Kalendarët dhe llojet e turneve

Info

Kalendarët ekzistojnë në çdo organizatë. Konfigurimi i përshkruar në këtë kapitull është i rezervuar për administratorët.

Para se të mund të publikohet një turn duhen tri gjëra: një kalendar ku ta vendosësh, një lloj turni që thotë si është bërë, dhe detyrat që kërkesat kërkojnë (këto qëndrojnë te Regjistri).

Cilësimet nuk janë në meny: hap Kalendari dhe prek ingranazhin lart djathtas. Hapen Cilësimet e kalendarit, me skedat Kalendarët, Llojet e turneve, Njoftimet, Fushat e personalizuara dhe Të përgjithshme; shigjeta prapa, në të njëjtin vend të ingranazhit, të kthen te kalendari.

Të krijosh një kalendar

Një kalendar është një axhendë më vete: Emergjenca, Shërbime të programuara, Mbrojtja civile. Duhen kalendarë të veçantë kur ndryshojnë rregullat, jo vetëm aktivitetet.

Në skedën Kalendarët shto një kalendar dhe konfiguroje. Zgjedhjet që u ndryshojnë me të vërtetë jetën vullnetarëve janë tri: nëse disponueshmëritë duhen miratuar, sa paralajmërim duhet për t'u regjistruar ose çregjistruar, dhe kush i shikon turnet. Pjesa tjetër janë hollësira.

Duke prekur një kalendar hapet Modifiko kalendarin, i ndarë në tre blloqe: Opsionet (emri, miratimi, dukshmëria, shkëmbimi i turnit, monitori), Regjistrimet e orarit (vendi dhe tolerancat) dhe Intervalet (ditët e paralajmërimit). Nëse një cilësim që kërkon nuk është në ekranin e parë, është në një nga dy blloqet e tjera, më poshtë.

Të gjitha fushat e kalendarit

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Emri	tekst, i detyrueshëm	si shfaqet në meny dhe në skedat e kalendarit
Vendi	zgjedhje	selia e referencës; është vendi që regjistrimet e orarit krahasojnë me pozicionin e vullnetarit
Kufizo te grupet	zgjedhje e shumëfishtë	vetëm anëtarët e grupeve të treguara e shikojnë kalendarin. Bosh = të gjithë
Dukshmëria e turneve	zgjedhje, e detyrueshme	Të gjithë, Vetëm përdoruesit e disponueshëm, Vetëm përdoruesit e përshtatshëm — shiko poshtë
Fshih të punësuarit	po/jo	të punësuarit nuk u shfaqen vullnetarëve në kalendar
Trego në modalitetin monitor	po/jo	turnet shfaqen në ekranin fiks në seli
Injoro angazhimet	po/jo	lejon të regjistrohet edhe ai që është tashmë i angazhuar në një turn tjetër
Disponueshmëri e pjesshme	po/jo	lejon disponueshmëri më të shkurtra se turni
Kërko miratimin e disponueshmërisë	po/jo	disponueshmëria mbetet në pritje derisa një staf ta miratojë
Paralajmërim min. disponueshmërie	numër, i detyrueshëm	ditët minimale të paralajmërimit për t'u regjistruar. 0 = asnjë kufi; një numër negativ lejon regjistrimin edhe me turnin e filluar
Paralajmërim maks. disponueshmërie	numër, i detyrueshëm	ditët maksimale të paralajmërimit për t'u regjistruar. 0 = asnjë kufi
Paralajmërim min. mosdisponueshmërie	numër, i detyrueshëm	ditët minimale të paralajmërimit për t'u çregjistruar. 0 = asnjë kufi
Krijo disponueshmëri me regjistrimin e orarit	po/jo	nëse vullnetari regjistron orarin në vendin dhe orarin e një turni që mund ta mbulonte, disponueshmëria krijohet vetë
Minuta tolerance në avancë	numër, i detyrueshëm	sa përpara fillimit një regjistrim orari mund të lidhet ende me turnin
Regjistrimet e orarit kërkojnë kontroll të vendit	po/jo	lidhja ndodh vetëm nëse vullnetari regjistron mjaftueshëm afër vendit
Kalendari i gatishmërisë	zgjedhje	lidh një kalendar gatishmërie. Mund të zgjidhen vetëm kalendarë me Injoro angazhimet aktiv
Sjellja e modifikimit të orarit të turnit	po/jo	nëse aktiv, duke ndryshuar orarin e një turni disponueshmëritë anulohen dhe pjesëmarrësit ftohen sërish — shiko poshtë
Lejo shkëmbimin e turneve	po/jo	vullnetarët mund të dorëzojnë ose shkëmbejnë turnet e tyre
Shkëmbimi i turnit kërkon miratim	po/jo	pas po-së së kolegut, shkëmbimi zbatohet vetëm nëse një përgjegjës e miraton

