Automjetet¶
Info
Duhet leja për të parë automjetet; për t'i modifikuar, ajo për t'i menaxhuar.
Parku i automjeteve të organizatës: çfarë keni, kush mund t'i rezervojë, dhe cilat kontrolle i shoqërojnë.
Nëse përdorni Odoo
Lidhësi Odoo i përputh automjetet me flotën e sistemit të menaxhimit në të dyja drejtimet: këtu mbeten skedat dhe rezervimet, atje kostot, mirëmbajtjet dhe skadimet.
Me modulin Menaxhimi i automjeteve
Nëse organizata përdor modulin Menaxhimi i automjeteve, skeda Automjetet tregon edhe gjendjen, afatet dhe defektet e çdo automjeti, dhe skeda e automjetit pasurohet me afate, mirëmbajtje, dokumente dhe kosto: shih Menaxhimi i automjeteve.
Llojet e automjeteve¶
Në skedën Llojet e automjeteve përcakton kategoritë: ambulancë, automjet mjekësor, minibus. Shërbejnë për ta organizuar listën dhe për të filtruar. Një lloj automjeti ka një fushë të vetme: Emri.
Të fusësh një automjet¶
Në skedën Automjetet shton automjetin dhe plotëson skedën.
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| ID-ja e automjetit | tekst, i detyrueshëm | emri me të cilin automjeti njihet në seli (Alfa 1, Ambulanca 3): është ai që shfaqet në turnet |
| Targa | tekst | targa e vërtetë |
| Kodi i automjetit EMMA (118) | tekst | vetëm me integrimin AREU aktiv: kodi me të cilin qendra identifikon automjetin (p.sh. ARNBER_004.C), shih Misionet 118 |
| Lloji | zgjedhje | kategoria, mes llojeve të automjeteve |
| Përshkrimi | tekst i gjatë | shënime mbi automjetin |
| Imazhi | skedar | fotoja që shfaqet në listë |
| Llojet e listave të kontrollit | zgjedhje e shumëfishtë | listat e kontrollit të lidhura me automjetin, shiko Listat e kontrollit |
| I rezervueshëm | po/jo | vullnetarët mund ta kërkojnë automjetin edhe jashtë turneve. Nëse asnjë automjet nuk është i rezervueshëm, pika Rezervimet e automjeteve nuk i shfaqet askujt |
| Rezervimi kërkon miratim | po/jo | kërkesat kalojnë nga stafi që menaxhon automjetet; e fikur, konfirmohen menjëherë |
| Kufizo rezervimin te grupet | zgjedhje e shumëfishtë | vetëm anëtarët e grupeve të treguara mund ta rezervojnë. Bosh = të gjithë |
ID-ja e automjetit dhe Targa
ID-ja e automjetit është e detyrueshme dhe është e vetmja nga të dy që vullnetarët zakonisht e shikojnë: përdorni shenjën operative, jo numrin e targës.
Të menaxhosh rezervimet¶
Në skedën Për t'u miratuar të Rezervimeve të automjeteve gjen kërkesat në pritje, me Automjetin, Kërkuar nga, Kur, Arsyeja dhe Statusi.
Për secilën mund të Miratosh ose të Refuzosh. Duke refuzuar, aplikacioni paralajmëron që kush e dërgoi do të duhet ta nisë nga e para: nëse problemi është vetëm orari, ia vlen të flitet përpara.
Poshtë kërkesave është Rezervimet e planifikuara: rezervimet e miratuara që nuk kanë përfunduar ende, të të gjithëve. Secili ka butonat Ndrysho dhe Anulo rezervimin.
Në Kalendarin e automjeteve shikon zënien në kohë, duke dalluar Rezervim i konfirmuar, Në pritje të miratimit, I caktuar në një turn dhe Jashtë shërbimit. Turnet e shërbimit kanë përparësi mbi rezervimet: një automjet i angazhuar në turn nuk është i rezervueshëm në atë fashë. Prek një rezervim: në dritaren që hapet gjen të njëjtët butona Ndrysho dhe Anulo rezervimin.
Butoni Printo lart shkarkon PDF-në e javës që po shikon: një rresht për automjet, me turnet dhe rezervimet e miratuara. Është fleta për t'u lënë në garazh.
