Regjistrimet e orarit

Info

I disponueshëm vetëm nëse organizata përdor modulin Regjistrimet e orarit. Duhet leja për të parë regjistrimet; për t'i korrigjuar, ajo për t'i menaxhuar.

Regjistrimet e orarit shënojnë praninë efektive. Puna juaj është të konfiguroni vendet, të kontrolloni atë që mbërrin dhe të korrigjoni gabimet.

Si funksionon njohja

Para se të konfiguroni ia vlen të dini çfarë bën aplikacioni me atë që konfiguroni. Një regjistrim mbërrin me tre të dhëna — pozicioni, saktësia e pozicionit, personi — dhe AppToMe nxjerr prej tyre vendin, aktivitetin dhe hyrjen/daljen vetë.

Hyrje ose dalje. Nuk është zgjedhje e vullnetarit: nëse ekziston një regjistrim i tij i hapur prej më pak se 24 orësh, regjistrimi pasues e mbyll; përndryshe është një hyrje e re. Një hyrje e harruar mbyllet pra nga regjistrimi i parë i dobishëm vetëm brenda 24 orëve, dhe kohëzgjatja e regjistruar është e gabuar; më pas, regjistrimi pasues hap një hyrje të re dhe hyrja e harruar mbetet e hapur. Në të dyja rastet duhet korrigjuar me dorë.

Vendi. Vlejnë vendet e regjistrimit dhe, përveç tyre, vendi i një turni ose i një mësimi që personi ka në atë moment — vendi i kalendarit, destinacioni i turnit, vendi i kursit ose i mësimit: kështu lidhja me turnin funksionon edhe kur ajo adresë nuk është vend regjistrimi. Aplikacioni merr vendin më të afërt dhe e pranon nëse distanca është më e vogël se rrezja e vendit e mbledhur me gabimin e GPS-it, por gabimi llogaritet deri në 50 metra: përtej kësaj nuk zgjeron më asgjë, dhe një pozicion shumë i pasaktë (një iPhone me vendndodhjen e saktë të fikur, një shfletues nga kompjuteri) mund të bëjë që hyrja të refuzohet.

Jashtë çdo vendi, me kufizimin e vendit aktiv hyrja refuzohet me mesazhin «Nuk ndodhesh në një vend ku mund të pikëzosh»; nëse keni hequr kufizimin, regjistrohet adresa e konstatuar. Dalja nuk bllokohet kurrë: regjistrohet me emrin e vendit nëse personi është brenda një vendi, përndryshe me adresën e konstatuar.

Aktiviteti. Pasi gjendet vendi, aplikacioni kërkon se ku t'i atribuojë orët, në këtë radhë:

1. një disponueshmëri e miratuar e personit në një turn në vazhdim në atë vend (me tolerancën në avancë të kalendarit); nëse janë në vazhdim disa turne, fiton ai që ka filluar më parë;
2. një mësim i një kursi ku personi është i regjistruar, me të njëjtat rregulla; nëse kursi e parashikon, regjistrimi vlen edhe si prani në mësim;
3. një turn i pambuluar që personi mund ta mbulojë — vetëm në kalendarët që kanë aktiv futjen automatike të disponueshmërisë nga regjistrimi.

Hapi i tretë është ai që befason: aplikacioni e regjistron personin në turn pa e rezervuar askush. E bën vetëm nëse kalendari e lejon, nëse personi respekton kufizimin eventual te një grup, nëse ka një nga detyrat e kërkuara nga turni dhe nëse nuk është tashmë i angazhuar në një turn të njëkohshëm. Është menduar për atë që paraqitet në seli pa qenë i regjistruar; nëse nuk doni që të ndodhë, është një cilësim i kalendarit.

Në vazhdim. Duke mbyllur daljen, disponueshmëria e lidhur shënohet si e certifikuar: kështu orët bëhen orë të vërteta për statistikat, raportet dhe sistemin eventual të menaxhimit të lidhur. Një regjistrim pa dalje nuk prodhon orë.

Përkujtuesit automatikë

Me modulin aktiv AppToMe dërgon dy përkujtues, pa qenë nevoja të vendosni asgjë:

• hyrje që mungon — vullnetarit që ka një turn të filluar dhe nuk ka regjistruar;
• dalje që mungon — atij që ka një hyrje ende të hapur pak minuta pas mbarimit të aktivitetit.

Nëse ia keni rezervuar regjistrimin të punësuarve (shih Cilësimet e përgjithshme), përkujtuesit shkojnë vetëm te ata: kush nuk mund të regjistrohet nuk ftohet ta bëjë.

Dy gjëra për t'u ditur kur dikush ju thotë «nuk më ka mbërritur asgjë»: përkujtuesit nisen nga një kontroll periodik, prandaj nuk janë të menjëhershëm, dhe çdo përkujtues dërgohet vetëm një herë. Nuk ekziston një raund i dytë: daljet e harruara i kapni ju nga skeda Regjistrimet e orarit.

