Fichajes¶
Info
Disponible solo si la organización usa el módulo Fichajes. Hace falta el permiso de visualizar los fichajes; para corregirlos, el de gestionarlos.
Los fichajes registran la presencia efectiva. Vuestro trabajo es configurar los lugares, controlar lo que llega y corregir los errores.
Cómo funciona el reconocimiento¶
Antes de configurar conviene saber qué hace la app con lo que configuráis. Un fichaje llega con tres datos — posición, precisión de la posición, persona — y AppToMe deduce solo el lugar, la actividad y la entrada/salida.
Entrada o salida. No es una elección del voluntario: si existe un fichaje suyo abierto, el siguiente lo cierra; si no, es una entrada nueva. No hay límite de tiempo — un turno puede durar varios días — así que una entrada olvidada queda abierta y la cierra el primer fichaje útil, incluso días después: cuando ocurre, la duración registrada es errónea y hay que corregirla a mano.
El lugar. La app toma el lugar registrado más cercano y lo acepta si la distancia es inferior al radio del lugar sumado al error del GPS. La precisión del teléfono amplía la tolerancia, no la reduce: un GPS malo no hace fallar el fichaje, si acaso lo atribuye al lugar equivocado cuando dos lugares están cerca. Si no hay ningún lugar compatible, el fichaje es Desconocido — a menos que hayáis quitado el vínculo de lugar, y entonces se registra la dirección detectada.
La actividad. Encontrado el lugar, la app busca a qué atribuir las horas, en este orden:
- una disponibilidad aprobada de la persona en un turno en curso en ese lugar (con la tolerancia de antelación del calendario); si hay varios turnos en curso, gana el que empezó antes;
- una lección de un curso al que la persona está inscrita, con las mismas reglas; si el curso lo prevé, el fichaje vale también como asistencia a la lección;
- un turno sin cubrir que la persona puede cubrir — solo en los calendarios que tienen activa la inserción automática de la disponibilidad desde el fichaje.
El tercer paso es el que sorprende: la app inscribe a la persona en el turno sin que nadie la haya reservado. Lo hace solo si el calendario lo permite, si la persona respeta la eventual restricción a un grupo, si tiene una de las mansiones requeridas por el turno y si no está ya ocupada en un turno simultáneo. Está pensado para quien se presenta en la sede sin haberse apuntado; si no queréis que ocurra, es una opción del calendario.
Aguas abajo. Al cerrar la salida, la disponibilidad vinculada se marca como certificada: así es como las horas se convierten en horas reales para las estadísticas, los informes y el eventual sistema de gestión vinculado. Un fichaje sin salida no produce horas.
Los avisos automáticos¶
Con el módulo activo AppToMe manda dos recordatorios, sin que tengáis que configurar nada:
- entrada que falta — al voluntario que tiene un turno empezado y no ha fichado;
- salida que falta — a quien tiene una entrada aún abierta pocos minutos después del final de la actividad.
Dos cosas que hay que saber cuando alguien os dice «no me ha llegado nada»: los recordatorios parten de una comprobación periódica, así que no son instantáneos, y cada aviso se envía una sola vez. No existe una segunda ronda: las salidas olvidadas las interceptáis vosotros desde la pestaña Fichajes.
Lugares de fichaje¶
La configuración se abre desde la sección Fichajes con el engranaje arriba a la derecha: las pestañas pasan a ser Configuración general de fichajes y Lugares de fichaje.
En la pestaña Lugares de fichaje defines los sitios desde los que se puede fichar.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Nombre | texto, obligatorio | cómo aparece el lugar en los fichajes y en los calendarios |
| Latitud | número, obligatorio | coordenada del punto |
| Longitud | número, obligatorio | coordenada del punto |
| Radio | número, obligatorio | metros dentro de los cuales un fichaje se reconoce como hecho allí |
El radio hay que elegirlo con cabeza: demasiado estrecho y quien ficha desde el aparcamiento figura como Desconocido, demasiado ancho y se ficha desde el bar de enfrente. Un centenar de metros es un punto de partida razonable, a corregir sobre el terreno.