Të ndryshosh një rezervim¶
Të duhet leja për të menaxhuar automjetet. Mund të ndryshosh çdo rezervim ende të vlefshëm, tëndin ose të të tjerëve: në pritje ose të miratuar, për sa kohë nuk ka përfunduar. Te rezervimet e tua e gjen Ndrysho edhe te Rezervimet e mia.
- Prek Ndrysho te rezervimi, nga Rezervimet e planifikuara ose nga Kalendari i automjeteve. Hapet Ndrysho rezervimin: poshtë titullit është emri i kërkuesit, dhe fushat janë tashmë të plotësuara.
- Ndrysho fushat Dita, Nga dhe Deri, nëse duhet.
- Prek Vazhdo.
- Zgjidh automjetin mes Automjete të lira në këtë interval kohor. Automjeti aktual ka një shenjë të gjelbër. Shfaqen vetëm automjetet që kërkuesi ka të drejtë t'i rezervojë.
- Rregullo fushën Arsyeja, nëse duhet.
- Prek Ruaj ndryshimet.
Rezervimi e ruan statusin e vet: nëse ishte Miratuar, mbetet i miratuar, pa një miratim të ri.
Nëse rezervimi është i dikujt tjetër, aplikacioni paralajmëron që personi që bëri rezervimin do të njoftohet për të dhënat e reja: ai merr një njoftim me automjetin, ditën dhe oraret e reja.
Vlejnë të njëjtat rregulla si për një kërkesë të re: nëse automjeti është tashmë i zënë në atë fashë, ndryshimi nuk kalon dhe aplikacioni të thotë pse. Nëse rezervimi ka filluar tashmë, nuk mund ta zhvendosësh fillimin; mund ta ndryshosh megjithatë fundin, për ta zgjatur ose shkurtuar.
Të anulosh një rezervim¶
Të duhet e njëjta leje, dhe vlen për të njëjtat rezervime: në pritje ose të miratuara, ende të papërfunduara, të kujtdo.
- Prek Anulo rezervimin te rezervimi, nga Rezervimet e planifikuara ose nga Kalendari i automjeteve. Te rezervimet e tua butoni quhet Tërhiq rezervimin.
- Nëse rezervimi është i dikujt tjetër, aplikacioni pyet Dëshiron ta anulosh këtë rezervim? Personi që e bëri do të njoftohet.
- Nëse do të shpjegosh arsyen, shkruaje te Shënim për kërkuesin (opsional).
- Konfirmo.
Automjeti kthehet i lirë. Kërkuesi merr njoftimin Rezervimi yt i automjetit është anuluar, me shënimin tënd nëse e ke shkruar.
Vullnetarët nuk mund t'i ndryshojnë rezervimet e tyre: mund vetëm t'i tërheqin me Tërhiq rezervimin te Rezervimet e mia. Për të ndryshuar ditën, orarin ose automjetin, e tërheqin rezervimin dhe bëjnë një të ri.
Si sillen kërkesat¶
Pjesën më të madhe të punës e bën AppToMe: juve ju mbetet vendimi, jo kontrolli i përputhjeve.
- Vullnetarëve u propozohen vetëm automjete të lira. Lista përjashton automjetet tashmë të rezervuara, ato të caktuara në një turn në të njëjtën fashë dhe ato jashtë shërbimit — të njëjtat burime që vizatojnë Kalendarin e automjeteve. Kalendari dhe formulari i kërkesës nuk mund të tregojnë gjëra të ndryshme.
- Disponueshmëria rikontrollohet kur miratoni. Nëse ndërkohë automjeti ka përfunduar në një turn ose në një rezervim tjetër, miratimi nuk kalon dhe ju thuhet. Nuk rrezikoni të konfirmoni dy angazhime mbi të njëjtin automjet, as nëse miratoni në dy veta në të njëjtin moment.
- Të caktosh një automjet një turni anulon kërkesat në pritje për atë fashë, dhe kërkuesit marrin njoftimin. Rezervimet tashmë të miratuara përkundrazi nuk preken: është një angazhim që e keni konfirmuar ju. Nëse duhet patjetër ta merrni automjetin, anulojeni rezervimin nga Rezervimet e planifikuara ose nga Kalendari i automjeteve: personi njoftohet automatikisht, me shënimin tuaj nëse e shkruani.
