Gestión de solicitudes¶
Las solicitudes que llegan al personal son de tres tipos, y están en tres sitios distintos.
Solicitudes de adhesión a la organización¶
Quien busca vuestra organización desde la app y pide entrar acaba en Registro de personas → Personas, en el recuadro Solicitudes de acceso.
Hay que aprobarlas vinculando a la persona con la ficha del registro correcta: el procedimiento completo, con la advertencia sobre los duplicados, está en Registro de personas.
Solicitudes de disponibilidad¶
Son las que enviáis vosotros: pedís a una persona que cubra un turno.
Se crean desde el turno, invitando a la persona (ver Disponibilidad y asistencia). A quien habéis invitado lo veis en el propio turno: en la ficha del organizador esa persona ya figura como invitada y no se os vuelve a proponer para una segunda invitación.
La persona invitada recibe una notificación que la lleva al turno, donde encuentra la invitación arriba y los botones Aceptar y Rechazar: responde desde ahí, mirando el horario, las mansiones y los compañeros ya apuntados.
Vosotros tenéis además la lista Solicitudes de disponibilidad, que reúne todas las que siguen pendientes en la organización: Turno (con día y horario), Mansión, Destinatario, Caduca el y el Estado. Es el sitio desde el que ver de un vistazo cuántas invitaciones hay pendientes y a quién; al tocar una fila se reabre el formulario con el que se envió la invitación, y los botones de respuesta aparecen solo a quien la invitación la ha recibido.
La lista no está en el menú
A la página se llega por enlace directo — desde la notificación, o desde la dirección — no desde una entrada de menú. Si necesitáis tenerla vigilada, guardadla en los favoritos del navegador: el trabajo diario sobre las invitaciones se hace de todos modos desde el turno.
Solo las solicitudes pendientes
La lista muestra las solicitudes aún abiertas. Las aceptadas, rechazadas o caducadas no quedan a la vista: el resultado lo leéis en el turno, donde la persona está o no está.
Cómo se comporta una solicitud de disponibilidad¶
Una solicitud no queda colgada indefinidamente. Decae sola cuando ocurre una de estas cosas:
- ha pasado la caducidad que habéis indicado;
- el turno ha empezado — a esas alturas ya no sirve de nada;
- el turno se ha completado, si habéis dejado activa la opción que hace decaer la solicitud al alcanzarse la cobertura. Es el comportamiento predeterminado y es el que queréis casi siempre: si invitáis a tres personas para una plaza, la respuesta de la primera cierra la partida para las otras dos.
Si en cambio desactiváis esa opción, la solicitud sigue siendo válida incluso con el turno completo: al aceptarla, la persona se añade igualmente. Usadlo solo cuando de verdad queráis más gente del mínimo.
Se puede tener una sola solicitud por persona en cada turno: para renovarla, primero hay que cerrar la que está en curso.
Al aceptar, la persona queda apuntada en el turno ya aprobada, sin pasar por la eventual confirmación del calendario: la habéis invitado vosotros, la confirmación ya la habéis dado. Al rechazar, queda registrada como no disponible en ese turno — que es una información útil: sabéis que se lo habéis pedido.
Si el turno está cerca, mejor una llamada: la notificación llega, pero no hay ningún segundo aviso.
Solicitudes de intercambio de turno¶
Son las que hay entre voluntarios: uno cede el turno a otro. Las encontráis en Intercambios de turno.
Si el calendario tiene activo El intercambio de turno requiere aprobación, el intercambio no está concluido cuando el compañero acepta: pasa a Pendiente de aprobación y aparece en vuestra pestaña Por aprobar. Hasta entonces el turno sigue a cargo de quien lo ha cedido.
En la pestaña veis Cede, Toma, Rol y el Estado, y podéis Aprobar o Rechazar. Las solicitudes ya cerradas acaban en la pestaña Historial.
Qué comprueba AppToMe en vuestro lugar¶
El intercambio de turno está pensado para no requeriros trabajo: la parte de control es automática y no se puede sortear.
- Las mansiones no se eligen. Quien toma el turno lo toma con la misma mansión de quien lo cede; en un intercambio mutuo, quien cede hereda la mansión que el otro tenía en el turno tomado a cambio. Nadie cambia de rol por esta vía.
- El candidato debe tener la mansión. La lista de destinatarios propuestos contiene solo a quien puede cubrir de verdad esa plaza: si un voluntario os dice que «no lo encuentra entre los nombres», comprobad sus mansiones en Registro de personas.
- La cobertura es intocable. El intercambio se aplica y después se verifica: si un turno implicado ha pasado de cubierto a sin cubrir, se anula todo y las dos personas reciben la notificación. No existen intercambios aplicados a medias.
- Todo se vuelve a comprobar en el momento de la respuesta, no en el del envío: quien cede puede haberse quitado del turno, quien toma puede haberse apuntado allí por su cuenta, una mansión puede haber sido revocada. En ese caso el intercambio se detiene y no toca nada.
- La caducidad es de 24 horas, pero nunca más allá del inicio del turno.
Si un intercambio «no llega», la causa es casi siempre una de estas — no una avería.
Cuándo se salta la aprobación¶
La aprobación se activa si aunque sea uno solo de los calendarios implicados la exige. Hay sin embargo dos casos en los que AppToMe la salta, para no dejar la solicitud parada hasta la caducidad:
- quien propone el intercambio ya es responsable de ese turno — podría aprobarlo él mismo, la doble firma no añade nada;
- no hay nadie más que pueda aprobar ese turno.
Quien participa en el intercambio — quien cede y quien toma — no aparece nunca entre los aprobadores, aunque tuviera el permiso.
En Por aprobar veis solo los turnos sobre los que tenéis poder de verdad: el permiso de gestionar las disponibilidades puede estar limitado a ciertos calendarios, tipos de turno, días y franjas horarias (ver Roles y permisos).
Reservas de vehículos¶
También las reservas de vehículos pueden requerir aprobación: ver Vehículos.