Fichajes¶
Info
Disponible solo si la organización usa el módulo Fichajes. Hace falta el permiso de visualizar los fichajes; para corregirlos, el de gestionarlos.
Los fichajes registran la presencia efectiva. Vuestro trabajo es configurar los lugares, controlar lo que llega y corregir los errores.
Cómo funciona el reconocimiento¶
Antes de configurar conviene saber qué hace la app con lo que configuráis. Un fichaje llega con tres datos — posición, precisión de la posición, persona — y AppToMe deduce solo el lugar, la actividad y la entrada/salida.
Entrada o salida. No es una elección del voluntario: si existe un fichaje suyo abierto hace menos de 24 horas, el siguiente lo cierra; si no, es una entrada nueva. Una entrada olvidada, por tanto, la cierra el primer fichaje útil solo dentro de las 24 horas, y la duración registrada es errónea; después, el siguiente fichaje abre una entrada nueva y la olvidada queda abierta. En los dos casos hay que corregirla a mano.
El lugar. Valen los lugares de fichaje y, además, el lugar de un turno o de una lección que la persona tiene en ese momento — el lugar del calendario, el destino del turno, el lugar del curso o de la lección: así el enganche al turno funciona aunque esa dirección no sea un lugar de fichaje. La app toma el lugar más cercano y lo acepta si la distancia es inferior al radio del lugar sumado al error del GPS, pero el error cuenta como máximo 50 metros: más allá no amplía nada, y una posición muy imprecisa (un iPhone con la ubicación exacta desactivada, un navegador desde el ordenador) puede hacer que se rechace la entrada.
Fuera de todo lugar, con el vínculo de lugar activo la entrada se rechaza con el mensaje «No estás en un lugar donde puedas fichar»; si habéis quitado el vínculo, se registra la dirección detectada. La salida no se bloquea nunca: se registra con el nombre del lugar si la persona está dentro de uno, y si no con la dirección detectada.
La actividad. Encontrado el lugar, la app busca a qué atribuir las horas, en este orden:
- una disponibilidad aprobada de la persona en un turno en curso en ese lugar (con la tolerancia de antelación del calendario); si hay varios turnos en curso, gana el que empezó antes;
- una lección de un curso al que la persona está inscrita, con las mismas reglas; si el curso lo prevé, el fichaje vale también como asistencia a la lección;
- un turno sin cubrir que la persona puede cubrir — solo en los calendarios que tienen activa la inserción automática de la disponibilidad desde el fichaje.
El tercer paso es el que sorprende: la app inscribe a la persona en el turno sin que nadie la haya reservado. Lo hace solo si el calendario lo permite, si la persona respeta la eventual restricción a un grupo, si tiene una de las mansiones requeridas por el turno y si no está ya ocupada en un turno simultáneo. Está pensado para quien se presenta en la sede sin haberse apuntado; si no queréis que ocurra, es una opción del calendario.
Aguas abajo. Al cerrar la salida, la disponibilidad vinculada se marca como certificada: así es como las horas se convierten en horas reales para las estadísticas, los informes y el eventual sistema de gestión vinculado. Un fichaje sin salida no produce horas.
Los avisos automáticos¶
Con el módulo activo AppToMe manda dos recordatorios, sin que tengáis que configurar nada:
- entrada que falta — al voluntario que tiene un turno empezado y no ha fichado;
- salida que falta — a quien tiene una entrada aún abierta pocos minutos después del final de la actividad.
Si habéis reservado el fichaje a los empleados (ver Configuración general), los avisos salen solo hacia ellos: a quien no puede fichar no se le invita a hacerlo.
Dos cosas que hay que saber cuando alguien os dice «no me ha llegado nada»: los recordatorios parten de una comprobación periódica, así que no son instantáneos, y cada aviso se envía una sola vez. No existe una segunda ronda: las salidas olvidadas las interceptáis vosotros desde la pestaña Fichajes.
Lugares de fichaje¶
La configuración se abre desde la sección Fichajes con el engranaje arriba a la derecha: las pestañas pasan a ser Configuración general de fichajes y Lugares de fichaje.