- Kërkesat e mbetura pa përgjigje skadojnë kur fasha e kërkuar ka kaluar, dhe kërkuesi paralajmërohet. Radha nuk bllokohet, por një kërkesë e skaduar është gjithsesi një shërbim që dikush nuk ka mundur ta bëjë: nëse shikoni shpesh të tilla, problemi është koha e përgjigjes, jo mjeti.
Kush shikon çfarë: një vullnetar shikon vetëm rezervimet e veta; kush ka lejen për të menaxhuar automjetet shikon ato të të gjithëve dhe është mes marrësve të kërkesave për t'u miratuar.
Kur ta heqësh miratimin¶
Rezervimi kërkon miratim i fikur do të thotë që kërkesa konfirmohet në çast. Ka kuptim për automjetet e shërbimit të përbashkët — minibusi, makina për komisionet — ku i pari që kërkon e merr dhe nuk ka çfarë të vlerësohet. Mbajeni ndezur aty ku zgjedhja se kush drejton çfarë është një vendim i vërtetë.
Jashtë shërbimit¶
Një automjet me defekt, në servis ose i ndaluar pas një aksidenti nuk duhet të përfundojë në një turn as në një rezervim. Ta nxjerrësh jashtë shërbimit e heq nga gjithçka që caktohet nga ai moment, për periudhën që tregon. Ajo që ishte caktuar tashmë mbetet aty ku është, dhe AppToMe njofton atë që duhet ta rregullojë.
Të duhet leja për të menaxhuar automjetet. Funksionon edhe për automjetet që vijnë nga Odoo, dhe mbetet në AppToMe: nuk kalon te sistemi i menaxhimit.
Me modulin Menaxhimi i automjeteve jashtë shërbimit mund të nisë edhe vetë: nga një mirëmbajtje me Jashtë shërbimit të ndezur, nga sinjalizimi i një defekti ose nga një afat i skaduar me bllokimin automatik. Vlen gjithçka që vijon; ndryshon vetëm që ta mbyllë, zakonisht, është mirëmbajtja ose rinovimi. Shih Jashtë shërbimit automatik.
Të nxjerrësh një automjet jashtë shërbimit¶
- Në skedën Automjetet prek automjetin: hapet Modifiko automjetin.
- Prek ingranazhin dhe zgjidh Nxirre jashtë shërbimit.
- Zgjidh Arsyen.
- Kontrollo Nga data dhe Nga ora: janë tashmë të plotësuara me momentin aktual. Ndryshoji nëse ndalimi është i planifikuar, për shembull për takimin në servis javën e ardhshme.
- Nëse e di kur kthehet automjeti, plotëso Deri në datën dhe Deri në orën. Nëse nuk e di, lëri bosh.
- Shto një Shënim, nëse duhet.
- Prek Ruaj ndryshimet.
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Arsyeja | zgjedhje, e detyrueshme | Defekt (e paracaktuar), Mirëmbajtje, Aksident, Afat i skaduar, Checklist e pakaluar ose Tjetër. Shfaqet pranë gjendjes së automjetit dhe në Kalendarin e automjeteve |
| Nga data / Nga ora | datë dhe orë, të detyrueshme | fillimi i ndalimit |
| Deri në datën / Deri në orën | datë dhe orë | kthimi i parashikuar. Lëre bosh nëse data e kthimit nuk dihet ende: automjeti mbetet jashtë shërbimit deri në njoftim të dytë, derisa ta kthesh ti në shërbim. Vetëm me ditën, kthimi është në fillim të asaj dite (në orën 00:00) |
| Shënim | tekst i gjatë | detajet për kolegët: çfarë nuk shkon, ku ndodhet automjeti |
Në datën e kthimit automjeti kthehet vetë në shërbim: nuk ke nevojë të bësh asgjë.
Të ndryshosh ose të mbyllësh jashtë shërbimit¶
Për sa kohë ndalimi është në vazhdim ose i planifikuar, ingranazhi i automjetit ofron:
- Ndrysho jashtë shërbimit — për të ndryshuar arsyen, datat ose shënimin. Nëse ndryshon datat, njoftimet nisen përsëri për periudhën e re; nëse korrigjon vetëm arsyen ose shënimin, jo.
- Ktheje në shërbim — automjeti kthehet i disponueshëm menjëherë, pa pyetje të tjera. Nëse ndalimi nuk kishte filluar ende, fshihet. Kthimi në shërbim nuk dërgon njoftime.