Të zhvendosësh një turn tashmë të publikuar

Sjellja e modifikimit të orarit të turnit vendos çfarë ndodh me atë që ishte tashmë i regjistruar kur ndryshoni orarin e një turni të ardhshëm. Janë dy filozofi të ndryshme, dhe zgjedhja duhet bërë me vetëdije.

E fikur (e parazgjedhur): skuadra mbetet, të gjithë paralajmërohen. Kush ishte i regjistruar mbetet në turn me orarin e ri dhe merr një njoftim që thotë si ishte dhe si u bë. Praktike për një zhvendosje prej gjysmë ore; e rrezikshme për një zhvendosje të vërtetë, sepse askush nuk ka thënë po për orarin e ri.

E ndezur: rinisim nga zeroja. Disponueshmëritë fshihen dhe secilit pjesëmarrës i vjen një kërkesë disponueshmërie për orarin e ri. Është e ndershme — kush nuk mundet më, nuk konfirmon — por ka dy pasoja për t'u ditur: turni rezulton i pambuluar derisa të mbërrijnë konfirmimet, dhe ato kërkesa zgjatin një orë. Nëse zhvendosni një turn në orën njëmbëdhjetë të natës, të nesërmen në mëngjes skuadra është për t'u ribërë.

Në të dyja rastet nuk ndodh asgjë nëse turni ka filluar tashmë ose ka kaluar: aty modifikimi është vetëm një korrigjim pas faktit.

Ka një efekt të fundit anësor: nëse orari i ri e vë automjetin e caktuar turnit në konflikt me një turn tjetër, automjeti hiqet nga turni që po zhvendosni. Rikontrolloni automjetet pasi keni ndryshuar një orar.

Tri politikat e Dukshmërisë së turneve:

Vlera	Kush e shikon turnin
Të gjithë	kushdo që ka qasje te kalendari
Vetëm përdoruesit e disponueshëm	vetëm ai që është regjistruar tashmë në atë turn
Vetëm përdoruesit e përshtatshëm	vetëm ai që zotëron një nga detyrat e kërkuara nga turni

Numrat e paralajmërimit numërohen në ditë

Janë kufijtë që vullnetari has si «Është ende herët për t'u regjistruar» ose «nuk mund të çregjistrohesh më». Nëse një vullnetar sinjalizon se nuk arrin të çregjistrohet, shiko Paralajmërim min. mosdisponueshmërie.

Warning

Ndryshimi i rregullave të një kalendari ka efekt mbi të gjitha turnet e tij, përfshirë ato tashmë të publikuara. Nëse aktivizoni miratimin në mes të muajit, disponueshmëritë tashmë të mbledhura nuk kthehen prapa, por të rejat kalojnë nga kontrolli: paralajmëroni përgjegjësit para se ta bëni.

