Regjistri¶
Regjistri është lista e personave të organizatës, me detyrat, grupet dhe certifikatat e tyre. Është baza e gjithçkaje tjetër: kush nuk është në regjistër nuk mund të regjistrohet në një turn.
Info
Duhet leja për të parë personat; për të modifikuar, ajo për të menaxhuar personat.
Nga menyja hap Personat: lart gjen skedat Personat, Detyrat, Grupet dhe Certifikatat; cilësimet qëndrojnë te ingranazhi lart djathtas.
Në listën Personat çdo rresht tregon emrin, pikat me ngjyra të Aftësive, Përdoruesin e lidhur dhe, për ata që e kanë, etiketën STAFI. Në krye të kuadrit gjen numrin e personave, eksportimin dhe Filtrat; kutitë në të majtë shërbejnë për veprimet mbi disa persona njëherësh.
Personi dhe përdoruesi: dy gjëra të ndryshme¶
Ky dallim shpjegon pjesën më të madhe të dyshimeve që vijnë më pas.
- Personi është skeda e regjistrit: emri, mbiemri, kontaktet, detyrat. Mund të ekzistojë më vete, për atë që nuk e përdor aplikacionin.
- Përdoruesi është llogaria me të cilën hyhet në AppToMe.
Të dy lidhen: kur një vullnetar regjistrohet dhe kërkon të hyjë, ti lidh llogarinë e tij me skedën e tij në regjistër. Të shkëputësh një vullnetar shkëput llogarinë dhe lë skedën e regjistrit në vendin e vet, me historikun e saj.
Të shtosh një person¶
Prek butonin për të shtuar dhe plotëso skedën. Shërben për atë që është në organizatën tënde por nuk e përdor (ende) aplikacionin: orët dhe turnet e tij mund të regjistrohen gjithsesi.
Ka një tavan për numrin e personave
Çdo organizatë ka një numër maksimal skedash, të përcaktuar nga kontrata me AppToMe. Kur arrihet ai numër, shtimi ndalet me Nuk mund të shtosh persona të tjerë: nuk është defekt dhe nuk anashkalohet nga aplikacioni. Para se të kërkosh një rritje, ia vlen të pastrosh regjistrin nga ata që nuk janë më: skedat e fshira nuk numërohen në tavan, dhe orët tashmë të bëra mbeten gjithsesi në statistika.
Fushat e skedës së personit¶
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Emri | tekst, i detyrueshëm | |
| Mbiemri | tekst, i detyrueshëm | |
| Roli | zgjedhje, i detyrueshëm | Anëtar, Vullnetar, I punësuar, I vetëpunësuar, Shërbim civil, Shërbim qytetar. Dallon të punësuarit, të cilët disa kalendarë mund t'ua fshehin vullnetarëve |
| Kodi i brendshëm | tekst | matrikula që përdorni ju, nëse përdorni një |
| Kodi fiskal | tekst | |
| Data e lindjes | datë | |
| Qyteti i lindjes | zgjedhje | komuna e lindjes |
| Adresa | tekst i gjatë | |
| Vendbanimi | tekst | |
| Kodi postar | tekst | |
| Qarku | zgjedhje | |
| Telefoni kryesor | tekst | kontakti i treguar i pari |
| Telefoni dytësor | tekst | |
| Telefon tjetër | tekst | |
| Detyrat | zgjedhje e shumëfishtë | aftësitë e personit: vendosin në cilat turne mund të regjistrohet |
| Shënime | tekst i gjatë | shënime të brendshme |
| Stafi | po/jo | e shënon personin si staf. Lejet e vërteta jepen pastaj me Ndrysho lejet |
Poshtë fushave standarde shfaqen fushat e personalizuara që organizata ka përcaktuar te cilësimet e regjistrit.
Kërko vetëm atë që duhet
Vetëm Emri dhe Mbiemri (plus Roli) janë të detyrueshme: gjithçka tjetër plotësohet nëse ju duhet me të vërtetë.
Të ftosh një person të përdorë aplikacionin¶
Nga skeda e personit përdor Fto: niset një email te adresa e treguar. Duke qenë një ftesë nominale, kur personi e pranon lidhet menjëherë me atë skedë regjistri, pa kaluar nga kërkesat e qasjes.
