Gestione dei turni¶

Info

Serve il permesso di creare turni; per intervenire su quelli creati da altri serve modificare i turni di altri.

Il lavoro quotidiano: pubblicare i turni, correggerli, ripeterli.

La barra del calendario¶

Aprendo un calendario da responsabile, in alto a destra compaiono tre pulsanti che i volontari non hanno:

Pulsante	Cosa fa
Espandi / comprimi	allarga le schede dei turni per vedere tutti i nomi senza aprirle, o le ricompatta
Stampa	prepara il calendario per la stampa. Funziona solo in vista Settimana: nelle altre viste il pulsante resta spento
Esporta	scarica il periodo visualizzato in formato Excel

Stampa ed esportazione non sono disponibili sulla scheda cumulativa, quella che unisce tutti i calendari: vanno usate dalla scheda del singolo calendario.

Il foglio stampato è quello che si appende in sede: prima di stamparlo conviene espandere le schede, così i nomi ci sono tutti.

Inserire un turno¶

Apri Calendario e scegli la scheda del calendario giusto — non quella cumulativa, che è di sola lettura.
Vai sul giorno e usa il pulsante di aggiunta.
Scegli il tipo di turno: da lì arrivano i requisiti, cioè le mansioni richieste con i loro minimi e massimi.
Indica inizio e fine. Un turno può finire il giorno dopo: sulla scheda comparirà l'asterisco accanto all'ora di fine.
Se servono, compila i campi personalizzati e le destinazioni.
Salva.

Da quel momento il turno è visibile ai volontari e le disponibilità sono aperte, nei limiti temporali del calendario.

Nella vista settimanale si legge a colpo d'occhio come sta andando la copertura: i turni completi hanno un aspetto diverso da quelli ancora scoperti, e in ogni scheda i posti vuoti restano visibili accanto a chi si è già segnato.

Campi del turno¶

Campo	Tipo	Cosa fa
Nome	testo	l'identificativo del turno, quello che i volontari leggono sulla scheda. Se lo lasci vuoto compare il nome del tipo di turno
Calendari	scelta, obbligatorio	il calendario che contiene il turno
Tipo	scelta, obbligatorio	da qui arrivano requisiti e checklist
Data turno	data, obbligatorio	il giorno in cui il turno comincia
Data fine turno	data, obbligatorio	il giorno in cui finisce: cambialo se il turno scavalca la mezzanotte
Ora inizio turno	ora, obbligatorio
Ora fine turno	ora, obbligatorio
Note	testo lungo	indicazioni operative visibili a chi apre il turno
Mezzi	scelta multipla	i mezzi assegnati al turno

Alla creazione compaiono anche i campi della ripetizione:

Campo	Tipo	Cosa fa
Notifica i possibili candidati	sì/no	manda subito una notifica a chi potrebbe coprire il turno — vedi sotto
Ripeti il turno	sì/no	accende i campi seguenti
Ripeti ogni	numero	ogni quanti giorni si ripete
Ripeti fino al	data	ultima data della serie
Ripeti se	scelta multipla	Lunedì … Domenica, oppure feriale, pre-festivo, festivo, sempre
Non ripetere se	scelta multipla	le stesse voci, per saltare i giorni indicati

Feriale, pre-festivo, festivo

Sono categorie calcolate sul calendario civile, festività comprese: usarle è più solido che elencare i giorni della settimana a mano.

Chi riceve la notifica dei possibili candidati¶

Notifica i possibili candidati avvisa tutti quelli che hanno una delle mansioni richieste dal tipo di turno — i requisiti nascosti esclusi. Non guarda i gruppi, non guarda chi è già impegnato altrove: è un annuncio, non un invito mirato. Per chiedere a una persona precisa esiste la richiesta di disponibilità.

Due limiti da conoscere, altrimenti sembra che la casella non funzioni:

non parte quando le adesioni sono ancora chiuse per quel turno. Se il calendario impone un preavviso minimo o una finestra massima, un turno fuori da quella finestra non fa partire l'avviso: sarebbe un invito a fare una cosa che l'app poi impedisce;
non parte sui turni ricorrenti. Creando una serie con Ripeti il turno, la notifica viene saltata: sarebbe un avviso per ogni occorrenza. Se volete segnalare la serie, usate la bacheca.