Vendet e regjistrimit

Konfigurimi hapet nga seksioni Regjistrimet e orarit me ingranazhin lart djathtas: skedat bëhen Cilësimet e përgjithshme të regjistrimeve dhe Vendet e regjistrimit.

Një vend është një adresë me koordinatat e saj. Lind në dy mënyra: e krijoni ju në skedën Vendet e regjistrimit, ose krijohet vetë sa herë që dikush zgjedh një adresë nga sugjerimet e një formulari — vendi i një kalendari, destinacioni i një turni, një kurs, fushat shtesë të një aktiviteti. Vetëm vendet me I vlefshëm për regjistrim janë vende regjistrimi: kutia është aktive si parazgjedhje për ato të krijuara nga skeda, e fikur për adresat që vijnë nga formularët e tjerë.

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Emri	tekst, i detyrueshëm	si shfaqet vendi në regjistrimet dhe në kalendarët
Gjerësia gjeografike	numër, i detyrueshëm	koordinata e pikës
Gjatësia gjeografike	numër, i detyrueshëm	koordinata e pikës
Interval	numër, i detyrueshëm	metra brenda të cilëve një regjistrim njihet si i bërë aty
E vlefshme për regjistrimin e orarit	po/jo	nëse nga këtu mund të regjistrohet. E fikur, vendi mbetet si adresë e kalendarëve, kurseve dhe aktiviteteve, por nuk vlen më për regjistrim

Skeda hapet me filtrin e kolonës E vlefshme për regjistrimin e orarit te Po, prandaj tregon vetëm vendet e regjistrimit. Nga Filtro vendose te Jo për të parë adresat e krijuara nga kalendarët, kurset dhe aktivitetet, ose zbraze për t'i parë të gjitha; hap një vend dhe shëno kutinë për ta bërë të vlefshëm, hiqe shenjën për ta përjashtuar pa e fshirë. Kolona Regjistrimi i fundit i orarit tregon kur ka regjistruar dikush aty për herë të fundit, në hyrje ose në dalje: është e dhëna për t'u parë kur vendosni cilat vende të fikni. Çdo kolonë renditet duke prekur titullin e saj: një herë në rritje, dy herë në zbritje, herën e tretë kthehet në rendin alfabetik; vendet që nuk janë përdorur kurrë mbeten në fund në të dy drejtimet.

Fshi funksionon vetëm për vendet që nuk përdoren askund — kalendarë, destinacione, kurse, mësime, regjistrime, fusha shtesë. Një vend në përdorim nuk mund të fshihet: nëse nuk duhet të vlejë më për regjistrim, hiqi shenjën.

Warning

Me ardhjen e E vlefshme për regjistrimin e orarit mbetën të vlefshme vetëm vendet ku ishte bërë të paktën një regjistrim: vendet e konfiguruara ku ende nuk kishte regjistruar askush u fikën. Nëse një vend që ju nevojitet nuk shfaqet më, nga Filtro vendos E vlefshme për regjistrimin e orarit te Jo, hape dhe shëno kutinë.

Rrezja duhet zgjedhur me mend: tepër e ngushtë dhe atij që regjistron nga parkimi i refuzohet hyrja, tepër e gjerë dhe regjistrohet nga bari përballë. Njëqind metra janë një pikënisje e arsyeshme, për t'u korrigjuar në terren.

Cilësimet e përgjithshme

Në skedën Cilësimet e përgjithshme të regjistrimeve qëndrojnë rregullat e vlefshme për gjithë organizatën.

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Toleranca e parazgjedhur e afërsisë me vendin (metra)	numër	rrezja e përdorur kur një vend nuk tregon një të vetën
Lejo regjistrimet pa kufizime vendi	po/jo	lejon regjistrimin nga çdo pozicion, edhe larg vendeve të regjistruara
Regjistrimi i rezervuar për të punësuarit	po/jo	vetëm të punësuarit regjistrohen: të tjerët nuk e shohin butonin dhe nuk marrin kujtesat

Warning

Me Lejo regjistrimet pa kufizime vendi aktiv pozicioni nuk kontrollohet më: regjistrimet mbërrijnë gjithsesi, por vendi bëhet një informacion i deklaruar, jo i verifikuar.

Info

Regjistrimi i rezervuar për të punësuarit shikon rolin e personit në regjistër. Me opsionin aktiv vullnetari nuk e sheh më butonin e regjistrimit në Panel dhe nuk merr kujtesat e hyrjes dhe të daljes; regjistrimet që i fusni ju me dorë mbeten të mundshme për këdo.

Kalendari mund gjithashtu të kërkojë që regjistrimi të bëhet në një vend të verifikuar dhe të pranojë një tolerancë në avancë krahasuar me fillimin e turnit: janë cilësime të kalendarit, shiko Kalendarët.

Të kontrollosh regjistrimet

Në skedën Regjistrimet e orarit gjen të gjitha shënimet në intervalin e datave të zgjedhur, me Hyrje, Vendi i hyrjes, Dalje, Vendi i daljes, Manual, Personat dhe Aktiviteti. Mund të filtrosh sipas personit dhe vendit, të kërkosh dhe të eksportosh.