Formulari i ftesës kërkon dy gjëra:
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Personi | zgjedhje, i detyrueshëm | skeda e regjistrit me të cilën do të lidhet llogaria |
| email, i detyrueshëm | adresa ku mbërrin ftesa. Është edhe ajo me të cilën personi do të hyjë |
Për të anuluar një ftesë ende të papranuar përdor Anulo ftesën dhe konfirmo (Je i sigurt që dëshiron të anulosh ftesën për …?).
Të ftosh më shumë persona bashkë¶
Me ftesën e shumëfishtë plotëson një rresht për person, me Emri, Mbiemri dhe Email: AppToMe krijon skedën e regjistrit dhe dërgon ftesën për secilin. Kontrollo adresat para se të dërgosh — një ftesë e dërguar nuk korrigjohet, anulohet dhe ribëhet.
Kërkesat e qasjes¶
Kur dikush kërkon organizatën tuaj nga aplikacioni dhe dërgon një kërkesë, e gjeni te Kërkesat e qasjes.
Për çdo kërkesë mund të:
- Mirato — dhe këtu duhet të zgjedhësh:
- Lidhe me një person ekzistues — nëse personi është tashmë në regjistër (rasti normal për atë që është tashmë vullnetar). Aplikacioni të tregon Të sugjeruarit nga regjistri, domethënë skedat që i ngjajnë kërkuesit;
- Krijo person të ri — nëse nuk është ende.
- Refuzo — me konfirmim (Je i sigurt që dëshiron të refuzosh kërkesën nga …?).
Fushat e dritares së miratimit:
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| adresa me të cilën personi është regjistruar; nuk modifikohet | ||
| Personi | zgjedhje | skeda e regjistrit ku do të lidhet, mes atyre të lira të organizatës sate |
| Krijo person të ri | po/jo | krijon një skedë të re në vend që ta lidhë me një ekzistuese |
Mos krijo dublikatë
Të miratosh me Krijo person të ri dikë që është tashmë në regjistër gjeneron një skedë të dytë: nga ai moment orët dhe turnet ndahen mes të dyjave dhe statistikat nuk përputhen më. Kontrollo gjithmonë sugjerimet përpara.
Detyrat¶
Detyrat janë rolet që një person mund të kryejë në një turn: shofer, shpëtimtar, bartës barele. Janë çelësi i gjithë sistemit të turneve, sepse kërkesat e turneve shprehen në detyra.
Në skedën Detyrat mund t'i krijosh dhe t'i japësh secilës Emër dhe Ngjyrë — ngjyra është ajo që shihet në skedat e turneve.
Detyrat mund të jenë hierarkike: një detyrë epërore trashëgon ato më poshtë, kështu që ai që është «kryetar skuadre» rezulton edhe shofer dhe shpëtimtar pa ia caktuar një nga një.
Ekzistojnë edhe detyra Virtuale: nuk caktohen me dorë, fitohen duke pasur detyra të tjera të kërkuara. Shërbejnë për të shprehur kushte si «kush ka si certifikatën X ashtu edhe detyrën Y».
Si formohen aftësitë që numërojnë¶
Detyrat që aplikacioni përdor me të vërtetë për të vendosur kush mund të mbulojë një turn nuk janë tamam ato që shënoni në skedën e personit. AppToMe i nxjerr kështu, në këtë radhë:
- niset nga detyrat e caktuara personit në regjistër;
- shton ato të dhëna nga certifikatat e paskaduara të tij;
- zgjeron hierarkinë: kush ka një detyrë epërore fiton ato më poshtë, me kusht që të jenë shënuar E trashëgueshme;
- vlerëson në fund detyrat virtuale: nëse detyrat e kërkuara janë aty — të gjitha, ose të paktën një, sipas mënyrës si është konfiguruar — virtualja shtohet.
Rezultati rillogaritet vetë kur ndryshon diçka: duke caktuar ose hequr një aftësi, duke modifikuar një detyrë, duke regjistruar ose hequr një certifikatë. Skadimet e certifikatave kalojnë përkundrazi nga një kontroll ditor: ditën pas skadimit personi humbet detyrën, jo në çastin e saktë.
Nga kjo shpjegohen dy situata që ndodhin shpesh:
- «E ka detyrën por nuk shfaqet mes kandidatëve» — detyra vjen nga një certifikatë e skaduar, ose hierarkia nuk e trashëgon sepse detyra bijë nuk është E trashëgueshme;
- «Nuk ia kam caktuar kurrë dhe e ka» — është një virtuale, ose e trashëgon nga një detyrë epërore, ose ia jep një certifikatë.
