Checklist

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Disponibile solo se l'organizzazione usa il modulo Checklist. Serve il permesso di visualizzare le checklist; per configurarle, quello di gestirle.

Le checklist sono i controlli su mezzi e attrezzature. Si costruiscono in due passi: prima il tipo di checklist, con le sue sezioni e le voci da controllare, poi il collegamento al tipo di turno o al mezzo.

Le impostazioni si aprono dalla sezione Checklist, con l'ingranaggio in alto a destra: trovi le schede Tipi checklist e Regole di notifica. È lo stesso schema di tutte le altre sezioni — ingranaggio per entrare nella configurazione, freccia indietro per tornare al lavoro quotidiano.

1. Creare il tipo di checklist

Il tipo di checklist è il modulo vero e proprio.

Campo	Tipo	Cosa fa
Nome	testo, obbligatorio	come la checklist compare nel turno
Minuti tolleranza anticipo	numero, obbligatorio	quanto prima dell'inizio del turno si può cominciare a compilarla
Minuti tolleranza ritardo	numero, obbligatorio	quanto dopo la fine resta modificabile

Il modulo ha due schede: Riepilogo, con i campi qui sopra, e Sezioni, dove si costruisce il contenuto del controllo. Ogni sezione ha un Nome e raccoglie le condizioni, cioè le singole voci da controllare; accanto al nome della sezione compare quante voci contiene.

Una condizione può essere:

• Sì / No — l'elemento c'è o non c'è;
• Numero — il valore deve stare fra un minimo e un massimo (una bombola fra 100 e 200 bar, il carburante sopra il 50%).

Campi di una condizione

Campo	Tipo	Cosa fa
Condizione	testo, obbligatorio	il testo della voce, come lo legge chi compila
Tipo	scelta	Sì / No oppure Numero
Unità	testo	la sigla accanto al valore (BAR, %, PSI); solo per le voci numeriche
Min	numero	valore minimo accettabile
Max	numero	valore massimo accettabile; vuoto = nessun limite superiore
Descrizione	testo lungo	indicazioni su cosa controllare, mostrate sotto la voce

Il Tipo decide come si compila: una voce Sì / No si spunta, una voce Numero si misura e va confrontata con Min e Max. Sceglierlo bene evita checklist ambigue.

L'ordine delle voci non si scrive: si trascinano per la maniglia a sinistra di ogni riga, e la numerazione si aggiorna da sola. Le sezioni si riordinano allo stesso modo, nella scheda Sezioni.

È l'intervallo a rendere automatico il giudizio Conforme / Non conforme: senza di esso la checklist raccoglie numeri che nessuno valuta.

Il giudizio è calcolato voce per voce: una voce sì/no è conforme se l'elemento c'è, una voce numerica se il valore ci sta dentro. L'esito dell'intera checklist è Conforme solo se lo sono tutte le voci — una riga fuori norma basta a far risultare non conforme il controllo, ed è esattamente lo scopo.

Il risultato di ogni voce viene congelato insieme al valore: cambiando in futuro i limiti di una condizione, le checklist già compilate mantengono il giudizio che avevano. I confronti storici restano quindi leggibili.

Un tipo di checklist si può duplicare ed esportare: comodo per creare la variante di un modulo esistente senza rifarlo.

2. Collegare la checklist

Un tipo di checklist entra in gioco in due modi:

• collegato a un tipo di turno — la checklist compare in tutti i turni di quel tipo (vedi Calendari e tipi di turno);
• collegato a un mezzo — la checklist segue quel mezzo.

Se i volontari non vedono la checklist nel turno, il collegamento è quasi sempre il pezzo mancante.

Come nasce e come muore una checklist

Nessuno crea le checklist a mano: AppToMe le genera a ridosso del turno, una per ogni tipo collegato al tipo di turno più una per ogni tipo collegato a ciascun mezzo assegnato. Un turno con due ambulanze avrà due checklist del mezzo.

La finestra di compilazione è quella delle due tolleranze del tipo di checklist: si apre prima dell'inizio del turno e si chiude dopo la fine. Dentro quella finestra possono compilarla solo le persone con una disponibilità confermata su quel turno; gli altri la vedono in sola lettura.

Fuori dalla finestra la checklist diventa Scaduta da sé, anche se era stata riempita a metà: quello che c'era resta registrato, ma non si tocca più.

Due conseguenze da tenere presenti quando configurate le tolleranze:

• tolleranza in ritardo troppo corta = checklist scadute a raffica, perché il controllo si fa spesso a fine servizio, con calma;
• tolleranza in anticipo troppo lunga = checklist compilate prima di prendere in carico il mezzo, cioè controlli fatti sulla carta.

Anche l'evoluzione del modulo segue questa logica: se aggiungete una voce a un tipo di checklist, la voce compare solo nelle checklist ancora aperte. Quelle certificate o scadute restano com'erano al momento della chiusura — che è il motivo per cui hanno valore come documentazione.

Correggere una checklist chiusa

Una checklist certificata non è più modificabile da chi l'ha compilata. Con il permesso di gestire le checklist potete intervenire voi: sulle checklist già certificate o scadute il pulsante di certificazione resta, e si chiama Ricertifica. La riaprite, correggete i valori e la richiudete; l'esito viene ricalcolato e il pannello di conferma arriva con la nota già scritta, da aggiornare.

Fatelo solo per errori oggettivi: la firma di chi ha certificato resta, e una correzione a posteriori cambia un documento che qualcuno ha sottoscritto.

Regole di notifica

Nella scheda Regole di notifica colleghi una persona a uno o più tipi di checklist. Riceverà un avviso in tre casi, tutti al momento della chiusura:

• la checklist risulta non conforme;
• la checklist è scaduta senza essere stata certificata;
• la checklist è stata chiusa con una nota — anche se tutto è conforme.

L'ultimo caso è quello che si dimentica: la nota è il modo con cui un volontario segnala qualcosa che il modulo non prevede («la barella cigola»), e senza una regola di notifica nessuno la legge.

Campo	Tipo	Cosa fa
Utente	scelta, obbligatorio	chi riceve gli avvisi
Tipologie Checklist	scelta multipla, obbligatorio	su quali checklist

Senza almeno una regola, una checklist che segnala un problema resta lì e nessuno lo sa: è la configurazione che viene dimenticata più spesso.

Leggere le checklist compilate

Nella scheda Checklist trovi quelle compilate nel periodo, con turno, esito e note. Aprendo una checklist vedi il mezzo, lo stato, chi l'ha chiusa e quando, e tutte le voci con i valori registrati.

Gli stati sono Non certificato (aperta), Certificato (chiusa e firmata) e Scaduto (non compilata in tempo). L'esito complessivo è Conforme o Non conforme.

Le checklist scadute vanno guardate: non sono un problema informatico, sono un controllo che non è stato fatto.