Kalendarët e gatishmërisë

Gatishmëria nuk është turn shërbimi: është dikush që rri në shtëpi dhe përgjigjet nëse duhet. Në AppToMe organizohet me një kalendar të dytë, të dedikuar turneve të gatishmërisë, që pastaj lidhet me kalendarin e shërbimit me fushën Kalendari i gatishmërisë.

Ajo lidhje bën dy gjëra. E para: në organizatorin e turnit të shërbimit, kush është në gatishmëri në atë fashë shënohet si Në gatishmëri dhe shfaqet në krye të listës së kandidatëve. Kur një turn mbetet i pambuluar, e dini menjëherë kë të thërrisni pa hapur një kalendar tjetër. Që shënimi të shfaqet, personi duhet të ketë në kalendarin e gatishmërisë një disponueshmëri të miratuar që mbulon gjithë turnin e shërbimit: kush është në gatishmëri vetëm për një pjesë nuk shënohet.

E dyta: në atë rresht është komanda Konfirmo, që pas telefonatës e fut personin brenda turnit me një prekje, pa kaluar nga Ndrysho gjendjen (shiko Të thërrasësh brenda një person në gatishmëri). Derisa të konfirmoni, të qenit në gatishmëri mbetet një shënim dhe nuk e mbulon turnin.

Kalendari i gatishmërisë duhet të ketë Injoro angazhimet aktiv — nuk është detaj teknik: të qenit në gatishmëri nuk duhet të pengojë regjistrimin në një turn të vërtetë, përndryshe gatishmëria do t'i hiqte persona shërbimit në vend që t'i shtonte. Sapo një kalendar përdoret si gatishmëri, ai cilësim bllokohet dhe nuk modifikohet më.

Në listën e kalendarëve lart lidhja shihet: kalendari i gatishmërisë mban një ikonë në formë telefoni, ata të shërbimit të lidhur me të një ikonë në formë zinxhiri. Nga kompjuteri, duke ndalur miun mbi emrin e kalendarit shfaqet cili është skaji tjetër i lidhjes.

Dy sjellje rrjedhin vetë, dhe janë të qëllimshme:

• në turnet e gatishmërisë nuk niset përkujtuesi i ditës së mëparshme: kush është në gatishmëri nuk duhet të paraqitet askund;
• një turn gatishmërie nuk dorëzohet dhe nuk shkëmbehet: nuk është një vend që dikush tjetër mund ta marrë në vendin tuaj, dhe në fakt nuk shfaqet mes turneve të propozueshme në një shkëmbim.

Të krijosh një lloj turni

Lloji i turnit është kallëpi: thotë cilat detyra duhen dhe sa persona për secilën. Në skedën Llojet e turneve krijo llojin, jepi një Emër, dhe përcakto kërkesat: për çdo detyrë një Min dhe një Maks.

Minimumi është ajo që e bën turnin të mbuluar: shiriti i plotësimit që vullnetari shikon në skedë mat sa kërkesa janë plotësuar.

Lista e llojeve tregon, për secilin, detyrat e kërkuara si pika me ngjyra me pranë numrin e personave (1, 1–2) dhe listën e kontrollit eventuale të lidhur. Legjenda lart shpjegon simbolet e kërkesave të veçanta: I fshehur, Injoro hierarkitë, Ekstra.

Me llojin e turnit lidhen edhe llojet e listave të kontrollit: kështu një listë kontrolli shfaqet brenda turnit. Shiko Listat e kontrollit.

Si verifikohet një kërkesë

Një kërkesë nuk është një numërim kokash mbi turnin e tërë: AppToMe e pret turnin në fasha, një për çdo orar në të cilin dikush hyn ose del, dhe verifikon çdo fashë më vete. Kërkesa është plotësuar vetëm nëse është plotësuar në të gjitha fashat.

Është arsyeja përse një turn me shumë emra mund të mbetet i pambuluar: dy persona që bëhen të disponueshëm për gjysmë turni secili nuk mbulojnë një kërkesë prej dy personash në asnjërin nga dy momentet.

