Calendari e tipi di turno

Info

I calendari ci sono in ogni organizzazione. La configurazione descritta in questo capitolo è riservata agli amministratori.

Prima di poter pubblicare un turno servono tre cose: un calendario dove metterlo, un tipo di turno che dica com'è fatto, e le mansioni che i requisiti richiedono (queste stanno in Anagrafica).

Le impostazioni non stanno nel menu: apri Calendario e tocca l'ingranaggio in alto a destra. Si apre Impostazioni calendario, con le schede Calendari, Tipi di turno, Notifiche, Campi personalizzati e Generale; la freccia indietro, nello stesso posto dell'ingranaggio, riporta al calendario.

Creare un calendario

Un calendario è un'agenda a sé: Emergenza, Servizi programmati, Protezione civile. Servono calendari distinti quando cambiano le regole, non solo le attività.

Nella scheda Calendari aggiungi un calendario e configuralo. Le scelte che cambiano davvero la vita ai volontari sono tre: se le disponibilità vanno approvate, quanto anticipo serve per segnarsi o cancellarsi, e chi vede i turni. Il resto sono rifiniture.

Toccando un calendario si apre Modifica calendario, diviso in tre blocchi: Opzioni (nome, approvazione, visibilità, cambio turno, monitor), Timbrature (luogo e tolleranze) e Intervalli (i giorni di anticipo). Se un'impostazione che cerchi non è nella prima schermata, è in uno degli altri due blocchi, più in basso.

Tutti i campi del calendario

Campo	Tipo	Cosa fa
Nome	testo, obbligatorio	come compare nel menu e nelle schede del calendario
Luogo	scelta	la sede di riferimento; è il luogo che le timbrature confrontano con la posizione del volontario
Limita ai gruppi	scelta multipla	solo i membri dei gruppi indicati vedono il calendario. Vuoto = tutti
Visibilità dei turni	scelta, obbligatorio	Tutti, Solo utenti disponibili, Solo utenti idonei — vedi sotto
Nascondi dipendenti	sì/no	i dipendenti non compaiono nel calendario ai volontari
Mostra in modalità monitor	sì/no	i turni compaiono sullo schermo fisso in sede
Ignora impegni	sì/no	consente di segnarsi anche a chi è già impegnato in un altro turno
Disponibilità parziale	sì/no	consente disponibilità più corte del turno
Richiedi approvazione disponibilità	sì/no	la disponibilità resta in attesa finché uno staff non la approva
Anticipo min disponibilità	numero, obbligatorio	giorni minimi di anticipo per segnarsi. 0 = nessun limite; un numero negativo consente di segnarsi anche a turno iniziato
Anticipo max disponibilità	numero, obbligatorio	giorni massimi di anticipo per segnarsi. 0 = nessun limite
Anticipo min indisponibilità	numero, obbligatorio	giorni minimi di anticipo per cancellarsi. 0 = nessun limite
Crea disponibilità con timbratura	sì/no	se il volontario timbra nel luogo e nell'orario di un turno che potrebbe coprire, la disponibilità viene creata da sola
Minuti tolleranza anticipo	numero, obbligatorio	quanto prima dell'inizio una timbratura può ancora essere associata al turno
Le timbrature richiedono controllo del luogo	sì/no	l'associazione avviene solo se il volontario timbra abbastanza vicino al luogo
Calendario reperibilità	scelta	collega un calendario di reperibilità. Si possono scegliere solo calendari con Ignora impegni attivo
Comportamento di modifica dell'orario del turno	sì/no	se attivo, cambiando l'orario di un turno le disponibilità vengono annullate e i partecipanti invitati di nuovo — vedi sotto
Consenti cambio turno	sì/no	i volontari possono cedere o scambiare i propri turni
Il cambio turno richiede approvazione	sì/no	dopo il sì del collega, lo scambio si applica solo se un responsabile lo approva

Spostare un turno già pubblicato

Comportamento di modifica dell'orario del turno decide cosa succede a chi era già segnato quando cambiate l'orario di un turno futuro. Sono due filosofie diverse, e la scelta va fatta consapevolmente.

Spento (predefinito): la squadra resta, tutti vengono avvisati. Chi era segnato rimane sul turno con il nuovo orario e riceve una notifica che dice com'era e com'è diventato. Comodo per uno slittamento di mezz'ora; rischioso per uno spostamento vero, perché nessuno ha detto di sì al nuovo orario.

Acceso: si riparte da zero. Le disponibilità vengono cancellate e a ognuno dei partecipanti arriva una richiesta di disponibilità per il nuovo orario. È onesto — chi non può più, non conferma — ma ha due conseguenze da conoscere: il turno risulta scoperto finché le conferme non arrivano, e quelle richieste durano un'ora. Se spostate un turno alle undici di sera, la mattina dopo la squadra è da rifare.

In entrambi i casi nulla succede se il turno è già iniziato o passato: lì la modifica è solo una correzione a posteriori.

C'è un ultimo effetto collaterale: se il nuovo orario mette il mezzo assegnato al turno in conflitto con un altro turno, il mezzo viene tolto dal turno che state spostando. Ricontrollate i mezzi dopo aver cambiato un orario.