Fushat e një detyre¶
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Emri | tekst, i detyrueshëm | |
| Prindi | zgjedhje | detyra epërore në hierarki |
| Përshkrimi | tekst i gjatë | |
| Ikona | tekst | simboli i treguar pranë detyrës |
| Ngjyra | ngjyrë | ngjyra e pikave në skedat e turneve |
| Përjashto nga statistikat | po/jo | disponueshmëritë e dhëna për këtë detyrë nuk hyjnë në statistika |
| E trashëgueshme | po/jo | kush ka një detyrë epërore fiton automatikisht edhe këtë |
| Cakto automatikisht personave të rinj | po/jo | çdo skedë e re regjistri lind tashmë me këtë detyrë |
| Detyrë virtuale | po/jo | e shndërron detyrën në virtuale: nuk caktohet më me dorë |
Fushat e një detyre virtuale¶
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Emri | tekst, i detyrueshëm | |
| Përshkrimi, Ikona, Ngjyra | si më lart | |
| Detyrat e kërkuara | zgjedhje e shumëfishtë | detyrat nga të cilat fitohet kjo |
| Të gjitha të detyrueshme | zgjedhje, e detyrueshme | Të gjitha detyrat janë të nevojshme — duhen të gjitha; Detyrat e kërkuara janë alternative — mjafton një |
| Përjashto nga statistikat | po/jo | si më lart |
Të caktosh detyrat një personi¶
Nga skeda e personit, te pika Aftësitë. Që aty shton ose heq detyrat.
Të heqësh një detyrë atij që është tashmë i regjistruar në turne të ardhshme për atë detyrë nuk e heq nga turnet: kontrollo kalendarin. E kundërta është po aq e vërtetë — një detyrë e hequr nuk i heq nga statistikat orët tashmë të bëra me atë rol.
Të caktosh detyra shumë personave bashkë¶
Në listën Personat zgjidh disa rreshta: shfaqet numërimi i të zgjedhurve dhe menyja Veprim, me të cilën mund të Shto detyrë, Hiq detyrën, Shto në grup, Hiq nga grupi, Cakto certifikatën, Hiq certifikatën. Zgjidh veprimin, elementin dhe prek Zbato.
Grupet¶
Grupet mbledhin persona sipas skuadre, selie ose çdo kriteri që ju duhet.
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Emri | tekst, i detyrueshëm | |
| Anëtarët | zgjedhje e shumëfishtë | personat që bëjnë pjesë |
| Shënime | tekst i gjatë | |
| Përjashto nga statistikat | po/jo | personat e grupit nuk shfaqen në statistika |
Shërbejnë sidomos për: t'u drejtuar lajmet e tabelës një nëngrupi, për të kufizuar dukshmërinë e një kalendari, dhe për të rezervuar rezervimin e një automjeti.
Certifikatat¶
Certifikatat janë kualifikimet me skadim: kanë Emër, Vlefshmëri (muaj) dhe Detyrat e ofruara, domethënë detyrat që certifikata i atribuon atij që e zotëron.
Është mekanizmi me të cilin një skadim formimi reflektohet vetë mbi turnet: nëse certifikata jep detyrën, në skadim personi pushon së mundur të mbulojë ato turne.
Fushat e një certifikate¶
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Emri | tekst, i detyrueshëm | |
| Detyrat e ofruara | zgjedhje e shumëfishtë, e detyrueshme | detyrat që fiton ai që zotëron certifikatën |
| Muaj vlefshmërie | numër, i detyrueshëm | për sa muaj vlen, të numëruar nga data e marrjes; 0 = nuk skadon kurrë |
| Ditë paralajmërimi | numër, i detyrueshëm | sa ditë para skadimit niset paralajmërimi |
| Njofto përdoruesin në skadim | po/jo | paralajmëron personin e interesuar |
| Njofto përgjegjësit në skadim | po/jo | paralajmëron përgjegjësit e treguar poshtë |
| Përgjegjësit | zgjedhje e shumëfishtë | kush merr paralajmërimet e skadimit |
Të caktosh një certifikatë një personi¶
Nga skeda e personit, te pika e certifikatave:
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Certifikata | zgjedhje, e detyrueshme | cila certifikatë |
| Data | datë, e detyrueshme | kur është marrë |
| Data e skadimit | datë | lëreni bosh dhe e llogarit aplikacioni |
Nëse nuk e plotësoni skadimin, llogaritet duke i shtuar datës së marrjes Muajt e vlefshmërisë të certifikatës. Duke e plotësuar, përkundrazi, vlen ajo që keni shkruar: shërben për rastet ku skadimi në dokument nuk përkon me numërimin e muajve.