Requisiti del turno¶

I requisiti arrivano dal tipo di turno, ma sul singolo turno puoi aggiungerne (Aggiungi requisito): sono i requisiti manuali, quelli che valgono solo per quel turno. Servono per l'eccezione — un secondo autista per un servizio particolare — non per aggirare un tipo di turno mal configurato.

I campi di un requisito manuale sono gli stessi dei requisiti del tipo di turno — Mansione, Minimo, Massimo, Nascosto, Extra, Utilizza gerarchie — e sono descritti in Calendari e tipi di turno.

Chi è assente non si segna¶

Nell'elenco dei candidati di un requisito, chi ha un'assenza registrata che copre il turno compare in fondo alla lista, con la riga in arancione e l'etichetta Assente al posto del numero di telefono. Su quella riga non ci sono lo switch né la combo di stato, e la persona non è invitabile — né singolarmente né con la selezione in blocco.

Non è un divieto travestito: è lì apposta per farvela vedere. Chi non c'è resta nella lista dei candidabili di quella mansione, ma non lo chiamate per sbaglio.

Se la persona era già segnata

Registrare un'assenza cancella le disponibilità future che cadono nel periodo, quindi di norma quella persona torna fra i candidati come assente. Se invece una disponibilità c'è ancora — l'avete segnata voi dopo, o l'assenza è stata aperta solo in seguito — vince la disponibilità: la riga mostra lo stato normale e resta modificabile. L'assenza non la sovrascrive.

Modificare un turno pubblicato¶

Apri il turno e usa Modifica. Se il turno fa parte di una ricorrenza, l'app chiede a cosa applicare la modifica:

Solo questo — cambia il singolo turno
Questa e le occorrenze future — da qui in avanti
Tutte le occorrenze — l'intera serie, passato compreso

Nel modulo dell'occorrenza compare in più il campo Solo future: se è attivo, ogni modifica riguarda soltanto le occorrenze successive a quella che stai aprendo.

Scegli con attenzione: Tutte le occorrenze tocca anche turni già svolti, e le persone già segnate se ne accorgono.

Warning

Se sposti l'orario di un turno a cui qualcuno è già segnato, quelle persone si ritrovano impegnate in una fascia che non avevano scelto. A seconda della configurazione del calendario, chi c'era viene avvisato del cambio oppure rimesso in discussione con una nuova richiesta di disponibilità: le due modalità, e le loro conseguenze, sono spiegate in Calendari. In entrambi i casi una telefonata a chi è coinvolto vale più della notifica.

Ricontrolla anche i mezzi: se il nuovo orario li mette in conflitto con un altro turno, vengono tolti da questo.

Assegnare un mezzo, e cosa lo blocca¶

Il campo Mezzi non è un'etichetta: assegnare un mezzo lo impegna davvero, e AppToMe difende quell'impegno prima di salvare.

Un mezzo non può stare su due turni insieme. Se ci provate, il salvataggio si ferma e vi dice quale turno lo tiene già occupato, di quale calendario e in che orario: Il veicolo … è impegnato sul turno … dalle … alle ….
Una prenotazione già approvata blocca l'assegnazione. Il messaggio dice chi ha prenotato e per quando: Il mezzo … è prenotato da … dalle … alle …. È una promessa fatta a un volontario, e l'app non ve la fa rompere per sbaglio: se il turno ha davvero la precedenza, annullate prima quella prenotazione — e ditelo alla persona.
Una richiesta ancora in attesa cede il passo, ma non in silenzio. Il primo salvataggio viene rifiutato con … ha una richiesta in attesa di approvazione di … Salva di nuovo per confermare: la richiesta verrà annullata. Salvando una seconda volta l'assegnazione passa e la richiesta viene annullata, con notifica a chi l'aveva fatta. Serve a non far sparire il lavoro di qualcun altro senza che ve ne accorgiate.