Maksimumi funksionon anasjelltas dhe duhet përdorur me kujdes: kalimi i tij e bën kërkesën të paplotësuar, dhe pra turnin të pambuluar. Shërben aty ku një vend më shumë është problem i vërtetë (vendet në ambulancë), jo si sugjerim.

Tri opsionet e veçanta ndryshojnë kush numërohet:

Opsioni	Kush numërohet për kërkesën
asnjë	vetëm ai që është regjistruar me atë detyrë
Përdor hierarkitë	edhe ai që është regjistruar me një detyrë që rrjedh prej saj: një rol epëror vlen për atë inferior
Ekstra	kushdo që është në turn dhe zotëron atë detyrë, me çfarëdo roli që të jetë regjistruar

Ekstra është mënyra për të thënë «duhet që mes të pranishmëve të ketë të paktën një zjarrfikës», pa pretenduar që dikush ta zërë atë vend. I fshehur shton faktin që kërkesa nuk i ofrohet askujt: verifikohet, por vullnetari nuk mund ta zgjedhë atë rol — mbulohet duke regjistruar personat nga stafi, ose nëpërmjet ekstrave.

Një shënim praktik mbi radhën: ndryshimi i kërkesave të një lloji turni reflektohet mbi të gjitha turnet e atij lloji, përfshirë ato tashmë të publikuara, dhe një turn që ishte i mbuluar mund të bëhet i pambuluar nga një moment në tjetrin.

Fushat e llojit të turnit

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Emri	tekst, i detyrueshëm	si shfaqet lloji në listë dhe brenda turnit
Tipologjitë e listave të kontrollit	zgjedhje e shumëfishtë	listat e kontrollit që shfaqen në turnet e këtij lloji
Prioriteti	numër, i detyrueshëm	radha me të cilën lloji shfaqet në listën e llojeve të turneve
Detyrat e nevojshme për të modifikuar automjetin	zgjedhje e shumëfishtë	vetëm ai që ka një nga këto detyra mund të ndryshojë automjetin e caktuar turnit

Fushat e një kërkese

Çdo rresht i kërkesave është një formular më vete.

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Detyra	zgjedhje, e detyrueshme	detyra e kërkuar
Minimumi	numër, i detyrueshëm	sa persona duhen që kërkesa të jetë plotësuar
Maksimumi	numër, i detyrueshëm	sa persona më së shumti. 0 = asnjë kufi
I fshehur	po/jo	kërkesa verifikohet gjithsesi, por vullnetari nuk mund të regjistrohet në atë rol
Ekstra	po/jo	kërkesa verifikohet mbi të gjitha detyrat e personave të disponueshëm, jo vetëm mbi rolin me të cilin janë regjistruar
Përdor hierarkitë	po/jo	numërohen edhe personat me një detyrë epërore

Njoftimet

Në skedën Njoftimet vendos kush paralajmërohet dhe kur. Çdo rregull lidh një marrës me disa ditë, kalendarë dhe lloje turnesh.

Shërbejnë që paralajmërimi t'i mbërrijë personit të duhur: ai që menaxhon turnin e natës nuk duhet të marrë njoftimet e shërbimeve të ditës.

Mund të zgjidhet edhe të paralajmërohesh vetëm kur dikush anulon një disponueshmëri, që është rasti ku duhet ndërhyrë shpejt.

Si zbatohen rregullat

Tri kushtet — ditët, kalendarët, llojet e turneve — duhet të vlejnë të gjitha që njoftimi të niset, dhe një fushë e lënë bosh do të thotë «çfarëdo». Një rregull pa kalendarë dhe pa lloje turnesh paralajmëron mbi gjithë fushën e organizatës; dhe është arsyeja përse një rregull i ri duket sikur «njofton shumë»: nuk është defekt, është një filtër i paplotësuar.

