Cosa si sincronizza¶
Questa pagina dice, dato per dato, che cosa passa fra AppToMe e Odoo, in quale direzione, e dove ritrovarlo in Odoo.
La regola di fondo¶
AppToMe è la fonte della verità sull'operativo. Turni, ore, attività e checklist nascono nell'app, dove li fanno i volontari e i responsabili: in Odoo arrivano come copia in sola lettura, da consultare e da usare nei report.
Fanno eccezione persone e mezzi, che si possono modificare da entrambe le parti: sono anagrafiche, ed è normale che l'amministrazione le tenga aggiornate dal gestionale.
Perché la sola lettura non è un limite
Se si potesse correggere un turno da Odoo, i volontari vedrebbero nell'app un orario diverso da quello registrato in amministrazione, e nessuno saprebbe quale dei due vale. Le correzioni si fanno dove il dato nasce: nell'app.
L'elenco¶
| Dato | Direzione | Dove lo trovi in Odoo |
|---|---|---|
| Persone / volontari | AppToMe ⇄ Odoo | Contatti → Volontari Apptome |
| Mezzi | AppToMe ⇄ Odoo | Flotta, e Apptome → Operazioni → Veicoli |
| Competenze / mansioni | AppToMe → Odoo | Apptome → Competenze (catalogo), e sulla scheda della persona |
| Calendari | AppToMe → Odoo | Apptome → Operazioni → Calendari |
| Turni | AppToMe → Odoo | Apptome → Operazioni → Turni |
| Ore certificate | AppToMe → Odoo | Apptome → Operazioni → Ore volontari, e come presenze |
| Timbrature | AppToMe → Odoo | Apptome → Operazioni → Turni, sulla riga del turno |
| Attività sul campo | AppToMe → Odoo | Apptome → Operazioni → Attività |
| Checklist compilate | AppToMe → Odoo | Apptome → Operazioni → Checklist |
| Campi personalizzati | AppToMe → Odoo | sulla scheda della persona |
| Brevetti e patenti | AppToMe → Odoo | Apptome → Formazione → Brevetti (catalogo) |
| Brevetti acquisiti | AppToMe → Odoo | Apptome → Formazione → Brevetti acquisiti |
| Corsi | AppToMe → Odoo | Apptome → Formazione → Corsi |
Le voci che arrivano da moduli opzionali (checklist, timbrature, attività, corsi) compaiono solo se quei moduli sono attivi per l'organizzazione: vedi Moduli attivi.
Le persone¶
È il collegamento più importante, perché tutto il resto ci si appoggia: un turno senza la persona giusta collegata non produce ore utilizzabili.
Ogni volontario di AppToMe diventa un contatto in Odoo, riconoscibile dall'elenco Volontari Apptome. Dalla scheda vedi anche le competenze, i brevetti e i campi personalizzati che l'organizzazione usa nell'app.
Le modifiche viaggiano nei due sensi: se l'amministrazione aggiorna in Odoo un indirizzo o un recapito, la modifica torna su AppToMe entro un'ora.
Tip
Le persone che in AppToMe sono segnate come dipendenti restano marcate come tali anche in Odoo: è quello che permette di distinguere le ore di volontariato da quelle di lavoro quando si rendiconta.
Le ore¶
Sono il motivo per cui la maggior parte delle organizzazioni attiva il connettore.
Il percorso è questo:
- il volontario copre un turno e, se il modulo è attivo, timbra;
- un responsabile certifica le ore del turno in AppToMe (vedi Disponibilità e presenze);
- entro pochi minuti in Odoo compare la presenza corrispondente, con persona, data, ora di inizio e fine.
Da lì le ore si aggregano, si filtrano per periodo e si usano nei report che servono per la rendicontazione.
Warning
In Odoo arrivano solo le ore certificate. Una disponibilità accettata ma mai certificata non produce nulla nel gestionale: è voluto, perché il rendiconto deve poggiare su un dato validato da una persona.
I mezzi¶
I mezzi esistono in entrambi i sistemi e si allineano nei due sensi: in AppToMe servono ai volontari per prenotare e usare il mezzo, in Odoo servono all'amministrazione per costi, manutenzioni, assicurazioni e scadenze.
Quando arrivano i dati¶
- Subito, appena succede qualcosa — è la modalità normale: certifichi le ore e la presenza compare in Odoo nel giro di qualche minuto.
- In blocco, su richiesta — serve al primo avvio, o per recuperare dopo un periodo in cui Odoo è stato spento o irraggiungibile. La avvia il partner Odoo, vedi Attivazione e configurazione.
- Ogni ora, per le persone modificate in Odoo — le modifiche all'anagrafica fatte nel gestionale tornano su AppToMe a intervalli regolari, non istantaneamente.