Configuración general¶
En la pestaña Configuración general de fichajes están las dos reglas válidas para toda la organización.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Tolerancia de proximidad predeterminada (metros) | número | el radio usado cuando un lugar no indica uno propio |
| Permitir efectuar fichajes sin restricciones de lugar | sí/no | permite fichar desde cualquier posición, incluso lejos de los lugares registrados |
Warning
Con Permitir efectuar fichajes sin restricciones de lugar activo la posición ya no se controla: los fichajes llegan igualmente, pero el lugar pasa a ser una información declarada, no verificada.
El calendario puede además exigir que el fichaje ocurra en un lugar verificado y admitir una tolerancia de antelación respecto al inicio del turno: son opciones del calendario, ver Calendarios.
Controlar los fichajes¶
En la pestaña Fichajes encuentras todos los registros en el rango de fechas elegido, con Entrada, Lugar de entrada, Salida, Lugar de salida, Manual, Personas y Actividad. Puedes filtrar por persona y por lugar, buscar y exportar.
Las cosas que hay que mirar:
- salidas que faltan — quien ha fichado la entrada y no la salida; las horas no se cierran y no acaban en los recuentos. Al voluntario se le avisó una sola vez, así que la segunda red sois vosotros: miradlas una vez a la semana, no a final de año;
- lugares desconocidos — fichajes fuera de los lugares configurados: o la persona estaba en otro sitio, o el radio es demasiado estrecho;
- fichajes manuales — los introducidos por vosotros: valen como excepción, no como costumbre.
Corregir un fichaje¶
Abre la fila y arréglala. Un fichaje corregido a mano queda marcado como Manual: es una huella deliberada, sirve para distinguir el dato detectado del reconstruido.
La corrección rehace también el reconocimiento del turno, usando la fecha y la hora que habéis escrito vosotros — no el momento en que estáis corrigiendo. Al arreglar un fichaje de ayer, por tanto, AppToMe busca el turno o la lección de ayer en ese horario, con las mismas reglas del reconocimiento automático (lugar incluido, donde se requiere).
Si a pesar de la corrección el fichaje sigue sin turno, el motivo es casi siempre uno de los del reconocimiento: en ese horario la persona no tenía una disponibilidad útil, o el lugar no corresponde. En ese caso las horas se arreglan interviniendo en la disponibilidad de la persona en ese turno.
Campos de un fichaje¶
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Persona | elección, obligatorio | quién ha fichado |
| Fecha de inicio / Hora de inicio | fecha y hora, obligatorios | la entrada |
| Fecha de fin / Hora de fin | fecha y hora, obligatorios | la salida. Es aquí donde se cierra un fichaje que ha quedado abierto |
| Lugar | elección | el lugar registrado de la entrada |
| Nombre del lugar | texto | descripción libre del sitio, cuando no es uno de los lugares registrados |
| Lugar de cierre | elección | el lugar registrado de la salida |
| Nombre del lugar de cierre | texto | descripción libre del sitio de salida |
| Actividad | texto | qué se ha hecho en esas horas |
Warning
Las horas de los fichajes acaban en las estadísticas y en los informes de las personas. Corrige lo que es objetivamente erróneo, no lo que es incómodo, y deja una nota cuando el caso no sea obvio.
Informe¶
La pestaña Informe de fichajes resume las horas por persona en el período elegido, en clasificación. Es la vista que hay que usar para los informes; desde ahí se exporta.
Los filtros del informe:
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Personas | elección múltiple | limita el recuento a las personas elegidas. Vacío = todas |
| Lugares | elección múltiple | cuenta solo los fichajes hechos en los lugares elegidos |
| Del / Al | fechas | el período sobre el que sumar las horas |