Trabajar con los dos sistemas¶
El conector no cambia la forma en que se usa AppToMe. Cambia dónde se miran los datos cuando los necesita la administración, y añade una sola regla que recordar: cada cosa se corrige donde nace.
Para los voluntarios¶
No cambia nada. Sigues usando la app como siempre: te ofreces disponible, fichas, rellenas checklists y actividades. No tienes que aprender Odoo, no tienes que acceder a él y no tienes que copiar nada.
Lo único que podrías notar es que se te pide mantener tus datos al día con más cuidado que antes: por ahí pasan también las obligaciones administrativas.
Para el personal de la organización¶
El trabajo se queda en la app: calendarios, turnos, disponibilidades, tablón, checklists.
Cambia el peso de un gesto que ya hacíais: la certificación de las horas. Antes servía para las estadísticas internas, ahora es también el punto del que nace el dato administrativo. Las horas no certificadas no llegan a Odoo y por tanto no existen para la rendición de cuentas.
Vale la pena tomar la costumbre de certificar con una cadencia regular — semanal o mensual — en lugar de justo antes del vencimiento de la rendición.
Para quien trabaja en administración¶
Odoo pasa a ser el sitio donde leer lo operativo sin tener que usar la app: cuántas horas ha hecho una persona, qué licencias tiene y cuándo caducan, qué turnos se han cubierto, qué vehículos hay en la flota.
El menú Apptome en Odoo reúne todo lo que llega de la app, dividido en Operaciones (calendarios, turnos, horas, actividades, checklists, vehículos) y Formación (licencias, licencias obtenidas, cursos).
Dónde se modifica qué¶
Esta tabla es la regla práctica que hay que tener presente.
| Quieres modificar | Hazlo en |
|---|---|
| Datos de registro y contactos de una persona | indistintamente en AppToMe u Odoo |
| Datos de un vehículo | indistintamente en AppToMe u Odoo |
| Un turno, el horario, las personas asignadas | AppToMe |
| Las horas de un voluntario | AppToMe, volviendo a certificar el turno |
| Una checklist o una actividad rellenada | AppToMe |
| Licencias, cursos, capacidades | AppToMe |
| Facturas, donaciones, nóminas, contabilidad | Odoo |
Las entradas marcadas AppToMe en Odoo no se pueden modificar: los botones de edición no están. No es un problema de permisos, es la decisión descrita en Qué se sincroniza.
Acceder a Odoo con la cuenta AppToMe¶
En la página de acceso de Odoo aparece el botón Acceder con Apptome: quien ya tiene una cuenta AppToMe habilitada entra sin una segunda contraseña. Por el camino aparece un instante una pantalla de AppToMe — Iniciando sesión en Odoo… — y después se llega al sistema de gestión; si algo va mal, la misma pantalla dice Error al iniciar sesión en Odoo y ofrece volver atrás.
Info
La habilitación no es automática. El partner Odoo vincula una a una las cuentas que deben poder entrar en el sistema de gestión — por norma solo personal y administración, no todos los voluntarios. Si pulsas el botón y recibes un error sobre la invitación, quiere decir que tu cuenta aún no se ha vinculado: pídeselo a quien administra Odoo.
Antes de rendir cuentas¶
Una lista de control breve, para hacer antes de cerrar un período:
- todos los turnos del período se han certificado;
- las personas que han hecho esos turnos figuran vinculadas en Odoo (no aparecen dobles ni faltan en la lista Voluntarios Apptome);
- el total de las horas en Odoo es coherente con lo que ves en las Estadísticas de AppToMe.
Si el tercer punto no cuadra, casi siempre la causa está en los dos primeros. Si no basta, ver Si algo no cuadra.