Benachrichtigungen und Automatismen¶
Die Hälfte der Arbeit von AppToMe passiert, ohne dass jemand eine Schaltfläche drückt: Erinnerungen gehen raus, Checklisten entstehen, Anfragen laufen ab, Funktionen erlöschen. Dieses Kapitel sagt, was von allein passiert, wann und an wen — es ist die Seite, die man öffnet, wenn jemand sagt „die Benachrichtigung ist nicht angekommen“.
Das Benachrichtigungscenter der Freiwilligen erzählt dasselbe aus Sicht der Empfangenden.
Was AppToMe von allein tut, und wie oft¶
Die Automatismen laufen auf zwei Uhren, nicht im exakten Moment des Ereignisses.
Alle paar Minuten¶
Eine häufige Prüfung — im Bereich von Minuten, nicht Stunden — kümmert sich um alles, was mit der laufenden Schicht zusammenhängt:
| Automatismus | Was er tut |
|---|---|
| Anlegen der Checklisten | legt die vom Schichttyp und von den zugewiesenen Fahrzeugen vorgesehenen Checklisten an und informiert die mit einer Funktion Diensthabenden |
| Ablauf der Checklisten | markiert jede nicht zertifizierte Checkliste jenseits der Nachlauftoleranz ihres Typs als abgelaufen |
| Eintritts-Erinnerung | erinnert alle im Dienst, die den Eintritt noch nicht gestempelt haben |
| Austritts-Erinnerung | erinnert alle mit offenem Eintritt, ab 5 Minuten nach Ende der Schicht oder Stunde |
| Offen gebliebene Aufgaben | erinnert alle, die ihre Schicht vor weniger als 24 Stunden beendet und eine Aufgabe ohne Ende oder ohne Endkilometer gelassen haben, sowie alle, die gerade jetzt in einer Schicht mit offenen Aufgaben Dienst tun |
| Ablauf der Schichttausche | setzt jede über ihre Frist hinaus hängende Anfrage auf abgelaufen, oder sobald die betroffene Schicht begonnen hat, und informiert beide Personen |
| Ablauf der Fahrzeugbuchungen | schließt die Anfragen, deren Zeitraum vorbei ist, und informiert die Anfragenden |
Fristabläufe sind kein bürokratisches Detail: Ohne diese Runde bliebe eine Schichttauschanfrage für immer ausstehend, und niemand wüsste, dass daraus nichts geworden ist.
Einmal täglich, am Morgen¶
Die tägliche Runde startet früh am Morgen und blickt auf den Folgetag:
| Automatismus | Was er tut |
|---|---|
| Schichterinnerungen | erinnert alle mit bestätigter Verfügbarkeit an einer Schicht morgen |
| Erinnerungen an Unterrichtsstunden | erinnert die bestätigten Angemeldeten eines Kurses mit einer Stunde morgen; diese kommt auch per E-Mail |
| Vorwarnung zum Ablauf der Befähigungsnachweise | informiert die Person und, falls vorgesehen, die Verantwortlichen des Nachweises, mit der am Nachweis eingestellten Vorlaufzeit in Tagen; auch das per E-Mail |
| Erlöschen der Funktionen | berechnet die Funktionen derer neu, deren Nachweis gerade abgelaufen ist, mit drei Tagen Toleranz rückwärts |
| Bereinigung der Protokolle | löscht die Prüfspuren, die älter sind als die Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 90 Tage), einschließlich der Zugriffe auf sensible Daten |
Die Auszeichnungen haben eine eigene Runde, mehrmals täglich: Die Sammlung der Freiwilligen aktualisiert sich im Lauf des Tages, nicht sofort.
Was nicht automatisch ist¶
Es lohnt sich, das zu sagen, denn daher rührt die Hälfte der falschen Erwartungen:
- Verfügbarkeiten bestätigen sich nicht von allein, wenn der Kalender eine Bestätigung verlangt: Sie bleiben liegen, bis jemand entscheidet;
- die Zugriffsanfragen zur Organisation warten auf euch;
- nicht konforme Checklisten eröffnen kein Verfahren: Sie erzeugen einen Hinweis, die Bewertung liegt bei euch;
- eine unbesetzte Schicht schickt keine Erinnerungen in Serie: Die einzige Einladung geht raus, wenn ihr sie im Schichtorganisator versendet.
Die drei Regeln der Benachrichtigungen¶
Fast jede Frage nach dem „warum ist sie nicht angekommen“ erklärt sich damit.