Le tre politiche di Visibilità dei turni:

Valore	Chi vede il turno
Tutti	chiunque abbia accesso al calendario
Solo utenti disponibili	solo chi si è già segnato a quel turno
Solo utenti idonei	solo chi possiede una delle mansioni richieste dal turno

I numeri di anticipo si contano in giorni

Sono i limiti che il volontario incontra come «È troppo presto per segnarti» o «non puoi più cancellarti». Se un volontario segnala di non riuscire a cancellarsi, guarda Anticipo min indisponibilità.

Warning

Cambiare le regole di un calendario ha effetto su tutti i suoi turni, compresi quelli già pubblicati. Se attivi l'approvazione a metà mese, le disponibilità già raccolte non tornano indietro, ma le nuove passano dal controllo: avvisa i responsabili prima di farlo.

Calendari di reperibilità

La reperibilità non è un turno di servizio: è qualcuno che sta a casa e risponde se serve. In AppToMe si organizza con un secondo calendario, dedicato ai turni di reperibilità, che poi si collega al calendario di servizio con il campo Calendario reperibilità.

Quel collegamento fa una cosa sola, ma preziosa: nell'organizzatore del turno di servizio, chi è reperibile in quella fascia è segnalato come Reperibile e compare in cima all'elenco dei candidati. Quando un turno resta scoperto, sapete subito chi chiamare senza aprire un altro calendario. Perché la segnalazione compaia, la persona deve avere sul calendario di reperibilità una disponibilità approvata che copre l'intero turno di servizio: chi è reperibile solo per una parte non viene segnalato.

Il calendario di reperibilità deve avere Ignora impegni attivo — non è un dettaglio tecnico: essere reperibili non deve impedire di segnarsi a un turno vero, altrimenti la reperibilità toglierebbe persone al servizio invece di aggiungerne. Una volta che un calendario è usato come reperibilità, quella impostazione si blocca e non è più modificabile.

Due comportamenti seguono da soli, e sono voluti:

• sui turni di reperibilità non parte il promemoria del giorno prima: chi è reperibile non deve presentarsi da nessuna parte;
• un turno di reperibilità non si cede e non si scambia: non è un posto che qualcun altro può prendere al vostro posto, e infatti non compare fra i turni proponibili in un cambio.

Creare un tipo di turno

Il tipo di turno è lo stampo: dice quali mansioni servono e quante persone per ciascuna. Nella scheda Tipi di turno crea il tipo, dagli un Nome, e definisci i requisiti: per ogni mansione un Min e un Max.

Il minimo è ciò che rende il turno coperto: la barra di completamento che il volontario vede sulla scheda misura quanti requisiti sono soddisfatti.

L'elenco dei tipi mostra, per ciascuno, le mansioni richieste come pallini colorati con accanto il numero di persone (1, 1–2) e l'eventuale checklist collegata. La legenda in alto spiega i simboli dei requisiti particolari: Nascosto, Ignora gerarchie, Extra.

Al tipo di turno si collegano anche i tipi di checklist: è così che una checklist compare dentro il turno. Vedi Checklist.

Come viene verificato un requisito

Un requisito non è un conteggio di teste sul turno intero: AppToMe taglia il turno in fasce, una per ogni orario in cui qualcuno entra o esce, e verifica ogni fascia per conto suo. Il requisito è soddisfatto solo se lo è in tutte le fasce.

È la ragione per cui un turno con molti nomi può restare scoperto: due persone che si danno disponibili per metà turno ciascuna non coprono un requisito da due persone in nessuno dei due momenti.

Il Massimo funziona all'inverso e va usato con cautela: superarlo rende il requisito non soddisfatto, e quindi il turno non coperto. Serve dove un posto in più è un problema reale (i posti in ambulanza), non come suggerimento.

Le tre opzioni particolari cambiano chi viene contato:

Opzione	Chi conta per il requisito
nessuna	solo chi si è segnato con quella mansione
Utilizza gerarchie	anche chi si è segnato con una mansione che ne discende: un ruolo superiore vale per quello inferiore
Extra	chiunque sia sul turno e possieda quella mansione, con qualsiasi ruolo si sia segnato

Extra è il modo di dire «serve che fra i presenti ci sia almeno un antincendio», senza pretendere che qualcuno occupi quel posto. Nascosto aggiunge il fatto che il requisito non è offerto a nessuno: viene verificato, ma il volontario non può scegliere quel ruolo — lo si copre segnando le persone dallo staff, o tramite gli extra.

Una nota pratica sull'ordine: cambiare i requisiti di un tipo di turno si riflette su tutti i turni di quel tipo, compresi quelli già pubblicati, e un turno che era coperto può diventare scoperto da un momento all'altro.

