Leitfaden für Mitarbeiter¶
Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die in einer Organisation organisieren, statt nur teilzunehmen: die Schichten anlegen, die Stammdaten pflegen, Fahrzeuge, Kurse und Mitteilungen verwalten.
Für wen er gedacht ist¶
Für zwei Rollen, die AppToMe unterscheidet:
- Mitarbeiter — wer operative Berechtigungen für einen oder mehrere Bereiche erhalten hat
- Administrator (Superuser) — wer vollen Zugriff auf die Organisation hat, Einstellungen inklusive
Wenn du keine der beiden Rollen hast, betrifft dich dieser Leitfaden nicht: Nutze den Leitfaden für Freiwillige.
Was sich gegenüber Freiwilligen ändert¶
Wer Berechtigungen hat, sieht mehr Einträge im Menü und in denselben Bildschirmen mehr Schaltflächen. Die Schicht, die Freiwillige öffnen, um sich verfügbar zu melden, öffnen Mitarbeiter, um sie zu organisieren: gleicher Bildschirm, anderer Inhalt.
Außerdem gilt überall eine Regel, die man sich gleich merken sollte: Die Konfiguration eines Bereichs öffnet sich über das Zahnrad oben rechts, im Bereich selbst. Das gilt für Kalender, Checklisten, Stempelungen, Aufgaben, Kurse und Personen; die Reiter oben auf der Seite ändern sich entsprechend, und der Zurück-Pfeil – an derselben Stelle wie das Zahnrad – führt zur täglichen Arbeit zurück. Im Menü gibt es an Konfiguration nur Organisationseinstellungen, ganz unten und nur für Administratoren.
Das Menü ist nicht für alle gleich: Es wird aus den aktiven Modulen der Organisation und deinen Berechtigungen aufgebaut. Fehlt ein hier beschriebener Eintrag, ist das kein Fehler – siehe Rollen und Berechtigungen.
Wie dieser Leitfaden aufgebaut ist¶
- Rollen und Berechtigungen — wer was darf und wie Berechtigungen vergeben werden
- Organisation — Daten der Organisation, Module, Monitormodus
- Stammdaten — Personen, Funktionen, Gruppen, Befähigungsnachweise, Zugriffsanfragen
- Kalender und Schichttypen und Schichten verwalten — das Gerüst und die tägliche Arbeit mit Schichten
- Verfügbarkeit und Anwesenheit — wer da ist, wer fehlt, wen man bestätigt
- Benachrichtigungen und Automatismen — was von allein passiert, wann, und warum eine Benachrichtigung nicht angekommen ist
- die Kapitel zu den einzelnen Modulen: Stempelungen, Aufgaben, Checklisten, Kurse, Fahrzeuge, Schwarzes Brett, Anfragen, Statistiken
Wo man anfängt¶
Wenn ihr die Organisation von Null aufbaut, ist die Reihenfolge nicht egal: Jedes Teil baut auf dem vorigen auf.
- Funktionen — sie sind das Vokabular für alles andere: Schichten verlangen Funktionen, Kurse verleihen Funktionen, Schichttausche vergleichen sie.
- Personen, mit ihren Funktionen. Auch nur als Stammdatensätze: Die Konten kommen später.
- Schichttypen, also wie viele Personen mit welchen Funktionen für jede Art von Dienst gebraucht werden.
- Kalender, mit den Regeln, die ihr festlegen wollt: Bestätigung, Vorlaufzeiten, Sichtbarkeit, Schichttausch.
- Schichten, endlich – und von da an wird die Arbeit zur Routine.
Fahrzeuge, Checklisten, Kurse und Aufgaben kommen später dazu, wenn das Gerüst der Schichten trägt.
Was AppToMe von allein tut¶
Ein guter Teil der Arbeit läuft nicht über euch. Zu wissen, was automatisch passiert, verhindert sowohl, es von Hand zu wiederholen, als auch, Dinge zu erwarten, die nicht geschehen.
| Automatismus | Wann |
|---|---|
| Schichterinnerung an die Freiwilligen | am Vortag |
| Stempel-Erinnerungen (fehlender Eintritt, offener Austritt) | nach Schichtbeginn und kurz nach dem Ende |
| Anlegen der Checklisten der Schicht | kurz vor der Schicht, aus dem Schichttyp oder dem Fahrzeug |
| Ablauf nicht ausgefüllter Checklisten | wenn die Schicht länger als die Toleranz vorbei ist |
| Erinnerungen an offen gebliebene Aufgaben | am Schichtende und zu Beginn der nächsten |
| Ablauf von Verfügbarkeitsanfragen, Schichttauschen und Fahrzeugbuchungen | bei Fristende oder wenn die Schicht beginnt |
| Warnungen zum Ablauf von Befähigungsnachweisen und Verlust der verknüpften Funktionen | mit der vorgesehenen Vorlaufzeit; die Funktion erlischt am Tag nach dem Ablauf |
| Neuberechnung der Schichtabdeckung | bei jeder Verfügbarkeitsänderung |
Zwei Regeln gelten für alle: Die Hinweise stammen aus periodischen Prüfungen und sind daher nicht sofortig, und jeder wird nur einmal gesendet. Eine zweite Erinnerung gibt es nicht: Das zweite Netz seid ihr.
Jeder Automatismus mit seinem Rhythmus und seinen Empfängern steht in Benachrichtigungen und Automatismen.
Ein Hinweis¶
Handlungen der Mitarbeiter wirken auf Menschen: eine Schicht absagen, Freiwillige trennen, eine Anfrage ablehnen – das sind Gesten, die jemand empfängt. AppToMe fragt bei unwiderruflichen Aktionen nach Bestätigung, aber die Bestätigung ist technisch: Die Einschätzung liegt bei dir.