de turnos. Al duplicar un turno o crear una serie recurrente, el vehículo se deja fuera de las copias.
- El Calendario de vehículos lo muestra. La parada es una banda rosa, Fuera de servicio en la leyenda: tócala para leer motivo y nota. Una parada sin fin llega hasta el borde de la semana que estás mirando.
Qué no cambia¶
Los turnos y las reservas que ya tenían el vehículo en el periodo de la parada se quedan como están. AppToMe no le quita el vehículo a nadie: una tripulación no debe descubrir en el último momento que se ha quedado sin él. En cambio avisa:
- a los responsables de los vehículos, salvo quien ha puesto la parada: reciben Un vehículo está fuera de servicio, también por email, con motivo, periodo, nota, los turnos a los que el vehículo sigue asignado (los cinco primeros) y cuántas reservas están afectadas. Al tocar la notificación se abre la pestaña Vehículos;
- a cada solicitante con una reserva Pendiente o Aprobada en el periodo: recibe El vehículo que reservaste está fuera de servicio, con el aviso de que la reserva no se ha cancelado.
Solo cuentan los turnos y las reservas de ahora en adelante: el pasado no genera avisos.
Arreglarlo os toca a vosotros:
- en los turnos, quitad el vehículo parado y asignad otro. El turno se modifica como siempre: el vehículo que ya estaba no bloquea el guardado;
- en las reservas, con Modificar movedlas a otro vehículo o fuera del periodo de la parada, o canceladlas con Cancelar la reserva y una nota para el solicitante. Mientras la reserva siga en el vehículo parado, ninguna modificación pasa: ni siquiera corregir solo el Motivo.
Si algo va mal¶
El vehículo está fuera de servicio en esta franja horaria — una reserva, una modificación suya o su aprobación se ha rechazado porque el vehículo está parado en ese periodo. Elige otro vehículo u otra franja, o cancela la reserva. Si en realidad el vehículo ya vuelve a estar disponible, usa Volver a poner en servicio.
El vehículo … está fuera de servicio (…) desde el … hasta el … — has añadido a un turno un vehículo parado en esas horas; si la parada no tiene fin, el mensaje termina en desde el …. Elige otro vehículo.
Un vehículo no aparece entre los libres — mira la columna Estado: también una parada programada (Fuera de servicio desde …) quita el vehículo de las franjas que toca, incluso antes de empezar.