Campi del tipo di turno

Campo	Tipo	Cosa fa
Nome	testo, obbligatorio	come il tipo compare nell'elenco e dentro il turno
Tipologie Checklist	scelta multipla	le checklist che compaiono nei turni di questo tipo
Priorità	numero, obbligatorio	ordine con cui il tipo compare nella lista dei tipi di turno
Mansioni necessarie per modificare il veicolo	scelta multipla	solo chi ha una di queste mansioni può cambiare il mezzo assegnato al turno

Campi di un requisito

Ogni riga dei requisiti è un modulo a sé.

Campo	Tipo	Cosa fa
Mansione	scelta, obbligatorio	la mansione richiesta
Minimo	numero, obbligatorio	quante persone servono perché il requisito sia soddisfatto
Massimo	numero, obbligatorio	quante persone al più. 0 = nessun limite
Nascosto	sì/no	il requisito viene comunque verificato, ma il volontario non può segnarsi in quel ruolo
Extra	sì/no	il requisito si verifica su tutte le mansioni delle persone disponibili, non solo sul ruolo con cui si sono segnate
Utilizza gerarchie	sì/no	contano anche le persone con una mansione superiore

Notifiche

Nella scheda Notifiche decidi chi viene avvisato e quando. Ogni regola lega un destinatario a certi giorni, calendari e tipi di turno.

Servono a far arrivare l'avviso alla persona giusta: chi gestisce il turno notturno non deve ricevere le notifiche dei servizi diurni.

Si può anche scegliere di essere avvisati solo quando qualcuno cancella una disponibilità, che è il caso in cui serve intervenire in fretta.

Come vengono applicate le regole

Le tre condizioni — giorni, calendari, tipi di turno — devono valere tutte perché la notifica parta, e un campo lasciato vuoto significa "qualsiasi". Una regola senza calendari e senza tipi di turno avvisa su tutto l'ambito dell'organizzazione; ed è il motivo per cui una regola nuova sembra "notificare troppo": non è un difetto, è un filtro non compilato.

I giorni si confrontano con il giorno in cui il turno inizia, non con quello in cui la persona si è segnata. Chi copre le notti riceve quindi la segnalazione anche se il volontario si è iscritto di martedì mattina.

Due cose che spesso sorprendono:

• le notifiche partono solo quando è il volontario ad agire. Se siete voi a segnare o togliere qualcuno da un turno, gli altri responsabili non ricevono niente: la notifica serve a farvi sapere cosa fanno i volontari, non a raccontarvi fra colleghi quello che avete appena fatto;
• la regola del primo turno ignora i giorni. Notifica quando un volontario svolge il primo turno per una mansione rispetta i filtri su calendari e tipi di turno, ma non quello sui giorni della settimana: quell'avviso riguarda la persona che debutta in un ruolo, e arriva comunque.

Un dettaglio sul primo turno: conta il primo turno per quella mansione, non il primo turno in assoluto. Chi fa il centesimo servizio da soccorritore e il primo da autista fa scattare l'avviso.

Campi di una regola di notifica

Campo	Tipo	Cosa fa
Utente	scelta, obbligatorio	chi riceve la notifica
Giorni	scelta multipla, obbligatorio	i giorni della settimana in cui la regola vale
Calendari	scelta multipla	limita la regola a certi calendari. Vuoto = tutti
Tipo turno	scelta multipla	limita la regola a certi tipi di turno. Vuoto = tutti
Notifica solamente in seguito ad una cancellazione di disponibilità	sì/no	avvisa solo quando qualcuno si toglie da un turno
Notifica quando un volontario svolge il primo turno per una mansione	sì/no	avvisa la prima volta che una persona copre una certa mansione

Campi personalizzati

Nella scheda Campi personalizzati aggiungi ai turni informazioni che AppToMe non prevede di serie: un numero di convenzione, il nome del referente, una nota operativa. Compaiono nel modulo del turno e sono visibili a chi apre il turno.

Ogni campo personalizzato si definisce così:

Campo	Tipo	Cosa fa
Etichetta	testo, obbligatorio	il nome che chi compila vede accanto alla casella
Tipo	scelta, obbligatorio	Testo, Testo multilinea, Numero, Sì/No, Data, Ora, Singola scelta, Scelta multipla, Luogo
Valori ammessi	elenco	solo per Singola scelta e Scelta multipla: i valori selezionabili, uno per riga
Obbligatorio	sì/no	il turno non si salva se il campo è vuoto
Indicazioni di compilazione	testo	una riga di aiuto sotto la casella

Warning

Rendere Obbligatorio un campo aggiunto in corsa vale anche per i turni già esistenti: alla prima modifica il campo va compilato.

Generale

Nella scheda Generale stanno le opzioni valide per tutti i calendari, fra cui il calendario cumulativo — la vista che unisce i turni di tutti i calendari, quella che i volontari vedono come prima scheda.

Campo	Tipo	Cosa fa
Abilita panoramica generale dei calendari	sì/no	accende la scheda che unisce i turni di tutti i calendari
Nome della panoramica generale dei calendari	testo	come si chiama quella scheda. Lascialo vuoto per il nome predefinito

Info

La scheda cumulativa mostra l'insieme dei calendari: per lavorare su un turno bisogna aprire la scheda del calendario che lo contiene.