Filtri Vetëm pikimet e hapura mban rreshtat me hyrje dhe pa dalje; në telefon, ku kolonat bashkohen, ata rreshta mbajnë etiketën Mungon dalja, që të mos ngatërrohen me të plotat.

Gjërat për t'u parë:

• daljet që mungojnë — kush ka regjistruar hyrjen dhe jo daljen; orët nuk mbyllen dhe nuk përfundojnë në numërime. Vullnetari është paralajmëruar vetëm një herë, prandaj rrjeti i dytë jeni ju: shikojini një herë në javë, jo në fund të vitit;
• adresa në vend të vendeve — regjistrime jashtë vendeve të regjistrimit, të shënuara me adresën e konstatuar: ose personi ishte gjetkë, ose rrezja është tepër e ngushtë;
• regjistrimet manuale — ato të futura nga ju: shkojnë si përjashtim, jo si zakon.

Të korrigjosh një regjistrim

Hap rreshtin dhe rregulloje. Një regjistrim i korrigjuar me dorë mbetet i shënuar si Manual: është një gjurmë e qëllimshme, shërben për të dalluar të dhënën e konstatuar nga ajo e rindërtuar.

Korrigjimi ribën edhe njohjen e turnit, duke përdorur datën dhe orën që keni shkruar ju — jo momentin në të cilin po korrigjoni. Duke rregulluar një regjistrim të djeshëm, pra, AppToMe kërkon turnin ose mësimin e djeshëm në atë orar, me të njëjtat rregulla të njohjes automatike (vendi përfshirë, aty ku kërkohet).

Nëse pavarësisht korrigjimit regjistrimi mbetet pa turn, arsyeja është pothuajse gjithmonë një nga ato të njohjes: në atë orar personi nuk kishte një disponueshmëri të dobishme, ose vendi nuk përputhet. Në atë rast orët rregullohen duke ndërhyrë te disponueshmëria e personit në atë turn.

Të fusësh një regjistrim me dorë

Kur dikush ka harruar fare të regjistrojë, regjistrimin e shkruani ju: nga skeda Regjistrimet e orarit, butoni + poshtë djathtas hap Regjistrim i ri. Fushat janë ato të tabelës këtu poshtë.

Regjistrimi i futur kështu lind i shënuar si Manual dhe vlen si një regjistrim i vërtetë: kërkon turnin ose mësimin në orarin që keni shkruar dhe, nëse e gjen, çertifikon orët.

Duhet leja për të menaxhuar regjistrimet: kush mund vetëm t'i shohë nuk e sheh butonin.

Të fshish një regjistrim

Duke hapur rreshtin, superpërdoruesi gjen edhe Fshi, me një kërkesë konfirmimi. Është i vetmi rol që mund ta bëjë.

Fshi vetëm atë që nuk duhej të ekzistonte — një regjistrim i dyfishtë, një provë. Orët zhduken nga numërimet dhe nga raportet, dhe nuk rikthehen: nëse regjistrimi është i gabuar por i vërtetë, korrigjoje në vend që ta fshish, kështu mbetet gjurma.

Info

Mbi një regjistrim tashmë të kaluar te sistemi i menaxhimit i lidhur komanda Fshi nuk shfaqet: atje jashtë ato orë janë regjistruar tashmë. Shih Odoo.

Fushat e një regjistrimi

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Personi	zgjedhje, i detyrueshëm	kush ka regjistruar
Data e fillimit / Ora e fillimit	datë dhe orë, të detyrueshme	hyrja
Data e mbarimit / Ora e mbarimit	datë dhe orë, të detyrueshme	dalja. Është këtu që mbyllet një regjistrim i mbetur i hapur
Vendi	zgjedhje	vendi i regjistruar i hyrjes
Emri i vendit	tekst	përshkrim i lirë i vendit, kur nuk është një nga vendet e regjistruara
Vendi i mbylljes	zgjedhje	vendi i regjistruar i daljes
Emri i vendit të mbylljes	tekst	përshkrim i lirë i vendit të daljes
Aktiviteti	tekst	çfarë është bërë në ato orë

Warning

Orët e regjistrimeve përfundojnë në statistikat dhe raportet e personave. Korrigjo atë që është objektivisht e gabuar, jo atë që është e papërshtatshme, dhe lër një shënim kur rasti nuk është i qartë.

Raporti

Skeda Raporti i regjistrimeve përmbledh orët për person në periudhën e zgjedhur, në renditje. Është pamja për t'u përdorur për raportet; nga aty eksportohet.

Filtrat e raportit:

Fusha	Lloji	Çfarë bën
Personat	zgjedhje e shumëfishtë	kufizon numërimin te personat e zgjedhur. Bosh = të gjithë
Vendet	zgjedhje e shumëfishtë	numëron vetëm regjistrimet e bëra në vendet e zgjedhura
Intervali	data	periudha mbi të cilën të mblidhen orët. Hapet nga butoni me kalendarin