Un lugar es una dirección con sus coordenadas. Nace de dos maneras: lo creáis vosotros en la pestaña Lugares de fichaje, o se crea solo cada vez que alguien elige una dirección entre las sugerencias de un formulario — el lugar de un calendario, el destino de un turno, un curso, los campos adicionales de una actividad. Solo los lugares con Válido para fichar son lugares de fichaje: la casilla está activa por defecto en los creados desde la pestaña, desactivada en las direcciones que llegan de los otros formularios.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Nombre | texto, obligatorio | cómo aparece el lugar en los fichajes y en los calendarios |
| Latitud | número, obligatorio | coordenada del punto |
| Longitud | número, obligatorio | coordenada del punto |
| Rango | número, obligatorio | metros dentro de los cuales un fichaje se reconoce como hecho allí |
| Válido para fichar | sí/no | si desde aquí se puede fichar. Desactivada, el lugar sigue como dirección de calendarios, cursos y actividades, pero ya no vale para fichar |
La pestaña se abre con el filtro de la columna Válido para fichar en Sí, así que muestra solo los lugares de fichaje. Desde Filtrar ponlo en No para ver las direcciones creadas desde calendarios, cursos y actividades, o vacíalo para verlas todas; abre un lugar y marca la casilla para hacerlo válido, desmárcala para excluirlo sin borrarlo. La columna Último fichaje dice cuándo fichó alguien allí por última vez, de entrada o de salida: es el dato que hay que mirar para decidir qué lugares desactivar. Cada columna se ordena tocando su título: una vez ascendente, dos descendente, la tercera vuelve al orden alfabético; los lugares nunca usados quedan al final en ambos sentidos.
Eliminar funciona solo con los lugares que no se usan en ningún sitio — calendarios, destinos, cursos, lecciones, fichajes, campos adicionales. Un lugar en uso no se puede eliminar: si ya no debe valer para fichar, desmarca la casilla.
Warning
Con la llegada de Válido para fichar solo siguieron siendo válidos los lugares donde se había hecho al menos un fichaje: los configurados en los que nadie había fichado todavía se desactivaron. Si un lugar que os hace falta ya no aparece, pon Válido para fichar en No desde Filtrar, ábrelo y marca la casilla.
El radio hay que elegirlo con cabeza: demasiado estrecho y a quien ficha desde el aparcamiento se le rechaza la entrada, demasiado ancho y se ficha desde el bar de enfrente. Un centenar de metros es un punto de partida razonable, a corregir sobre el terreno.
Configuración general¶
En la pestaña Configuración general de fichajes están las reglas válidas para toda la organización.
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Tolerancia de proximidad al lugar por defecto (metros) | número | el radio usado cuando un lugar no indica uno propio |
| Permitir fichajes sin restricciones de lugar | sí/no | permite fichar desde cualquier posición, incluso lejos de los lugares registrados |
| Fichaje reservado a los empleados | sí/no | solo los empleados fichan: los demás no ven el botón y no reciben los avisos |
Warning
Con Permitir fichajes sin restricciones de lugar activo la posición ya no se controla: los fichajes llegan igualmente, pero el lugar pasa a ser una información declarada, no verificada.
Info
Fichaje reservado a los empleados mira el rol de la persona en el registro. Con la opción activa el voluntario ya no ve el botón del fichaje en el Panel y no recibe los recordatorios de entrada y salida; los fichajes que introducís a mano siguen siendo posibles para cualquiera.
El calendario puede además exigir que el fichaje ocurra en un lugar verificado y admitir una tolerancia de antelación respecto al inicio del turno: son opciones del calendario, ver Calendarios.
Controlar los fichajes¶
En la pestaña Fichajes encuentras todos los registros en el rango de fechas elegido, con Entrada, Lugar de entrada, Salida, Lugar de salida, Manual, Personas y Actividad. Puedes filtrar por persona y por lugar, buscar y exportar.