Jeder Hinweis geht nur einmal raus. Jede Erinnerung wird an der Zeile, auf die sie sich bezieht, als gesendet markiert — der Verfügbarkeit, der Stunde, der Stempelung, dem Nachweis. Zweite Erinnerungen gibt es nicht, auch wenn die erste ungelesen blieb. Das zweite Netz seid ihr.
Es braucht ein Konto. Ein Stammdatensatz ohne verknüpften Benutzer erhält nichts: keine Benachrichtigungen, kein Schwarzes Brett, keine Erinnerungen. Das ist die häufigste Ursache dafür, dass jemand „nie etwas bekommt“. Wer eine E-Mail-Adresse, aber noch kein Konto in der App hat, erhält nur die E-Mail.
Benachrichtigungen gelten pro Organisation. Zähler, Liste und Lesestatus sind für jede Organisation, der die Person angehört, getrennt.
Über welche Kanäle sie ankommt¶
Jede Benachrichtigung kann über drei Kanäle laufen — Push, E-Mail, SMS — und wer sie erhält, hat das letzte Wort: In den Einstellungen des eigenen Profils kann er jeden der drei abschalten, und ein abgeschalteter Kanal wird auch für die Hinweise nicht genutzt, die ihn vorsehen. Im Benachrichtigungscenter der App bleiben sie trotzdem alle.
Titel und Text erscheinen in der Sprache der empfangenden Person, nicht in der dessen, der den Hinweis ausgelöst hat: In einer gemischten Organisation liest jeder in seiner eigenen.
Kann eine Push oder eine E-Mail nicht raus, versucht AppToMe es innerhalb der Stunde erneut; nach diesem Fenster wird der Versuch nicht wiederholt, aber die Benachrichtigung bleibt in der App lesbar. Benachrichtigungen werden lange aufbewahrt — etwas mehr als drei Monate — und dann gelöscht: Das Benachrichtigungscenter ist kein Archiv.
Wer was erhält¶
Nützlich, wenn ihr entscheiden müsst, ob eine Handlung „sichtbar“ ist oder still bleibt.
| Ereignis | Wer informiert wird |
|---|---|
| Schicht angelegt | die Freiwilligen mit einer der verlangten Funktionen, wenn die Verfügbarkeiten offen sind |
| Schicht geändert oder abgesagt | wer eine Verfügbarkeit auf dieser Schicht hat |
| Neue Verfügbarkeit oder zurückgezogene Verfügbarkeit | die Verantwortlichen des Kalenders |
| Verfügbarkeit bestätigt, abgelehnt oder geändert | die betroffene freiwillige Person |
| Erstes Mal in einer Funktion | die Verantwortlichen, als Hinweis zur Aufmerksamkeit |
| Verfügbarkeitsanfrage (Einladung) | die eingeladene Person |
| Schichttausch | die beiden beteiligten Personen bei jedem Schritt; die Verantwortlichen, wenn eine Genehmigung nötig ist |
| Buchung eines Fahrzeugs | die Fahrzeugverantwortlichen bei der Anfrage, die buchende Person bei der Entscheidung |
| Beitrag am Schwarzen Brett | die für den Beitrag berechneten Empfänger |
| Kommentar oder Reaktion | die Verfasserin oder der Verfasser des Beitrags oder Kommentars |
| Checkliste nicht konform, abgelaufen oder mit einer Notiz | die Verantwortlichen für die Checklisten |
| Mitgliedschaft angenommen oder abgelehnt | die Person, die darum gebeten hatte |
Die Neuigkeiten stehen nicht in dieser Tabelle: Sie gehen aus dem Verwaltungsbereich raus und erreichen alle über drei Kanäle zugleich. Siehe Schwarzes Brett.
Wenn eine Benachrichtigung nicht ankommt¶
Nach tatsächlicher Häufigkeit:
- die Person hat keinen verknüpften Benutzer in den Stammdaten;
- der Hinweis war für diese Zeile schon einmal rausgegangen;
- der Kanal ist aus in den Einstellungen der Person, oder die Push-Erlaubnis wurde am Telefon verweigert;
- der Filter des Beitrags schloss sie nicht ein, oder sie kam nach der Veröffentlichung in die Gruppe;
- die Bedingung traf nicht zu: Die Schichterinnerung etwa geht für nicht bestätigte Verfügbarkeiten nicht raus;
- es ist wenig Zeit vergangen: Die periodische Prüfung ist noch nicht gelaufen.
Bevor ihr eine Benachrichtigung verloren gebt, lasst das Benachrichtigungscenter der richtigen Organisation öffnen: Sehr oft ist sie dort, und nur die Push wurde nicht gesehen.