Was synchronisiert wird¶
Diese Seite sagt Angabe für Angabe, was zwischen AppToMe und Odoo übergeht, in welche Richtung und wo man es in Odoo wiederfindet.
Die Grundregel¶
AppToMe ist die Quelle der Wahrheit über den Betrieb. Schichten, Stunden, Aufgaben und Checklisten entstehen in der App, wo Freiwillige und Verantwortliche sie erzeugen: In Odoo kommen sie als nur lesbare Kopie an, zum Nachschlagen und zur Verwendung in Berichten.
Die Ausnahme sind Personen und Fahrzeuge, die sich von beiden Seiten bearbeiten lassen: Sie sind Stammdaten, und es ist normal, dass die Verwaltung sie aus der Verwaltungssoftware heraus pflegt.
Warum Nur-Lesen keine Einschränkung ist
Ließe sich eine Schicht aus Odoo korrigieren, sähen die Freiwilligen in der App eine andere Uhrzeit als die in der Verwaltung erfasste, und niemand wüsste, welche der beiden gilt. Korrekturen erfolgen dort, wo die Angabe entsteht: in der App.
Die Liste¶
| Angabe | Richtung | Wo du sie in Odoo findest |
|---|---|---|
| Personen / Freiwillige | AppToMe ⇄ Odoo | Kontakte → Apptome-Freiwillige |
| Fahrzeuge | AppToMe ⇄ Odoo | Fuhrpark und Apptome → Betrieb → Fahrzeuge |
| Fähigkeiten / Funktionen | AppToMe → Odoo | Apptome → Fähigkeiten (Katalog) und auf dem Datensatz der Person |
| Kalender | AppToMe → Odoo | Apptome → Betrieb → Kalender |
| Schichten | AppToMe → Odoo | Apptome → Betrieb → Schichten |
| Bestätigte Stunden | AppToMe → Odoo | Apptome → Betrieb → Stunden der Freiwilligen und als Anwesenheiten |
| Stempelungen | AppToMe → Odoo | Apptome → Betrieb → Schichten, in der Zeile der Schicht |
| Aufgaben im Feld | AppToMe → Odoo | Apptome → Betrieb → Aufgaben |
| Ausgefüllte Checklisten | AppToMe → Odoo | Apptome → Betrieb → Checklisten |
| Benutzerdefinierte Felder | AppToMe → Odoo | auf dem Datensatz der Person |
| Befähigungsnachweise und Führerscheine | AppToMe → Odoo | Apptome → Ausbildung → Befähigungsnachweise (Katalog) |
| Erworbene Nachweise | AppToMe → Odoo | Apptome → Ausbildung → Erworbene Nachweise |
| Kurse | AppToMe → Odoo | Apptome → Ausbildung → Kurse |
Die Einträge aus optionalen Modulen (Checklisten, Stempelungen, Aufgaben, Kurse) erscheinen nur, wenn diese Module für die Organisation aktiv sind: siehe Aktive Module.
Die Personen¶
Das ist die wichtigste Verknüpfung, denn alles Übrige stützt sich darauf: Eine Schicht ohne die richtige verknüpfte Person erzeugt keine verwertbaren Stunden.
Jede freiwillige Person aus AppToMe wird in Odoo zu einem Kontakt, erkennbar in der Liste Apptome-Freiwillige. Auf dem Datensatz siehst du auch die Fähigkeiten, die Nachweise und die benutzerdefinierten Felder, die die Organisation in der App verwendet.
Änderungen wandern in beide Richtungen: Aktualisiert die Verwaltung in Odoo eine Adresse oder eine Kontaktangabe, kommt die Änderung binnen einer Stunde nach AppToMe zurück.
Tip
Personen, die in AppToMe als Angestellte gekennzeichnet sind, bleiben es auch in Odoo: Das erlaubt es, bei der Abrechnung ehrenamtliche Stunden von Arbeitsstunden zu unterscheiden.
Die Stunden¶
Sie sind der Grund, aus dem die meisten Organisationen den Connector aktivieren.
Der Weg ist dieser:
- die freiwillige Person übernimmt eine Schicht und stempelt, wenn das Modul aktiv ist;
- eine verantwortliche Person bestätigt die Stunden der Schicht in AppToMe (siehe Verfügbarkeit und Anwesenheit);
- binnen weniger Minuten erscheint in Odoo die entsprechende Anwesenheit, mit Person, Datum, Beginn und Ende.
Von dort werden die Stunden aggregiert, nach Zeitraum gefiltert und in den Berichten verwendet, die für die Abrechnung gebraucht werden.
Warning
In Odoo kommen nur bestätigte Stunden an. Eine angenommene, aber nie bestätigte Verfügbarkeit erzeugt in der Verwaltungssoftware nichts: Das ist gewollt, denn die Abrechnung muss auf einer von einem Menschen bestätigten Angabe beruhen.
Die Fahrzeuge¶
Fahrzeuge existieren in beiden Systemen und werden in beide Richtungen abgeglichen: In AppToMe dienen sie den Freiwilligen zum Buchen und Nutzen, in Odoo der Verwaltung für Kosten, Wartungen, Versicherungen und Fristen.
Wann die Daten ankommen¶
- Sofort, sobald etwas passiert — das ist der Normalfall: Ihr bestätigt die Stunden, und die Anwesenheit erscheint innerhalb weniger Minuten in Odoo.
- In einem Rutsch, auf Anfrage — nötig beim ersten Start oder um nach einer Zeit aufzuholen, in der Odoo abgeschaltet oder nicht erreichbar war. Der Odoo-Partner stößt es an, siehe Aktivierung und Konfiguration.
- Stündlich für die in Odoo geänderten Personen — Stammdatenänderungen aus der Verwaltungssoftware kommen in regelmäßigen Abständen nach AppToMe zurück, nicht sofort.