El filtro Solo fichajes abiertos conserva las filas con entrada y sin salida; en el teléfono, donde las columnas se agrupan, esas filas llevan la etiqueta Salida ausente, para que no se confundan con las completas.
Las cosas que hay que mirar:
- salidas que faltan — quien ha fichado la entrada y no la salida; las horas no se cierran y no acaban en los recuentos. Al voluntario se le avisó una sola vez, así que la segunda red sois vosotros: miradlas una vez a la semana, no a final de año;
- direcciones en vez de lugares — fichajes fuera de los lugares de fichaje, registrados con la dirección detectada: o la persona estaba en otro sitio, o el radio es demasiado estrecho;
- fichajes manuales — los introducidos por vosotros: valen como excepción, no como costumbre.
Corregir un fichaje¶
Abre la fila y arréglala. Un fichaje corregido a mano queda marcado como Manual: es una huella deliberada, sirve para distinguir el dato detectado del reconstruido.
La corrección rehace también el reconocimiento del turno, usando la fecha y la hora que habéis escrito vosotros — no el momento en que estáis corrigiendo. Al arreglar un fichaje de ayer, por tanto, AppToMe busca el turno o la lección de ayer en ese horario, con las mismas reglas del reconocimiento automático (lugar incluido, donde se requiere).
Si a pesar de la corrección el fichaje sigue sin turno, el motivo es casi siempre uno de los del reconocimiento: en ese horario la persona no tenía una disponibilidad útil, o el lugar no corresponde. En ese caso las horas se arreglan interviniendo en la disponibilidad de la persona en ese turno.
Introducir un fichaje a mano¶
Cuando alguien se ha olvidado de fichar del todo, el fichaje lo escribís vosotros: desde la pestaña Fichajes, el botón + abajo a la derecha abre Nuevo fichaje. Los campos son los de la tabla de aquí abajo.
El fichaje introducido así nace ya marcado como Manual, y vale como un fichaje de verdad: busca el turno o la lección en el horario que habéis escrito y, si lo encuentra, certifica las horas.
Hace falta el permiso de gestionar los fichajes: quien solo puede visualizarlos no ve el botón.
Eliminar un fichaje¶
Al abrir la fila, el superusuario encuentra también Eliminar, con una petición de confirmación. Es el único rol que puede hacerlo.
Elimina solo lo que no debía existir — un fichaje doble, una prueba. Las horas desaparecen de los recuentos y de los informes, y no se recuperan: si el fichaje es erróneo pero real, corrígelo en vez de borrarlo, así queda la huella.
Info
En un fichaje ya pasado al sistema de gestión conectado el comando Eliminar no aparece: ahí fuera esas horas ya se han registrado. Véase Odoo.
Campos de un fichaje¶
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Persona | elección, obligatorio | quién ha fichado |
| Fecha de inicio / Hora de inicio | fecha y hora, obligatorios | la entrada |
| Fecha de fin / Hora de fin | fecha y hora, obligatorios | la salida. Es aquí donde se cierra un fichaje que ha quedado abierto |
| Lugar | elección | el lugar registrado de la entrada |
| Nombre del lugar | texto | descripción libre del sitio, cuando no es uno de los lugares registrados |
| Lugar de cierre | elección | el lugar registrado de la salida |
| Nombre del lugar de cierre | texto | descripción libre del sitio de salida |
| Actividad | texto | qué se ha hecho en esas horas |
Warning
Las horas de los fichajes acaban en las estadísticas y en los informes de las personas. Corrige lo que es objetivamente erróneo, no lo que es incómodo, y deja una nota cuando el caso no sea obvio.
Informe¶
La pestaña Informe de fichajes resume las horas por persona en el período elegido, en clasificación. Es la vista que hay que usar para los informes; desde ahí se exporta.
Los filtros del informe:
| Campo | Tipo | Qué hace |
|---|---|---|
| Personas | elección múltiple | limita el recuento a las personas elegidas. Vacío = todas |
| Lugares | elección múltiple | cuenta solo los fichajes hechos en los lugares elegidos |
| Rango | fechas | el período sobre el que sumar las horas. Se abre desde el botón con el calendario |