Një automjet ka vetëm një jashtë shërbimit të hapur në të njëjtën kohë: për sa kohë ka një në vazhdim ose të planifikuar, ingranazhi nuk ofron Nxirre jashtë shërbimit.
Çfarë ndryshon¶
Në skedën Automjetet kolona Gjendja tregon si është çdo automjet, me arsyen pranë:
| Gjendja | Çfarë do të thotë |
|---|---|
| Në shërbim | asnjë ndalim në vazhdim apo i planifikuar |
| Jashtë shërbimit | ndalim në vazhdim, deri në njoftim të dytë |
| Jashtë shërbimit deri më … | ndalim në vazhdim, me ditën dhe orën e kthimit |
| Jashtë shërbimit nga … | ndalim i planifikuar, ende i pafilluar: etiketa është e verdhë në vend të rozës |
Duke mbajtur miun mbi etiketë lexon shënimin. Në telefon kolona nuk është: gjendja shfaqet poshtë emrit të automjetit.
Me modulin Menaxhimi i automjeteve kolona Gjendja mban parasysh edhe afatet dhe defektet: shih Gjendja e automjeteve.
Për gjithë periudhën e ndalimit:
- Automjeti nuk është më mes të lirëve. Në kërkesat për rezervim nuk shfaqet mes Automjete të lira në këtë interval kohor, as te Ndrysho rezervimin.
- Kërkesat në pritje për atë automjet nuk miratohen. Kontrolli në momentin e miratimit i ndalon.
- Nuk shtohet në një turn. Ruajtja e turnit ndalet, shih Menaxhimi i turneve. Kur dyfishon një turn ose krijon një seri të përsëritur, automjeti lihet jashtë kopjeve.
- Kalendari i automjeteve e tregon. Ndalimi është një brez rozë, Jashtë shërbimit në legjendë: prek atë për të lexuar arsyen dhe shënimin. Një ndalim pa fund shkon deri në skajin e javës që po shikon.
Çfarë nuk ndryshon¶
Turnet dhe rezervimet që e kishin tashmë automjetin në periudhën e ndalimit mbeten siç janë. AppToMe nuk ia heq automjetin askujt: një ekip nuk duhet ta zbulojë në minutën e fundit që ka mbetur pa të. Në vend të kësaj njofton:
- përgjegjësit e automjeteve, përveç atij që ka vendosur ndalimin: marrin Një automjet është jashtë shërbimit, edhe me email, me arsyen, periudhën, shënimin, turnet në të cilat automjeti është ende i caktuar (pesë të parët) dhe sa rezervime preken. Duke prekur njoftimin hapet skeda Automjetet;
- çdo kërkues me një rezervim Në pritje ose Miratuar në periudhë: merr Automjeti që rezervove është jashtë shërbimit, me paralajmërimin që rezervimi nuk është anuluar.
Llogariten vetëm turnet dhe rezervimet nga tani e tutje: e kaluara nuk krijon njoftime.
Rregullimi ju takon juve:
- te turnet, hiqni automjetin e ndaluar dhe caktoni një tjetër. Turni modifikohet si gjithmonë: automjeti që ishte aty nuk e bllokon ruajtjen;
- te rezervimet, me Ndrysho zhvendosini në një automjet tjetër ose jashtë periudhës së ndalimit, ose anulojini me Anulo rezervimin dhe një shënim për kërkuesin. Për sa kohë rezervimi mbetet mbi automjetin e ndaluar, asnjë ndryshim nuk kalon: as korrigjimi vetëm i Arsyes.
Nëse diçka nuk shkon¶
Automjeti është jashtë shërbimit në këtë interval — një rezervim, një ndryshim i tij ose miratimi i tij u refuzua sepse automjeti është i ndaluar në atë periudhë. Zgjidh një automjet tjetër ose një fashë tjetër, ose anulo rezervimin. Nëse automjeti në fakt është kthyer tashmë i disponueshëm, përdor Ktheje në shërbim.
Automjeti … është jashtë shërbimit (…) nga … deri më … — i ke shtuar një turni një automjet të ndaluar në ato orë; nëse ndalimi nuk ka fund, mesazhi mbaron te nga …. Zgjidh një automjet tjetër.
Një automjet nuk shfaqet mes të lirëve — shiko kolonën Gjendja: edhe një ndalim i planifikuar (Jashtë shërbimit nga …) e heq automjetin nga fashat që prek, edhe para se të fillojë.