Sulle strade che copiano un'assegnazione — la duplicazione e la ripetizione — non c'è nessun modulo su cui mostrarvi l'errore: un mezzo non libero viene semplicemente lasciato fuori dalla copia. Dopo aver creato una serie ricorrente, quindi, controllate i mezzi sui turni della serie: qualcuno potrebbe esserne rimasto senza.

Duplicare un turno¶

Con Duplica turno crei una copia del turno, requisiti compresi, senza rifare la configurazione. È il modo rapido per replicare un servizio identico in un altro giorno.

Se hai il permesso duplicare le disponibilità, puoi copiare anche le persone già segnate: comodo per i turni fissi con la stessa squadra, ma controlla che quelle persone possano davvero esserci nella nuova data.

Il modulo Duplica turno chiede solo la Nuova data.

Quello per copiare le disponibilità chiede invece:

Campo	Tipo	Cosa fa
Persone	scelta multipla, obbligatorio	chi ricopiare sui turni successivi
Ripeti ogni	numero, obbligatorio	ogni quanti giorni ripetere la copia
Ripeti se	scelta multipla	i giorni su cui copiare (Lunedì … Domenica, feriale, pre-festivo, festivo, sempre)
Non ripetere se	scelta multipla	i giorni da saltare
Fino al	data, obbligatorio	ultima data su cui copiare
Sovrascrivi disponibilità esistenti	sì/no	se sul turno di destinazione c'è già qualcuno, lo rimpiazza invece di aggiungersi

Warning

Sovrascrivi disponibilità esistenti cancella le adesioni già raccolte sui turni di destinazione. Usalo solo quando vuoi davvero rifare la squadra da zero.

Ricorrenze¶

Un turno può ripetersi secondo una regola: giorni della settimana, ogni N giorni, con eventuali giorni da escludere.

Su una serie esistente puoi:

Modifica occorrenza — cambiare la regola
Estendi occorrenza — allungare la serie più avanti nel tempo

Estendere è l'operazione da fare a fine periodo: crea i turni successivi senza ricostruire tutto.

Campi di «Estendi occorrenza»¶

Campo	Tipo	Cosa fa
Ultima ricorrenza	data, obbligatorio	l'ultima data attualmente coperta dalla serie: è il punto da cui si riparte
Ripeti fino al	data, obbligatorio	la nuova data finale
Ripeti ogni	numero	ogni quanti giorni, se vuoi cambiare il passo
Ripeti se / Non ripetere se	scelta multipla	giorni su cui ripetere e giorni da saltare
Crea nuova ricorrenza	sì/no	invece di allungare la serie esistente, ne crea una nuova a partire dalle date indicate

Campi di una destinazione¶

Le destinazioni sono le tappe del turno.

Campo	Tipo	Cosa fa
Ora	ora	l'orario previsto per la tappa
Luogo	scelta	il luogo, scelto fra quelli registrati dall'organizzazione

Le destinazioni non sono solo un'informazione per chi legge il turno: quando un turno ne ha, è la destinazione — non il luogo del calendario — a essere confrontata con la posizione di chi timbra. Un turno che parte dalla sede ma si svolge altrove va quindi descritto con le destinazioni, o le timbrature sul posto non verranno associate al turno.

Eliminare un turno¶

Apri il turno e usa Elimina, poi conferma. Su una serie ricorrente l'app chiede di nuovo a cosa applicare l'eliminazione (Scegli opzione eliminazione occorrenza): solo questo, questa e le future, tutte.

Warning

Eliminare un turno cancella anche le disponibilità raccolte, e chi si era segnato riceve la notifica. Se il turno esiste ma cambia, modificalo: eliminare e ricreare fa perdere le adesioni.

Turni passati¶

Modificare un turno già svolto richiede il permesso modificare i turni passati. È una cosa da sistemazioni a posteriori — una presenza da correggere — non da uso quotidiano: le ore già certificate finiscono nelle statistiche e nei conteggi delle persone.