Ditët krahasohen me ditën në të cilën turni fillon, jo me atë në të cilën personi është regjistruar. Ai që mbulon netët merr pra sinjalizimin edhe nëse vullnetari është regjistruar të martën në mëngjes.

Dy gjëra që shpesh befasojnë:

• njoftimet nisen vetëm kur është vullnetari që vepron. Nëse jeni ju që regjistroni ose hiqni dikë nga një turn, përgjegjësit e tjerë nuk marrin asgjë: njoftimi shërben t'ju bëjë të dini çfarë bëjnë vullnetarët, jo t'ju tregojë mes kolegësh atë që sapo keni bërë;
• rregulli i turnit të parë injoron ditët. Njofto kur një vullnetar kryen turnin e parë për një detyrë respekton filtrat mbi kalendarët dhe llojet e turneve, por jo atë mbi ditët e javës: ai paralajmërim ka të bëjë me personin që debuton në një rol, dhe mbërrin gjithsesi.

Një detaj mbi turnin e parë: numërohet turni i parë për atë detyrë, jo turni i parë në absolut. Kush bën shërbimin e njëqindtë si shpëtimtar dhe të parin si shofer e nis paralajmërimin.

Fushat e një rregulli njoftimi

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Përdoruesi	zgjedhje, i detyrueshëm	kush e merr njoftimin
Ditët	zgjedhje e shumëfishtë, e detyrueshme	ditët e javës në të cilat rregulli vlen
Kalendarët	zgjedhje e shumëfishtë	kufizon rregullin te disa kalendarë. Bosh = të gjithë
Lloji i turnit	zgjedhje e shumëfishtë	kufizon rregullin te disa lloje turnesh. Bosh = të gjitha
Njofto vetëm pas një anulimi disponueshmërie	po/jo	paralajmëron vetëm kur dikush hiqet nga një turn
Njofto kur një vullnetar kryen turnin e parë për një detyrë	po/jo	paralajmëron herën e parë që një person mbulon një detyrë të caktuar

Fushat e personalizuara

Në skedën Fushat e personalizuara u shton turneve informacione që AppToMe nuk i parashikon si standard: një numër konvente, emrin e referentit, një shënim operativ. Shfaqen në formularin e turnit dhe janë të dukshme për atë që hap turnin.

Çdo fushë e personalizuar përcaktohet kështu:

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Etiketa	tekst, e detyrueshme	emri që ai që plotëson shikon pranë kutisë
Lloji	zgjedhje, e detyrueshme	Tekst, Tekst me shumë rreshta, Numër, Po/Jo, Datë, Orë, Zgjedhje e vetme, Zgjedhje e shumëfishtë, Vend
Vlerat e lejuara	listë	vetëm për Zgjedhje e vetme dhe Zgjedhje e shumëfishtë: vlerat e zgjedhshme, një për rresht
E detyrueshme	po/jo	turni nuk ruhet nëse fusha është bosh
Udhëzime plotësimi	tekst	një rresht ndihme poshtë kutisë

Warning

Ta bësh të detyrueshme një fushë të shtuar rrugës vlen edhe për turnet tashmë ekzistuese: në modifikimin e parë fusha duhet plotësuar.

Të përgjithshme

Në skedën Të përgjithshme qëndrojnë opsionet e vlefshme për të gjithë kalendarët, mes tyre kalendari kumulativ — pamja që bashkon turnet e të gjithë kalendarëve, ajo që vullnetarët shikojnë si skedë të parë.

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Aktivizo panoramën e përgjithshme të kalendarëve	po/jo	ndez skedën që bashkon turnet e të gjithë kalendarëve
Emri i panoramës së përgjithshme të kalendarëve	tekst	si quhet ajo skedë. Lëre bosh për emrin e parazgjedhur

Info

Skeda kumulative tregon tërësinë e kalendarëve: për të punuar mbi një turn duhet hapur skeda e kalendarit që e përmban.