0 muaj = nuk skadon kurrë
Me 0 muaj vlefshmërie certifikata nuk ka skadim: detyrat e saj mbeten të
atribuara përgjithmonë dhe Data shërben vetëm për të regjistruar kur
është marrë. Paralajmërimet e skadimit, natyrisht, nuk nisen.
Mungesat¶
Në skedën e personit, poshtë fushave, është blloku Mungesat: shërbejnë për të regjistruar periudhat kur dikush nuk është — sëmundje, udhëtim pune, një muaj jashtë. Çdo rresht ka dy fusha:
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Fillimi | datë, e detyrueshme | dita e parë e mungesës |
| Fundi | datë | e fundit; duke e lënë bosh mungesa mbetet e hapur, pa afat |
Fundi duhet të vijë pas fillimit, përndryshe ruajtja ndalet me Interval i pavlefshëm.
Të regjistrosh një mungesë fshin disponueshmëritë
Nuk është përkujtues: në ruajtje, të gjitha disponueshmëritë e ardhshme të personit që bien në periudhë fshihen, dhe mbulimi i turneve të përfshira rillogaritet — turne që rezultonin të plota mund të kthehen të pambuluara. Është sjellja e duhur (kush nuk është nuk mbulon), por është e pakthyeshme: disponueshmëritë nuk kthehen duke fshirë mungesën.
Kujdes sidomos me mungesën pa datë fundi: e heq personin nga të gjitha turnet e tij të ardhshme, jo vetëm nga ato të muajit në vazhdim. Nëse kthimi ka një datë, shkruajeni.
E kaluara nuk preket: turnet tashmë të kryera, orët dhe statistikat mbeten siç janë. Mungesa vepron vetëm nga këtu e tutje.
Ai që mbetet i pambuluar duhet rimbuluar me dorë: pasi regjistroni mungesën, shikoni turnet që sapo keni liruar — AppToMe nuk kërkon zëvendësues në vendin tuaj dhe nuk njofton askënd që ai vend është kthyer i lirë.
Të menaxhosh llogarinë e një vullnetari¶
Nga skeda e personit, nëse ka një përdorues të lidhur:
- Ndrysho lejet — shiko Rolet dhe lejet
- Rivendos fjalëkalimin — dërgon emailin e rivendosjes (Je i sigurt që dëshiron t'i dërgosh këtij përdoruesi një email për rivendosjen e fjalëkalimit?). Ti nuk e shikon as e cakton fjalëkalimin: e zgjedh personi nga lidhja e marrë
- Shkëput — shkëput llogarinë nga skeda e regjistrit (Je i sigurt që dëshiron ta shkëputësh këtë përdorues?). Skeda mbetet, me turnet dhe orët tashmë të bëra: zhduket vetëm lidhja me llogarinë, dhe personi humbet qasjen te organizata. Nuk është fshirje, dhe është e kthyeshme: një ftesë nominale e rilidh atë llogari me të njëjtën skedë
Cilësimet e regjistrit¶
Në skedën Cilësimet konfigurohen Fushat e personalizuara: të dhëna shtesë që organizata juaj do të mbajë për personat dhe që nuk ekzistojnë si standard (numri i matrikulës, masa e uniformës, skadimi i vizitës mjekësore).
Çdo fushë e personalizuar përcaktohet me:
| Fusha | Lloji | Çfarë bën |
|---|---|---|
| Etiketa | tekst, e detyrueshme | emri që shfaqet pranë kutisë |
| Lloji | zgjedhje, e detyrueshme | Tekst, Tekst me shumë rreshta, Numër, Po/Jo, Datë, Orë, Zgjedhje e vetme, Zgjedhje e shumëfishtë, Vend |
| Vlerat e lejuara | listë | vlerat e zgjedhshme, për fushat me zgjedhje |
| E detyrueshme | po/jo | skeda nuk ruhet sa kohë fusha është bosh |
| Udhëzime plotësimi | tekst | një rresht ndihme poshtë kutisë |
Kërkoni vetëm të dhënat që ju duhen me të vërtetë: çdo fushë më shumë është një e dhënë personale më shumë për t'u ruajtur.