Gestione richieste¶

Le richieste che arrivano allo staff sono di tre tipi, e stanno in tre posti diversi.

Richieste di adesione all'organizzazione¶

Chi cerca la vostra organizzazione dall'app e chiede di entrare finisce in Anagrafica → Persone, nel riquadro Richieste di accesso.

Vanno approvate collegando la persona alla scheda anagrafica giusta: la procedura completa, con l'avvertenza sui doppioni, è in Anagrafica.

Richieste di disponibilità¶

Sono quelle che partite voi: chiedete a una persona di coprire un turno.

Si creano dal turno, invitando la persona (vedi Disponibilità e presenze). Chi avete invitato lo vedete sul turno stesso: nella scheda dell'organizzatore quella persona risulta già invitata e non vi viene riproposta per un secondo invito.

La persona invitata riceve una notifica che la porta sul turno, dove trova l'invito in cima e i pulsanti Accetta e Rifiuta: risponde da lì, guardando orario, mansioni e colleghi già segnati.

Voi avete in più l'elenco Richieste disponibilità, che raccoglie tutte quelle ancora in attesa dell'organizzazione: Turno (con giorno e orario), Mansione, Destinatario, Scade il e lo Stato. È il posto da cui vedere a colpo d'occhio quanti inviti sono appesi e a chi; toccando una riga si riapre il modulo con cui l'invito è stato mandato, e i pulsanti di risposta compaiono solo a chi l'invito l'ha ricevuto.

L'elenco non è nel menu

Alla pagina si arriva per collegamento diretto — dalla notifica, o dall'indirizzo — non da una voce di menu. Se vi serve tenerla d'occhio, salvatevela fra i preferiti del browser: il lavoro quotidiano sugli inviti si fa comunque dal turno.

Solo le richieste in attesa

L'elenco mostra le richieste ancora aperte. Quelle accettate, rifiutate o scadute non restano in vista: l'esito lo leggete sul turno, dove la persona c'è o non c'è.

Come si comporta una richiesta di disponibilità¶

Una richiesta non resta appesa all'infinito. Decade da sé quando si verifica una di queste cose:

è passata la scadenza che avete indicato;
il turno è iniziato — a quel punto non serve più a niente;
il turno è diventato completo, se avete lasciato attiva l'opzione che fa decadere la richiesta a copertura raggiunta. È il comportamento predefinito ed è quello che volete quasi sempre: se invitate tre persone per un posto, la risposta della prima chiude la partita per le altre due.

Se invece disattivate quell'opzione, la richiesta resta valida anche a turno completo: accettandola, la persona si aggiunge comunque. Usatelo solo quando volete davvero più gente del minimo.

Si può avere una sola richiesta per persona su ogni turno: per rinnovarla, prima va chiusa quella in corso.

Accettando, la persona viene segnata sul turno già approvata, senza passare dall'eventuale conferma del calendario: l'avete invitata voi, la conferma l'avete già data. Rifiutando, resta registrata come indisponibile su quel turno — che è un'informazione utile: sapete che gliel'avete chiesto.

Se il turno è vicino, meglio una telefonata: la notifica arriva, ma non c'è nessun secondo sollecito.

Richieste di cambio turno¶

Sono quelle fra volontari: uno cede il turno a un altro. Le trovate in Cambi turno.

Se il calendario ha attivo Il cambio turno richiede approvazione, il cambio non è concluso quando il collega accetta: passa in In attesa di approvazione e compare nella vostra scheda Da approvare. Fino ad allora il turno è ancora in capo a chi l'ha ceduto.

Nella scheda vedete Cede, Prende, Ruolo e lo Stato, e potete Approva o Rifiuta. Le richieste già chiuse finiscono nella scheda Storico.

Cosa controlla AppToMe al posto vostro¶

Il cambio turno è pensato per non richiedervi lavoro: la parte di controllo è automatica e non si può aggirare.

Le mansioni non si scelgono. Chi prende il turno lo prende con la stessa mansione di chi lo cede; in uno scambio reciproco, chi cede eredita la mansione che l'altro aveva sul turno preso in cambio. Nessuno cambia ruolo per questa via.
Il candidato deve avere la mansione. L'elenco dei destinatari proposti contiene solo chi può davvero coprire quel posto: se un volontario vi dice che «non lo trova fra i nomi», controllate le sue mansioni in Anagrafica.
La copertura è intoccabile. Il cambio viene applicato e poi verificato: se un turno coinvolto è passato da coperto a scoperto, viene annullato tutto e le due persone ricevono la notifica. Non esistono cambi applicati a metà.
Tutto viene ricontrollato al momento della risposta, non a quello dell'invio: chi cede può essersi tolto dal turno, chi prende può essersi segnato lì da sé, una mansione può essere stata revocata. In quel caso il cambio si ferma e non tocca niente.
La scadenza è di 24 ore, ma mai oltre l'inizio del turno.

Se un cambio "non arriva", la causa è quasi sempre una di queste — non un guasto.

Quando l'approvazione viene saltata¶

L'approvazione scatta se anche uno solo dei calendari coinvolti la richiede. Ci sono però due casi in cui AppToMe la salta, per non lasciare la richiesta ferma fino alla scadenza:

chi propone il cambio è già responsabile di quel turno — potrebbe approvarlo da sé, la doppia firma non aggiunge niente;
non c'è nessun altro che possa approvare quel turno.

Chi è coinvolto nel cambio — chi cede e chi prende — non compare mai fra gli approvatori, anche se ne avrebbe il permesso.

Vedete in Da approvare solo i turni su cui avete davvero potere: il permesso di gestire le disponibilità può essere limitato a certi calendari, tipi di turno, giorni e fasce orarie (vedi Ruoli e permessi).

Prenotazioni mezzi¶

Anche le prenotazioni dei mezzi possono richiedere approvazione: vedi Mezzi.